CHAPITRE 3

Utiliser correctement les ressources et les idées

« Quelqu’un m’a demandé un jour combien je percevais en droits d’auteur pour mon ouvrage ''The Science of Success''. J’ai expliqué qu’étant donné que j’avais écrit l’ouvrage pendant mes heures de travail avec les biens et ressources de l’entreprise, tous les droits d’auteur revenaient non pas à moi, mais à l’entreprise. Personne ne saurait déroger à nos règles à cet égard ».

— Charles Koch

Communication attentive

Toutes les communications doivent être préparées de façon responsable et dans le respect de la finalité prévue pour l’entreprise. Les communications doivent par ailleurs être en accord complet avec nos Valeurs et le présent Code.

Dans toute communication, il est important de dire la vérité et d’éviter les exagérations, les conjectures, les propos inappropriés et les remarques désobligeantes ou les généralisations. Ceci s’applique à toutes les formes de communication, qu’elles soient écrites ou orales, et inclut les conversations téléphoniques, la messagerie électronique, la messagerie instantanée, les répondeurs, les notes d’organisation quotidiennes et les autres notes informelles ou notes de service.

Prenez en compte les éléments suivants :

Déterminez la meilleure façon de communiquer. Un coup de téléphone ou une réunion en personne conviendrait-il mieux ?
Faites clairement apparaître l’objet de la communication. Tenez-vous-en à l’essentiel.
Le contenu est-il factuel ? N’utilisez pas une terminologie ou une présentation de l’information qui puisse être perçue comme étant choquante, provocante, relevant du harcèlement ou inappropriée de quelque autre manière.
Ne préjugez pas des résultats, des conclusions ou des scénarios, à moins que cela ne soit clairement nécessaire aux activités de l’entreprise.
À moins d’être qualifié pour le faire, ne tirez aucune conclusion légale. N’invoquez le secret professionnel de la relation avocat-client que sur instructions d’un avocat ou lorsque vous lui demandez un conseil juridique.

Ne parlez au nom de l’entreprise que si vous y êtes autorisé, et sans formuler votre opinion personnelle. Si vous soutenez ou approuvez en personne les produits, marques ou services de notre entreprise lors d’un forum public, vous devez révéler votre affiliation avec l’entreprise et afficher clairement que vous parlez en votre nom dans votre publication personnelle.
Prenez en compte la manière dont le message peut être interprété s’il est pris hors contexte. Ne fournissez que les informations nécessaires à ceux qui ont besoin d’en avoir connaissance. Précisez la confidentialité des communications s’il y a lieu.
Réfléchissez avant de les envoyer. Usez de votre bon sens pour évaluer ce que vous dites, et la manière dont vous le dites.

FAQ

Il existe un blog sur lequel d’autres personnes qui ont le même type de fonction que moi s’échangent des informations. J’ai remarqué que les réponses de certaines personnes comportaient leur signature automatique avec leur nom, leur fonction et le nom de leur entreprise. Puis-je utiliser des blogs ?

Vous devez vous en tenir aux faits lorsque vous cherchez ou donnez des informations, et garder à l’esprit les pratiques de communication prudente ainsi que votre obligation de discrétion. Les informations postées sur des blogs externes ou sur d’autres forums de discussion sont accessibles au public et peuvent être archivées pendant une longue durée. De plus, l’ajout de votre signature automatique pourrait laisser penser que vous représentez l’opinion de l’entreprise alors que ce n’est pas le cas. Vous ne devez rien faire qui puisse être interprété comme reflétant l’opinion de l’entreprise.

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Attentes en matière de protection de la vie privée

Les outils de communication électronique utilisés dans le cadre des activités professionnelles font l’objet d’une surveillance par l’entreprise dans la mesure autorisée par la loi. L’entreprise est en droit d’accéder à ces outils, et d’utiliser leur contenu à des fins légitimes.

Dans certains pays au sein desquels nous exerçons une activité, la législation locale exige des notifications et procédures plus précises en matière de protection de la vie privée lors de l’utilisation d’outils de communication électroniques à des fins professionnelles. Si ces notifications et procédures sont requises là où vous travaillez, elles vous seront fournies en plus du présent Code.

L’entreprise ne peut garantir la fiabilité des outils de communication électroniques qu’elle fournit quand ils sont utilisés à des fins personnelles. Si vous devez transmettre des renseignements personnels sensibles, vous devriez envisager d’utiliser des moyens de communication autres que les outils de communication électroniques fournis par l’entreprise.

Utilisation raisonnable des ressources électroniques

L’entreprise fournit un certain nombre d’outils de communication électronique que les employés utilisent quotidiennement. Ces outils permettent de renforcer nos avantages concurrentiels sur le marché. Les avancées technologiques constantes sont vouées à accroître le nombre et le type d’outils de communication approuvés par l’entreprise et mis à disposition des salariés

Quel que soit l’outil de communication approuvé par l’entreprise que vous utilisez, vous devez l’utiliser correctement et à bon escient. Cette politique s’applique à toutes les communications afférentes aux activités de l’entreprise ou impliquant des employés de l’entreprise.

Utilisations appropriées et acceptables

Les communications professionnelles internes (avec les autres employés de l’entreprise) et externes (avec les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux).
L’accès aux informations à des fins professionnelles, techniques et de recherche appropriées.
Une utilisation à des fins personnelles, modérée, qui ne vous distrait pas de vos tâches de travail normales et n’a pas pour résultat un coût inapproprié ou non autorisé. Les employés doivent discuter avec leurs supérieurs de ce qui constitue des coûts inacceptables et si l’employé doit procéder à un remboursement, en fonction de ses rôles, responsabilités, et de la situation.

Utilisations inappropriées et inacceptables

Divulguer au sein de l’entreprise ou en dehors, volontairement ou par inadvertance, des informations confidentielles ou appartenant à l’entreprise sans l’autorisation ou l’accord nécessaire.
Accéder, distribuer ou stocker des informations, qui pourraient être jugées contraires à l’éthique, incorrectes, choquantes, irrespectueuses, injurieuses ou constituant un harcèlement.
Une utilisation pour des affaires extra-professionnelles.
Transmettre des informations couvertes par une obligation légale de confidentialité sans l’autorisation du service juridique.
Se faire passer pour quelqu’un d’autre ou pour une autre entreprise.
Pratiquer des activités illégales.
Envoyer, recevoir, transmettre ou copier des informations en enfreignant les lois relatives au copyright.
Surcharger le réseau de l’entreprise, par exemple en s’engageant dans un streaming excessif de musique et de vidéos.

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FAQ

Je suis en train d’acheter une maison, et je dois absolument envoyer un document à mon agent immobilier. Puis-je utiliser le matériel de l’entreprise ou dois-je quitter le bureau pour le faire ?

Faites preuve de bon sens et utilisez le matériel de l’entreprise. En fonction des circonstances, une utilisation occasionnelle et sans conséquence des biens de l’entreprise à des fins personnelles peut être acceptable. Pour toute question à ce sujet, discutez-en avec votre supérieur.

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Je pars en vacances avec ma famille. Puis-je utiliser Internet pour faire les réservations ?

Oui. Une utilisation brève, occasionnelle et appropriée à des fins personnelles est acceptable.

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Puis-je utiliser mon téléphone portable d’entreprise pour passer des appels personnels ?

Une utilisation modérée des outils de communication par les employés, qui n’a pas pour effet de générer des coûts inappropriés ou non autorisés, tels que des appels longue distance ou autres frais d’utilisation, est acceptable.

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Communications au contenu choquant ou relevant du harcèlement

Il est inacceptable de visionner, d’accéder, de transmettre ou d’acheminer des contenus inappropriés, comme des plaisanteries de mauvais goût, des images ou d’autres documents montrant ou concernant la nudité, le sexe, la couleur, l’origine ethnique, la religion, le genre ou l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, l’ethnicité, l’âge, le handicap, la grossesse, le statut d’ancien combattant ou d’autres facteurs juridiquement protégés, qui sont susceptibles d’offenser.

Si vous recevez un message au contenu inapproprié, supprimez-le immédiatement. Ne transférez pas le contenu vers une adresse électronique interne ou externe. Par précaution, si vous connaissez l’expéditeur, vous devez lui conseiller de ne plus envoyer de tels courriels à votre adresse professionnelle. Si la source est inconnue, vous ne devez pas prendre contact avec l’expéditeur, mais vous adresser au service informatique ou à votre supérieur.

FAQ

J’utilise la messagerie électronique et la messagerie instantanée pour des motifs professionnels, et j’envoie parfois des blagues à mes amis ou à des collègues. Est-ce admis ?

L’humour est important dans notre travail et dans notre vie, mais n’oubliez pas que les systèmes de messagerie électronique et de messagerie instantanée sont des outils de communication professionnels. Les blagues ou commentaires inconvenants susceptibles de porter atteinte à autrui n’ont rien à faire sur le lieu de travail.

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Attentes en matière de sécurité des systèmes et des données électroniques

Les systèmes d’information et les données électroniques sont des biens fondamentaux qui étayent les opérations commerciales et la prise de décision au sein de l’entreprise.

Chaque employé joue un rôle important dans la sécurité globale de nos systèmes d’information et des données électroniques, notamment :

En respectant les politiques et les pratiques de votre entreprise Koch concernant la sécurité des systèmes d’information et des données.
En ne partageant pas les mots de passe avec d’autres employés, sauf dans certaines circonstances qui devront être justifiées et documentées.
En prenant les précautions nécessaires pour protéger les postes de travail et les appareils mobiles contre le vol ou la perte.
En veillant à ce que les contrôles d’accès aux informations soient adéquats, appliqués et revus à intervalles réguliers, en fonction du niveau de sensibilité et de confidentialité des informations.
En ne tentant pas de modifier, de contourner ou de violer les protections ou procédures de sécurité des informations de l’entreprise.
En vérifiant que l’utilisation de systèmes d’information tiers censés servir à l’échange, le stockage, le traitement ou la gestion des données de l’entreprise fait l’objet de l’évaluation des risques liés à la technologie de l’information applicable à votre entreprise Koch.
En adoptant des pratiques informatique sans risque. En faisant preuve d’une vigilance accrue concernant les tentatives frauduleuses pour obtenir ou accéder aux données électroniques de l’entreprise.
En signalant tous les incidents présumés ou connus concernant la sécurité des systèmes à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition

Veuillez vous adresser au service informatique en cas de doutes quant à la façon d’exercer ces responsabilités.

FAQ

Je voyage pour mon travail, et je dois emporter avec moi des données personnelles relatives à autrui, par exemple des employés de l’entreprise, des clients, des fournisseurs et des candidats à l’emploi, qui figurent sur mon ordinateur portable. Que dois-je faire pour protéger les données ?

Envisagez avec soin la nécessité de stocker et de transporter des données personnelles sur un appareil mobile. En cas de besoin absolu pour accomplir vos tâches professionnelles, limitez le volume de données personnelles que vous transportez, et veillez à prendre toutes les précautions de sécurité informatique préconisées par l’entreprise, par exemple le cryptage.

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Que dois-je faire si je perds ou que l’on me vole mon appareil mobile ?

Il convient de signaler aux interlocuteurs compétents de votre entreprise Koch la perte ou le vol d’un appareil mobile, par exemple un ordinateur portable ou un smartphone, qui comporte des informations, stockées ou accessibles, concernant les activités de l’entreprise.

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Utilisation d’équipements informatiques n’appartenant pas à l’entreprise

L’utilisation d’outils de communication autres que ceux fournis par l’entreprise à des fins professionnelles peut présenter des risques accrus, notamment la divulgation des informations de l’entreprise, la perte ou le vol d’informations, l’accès non autorisé aux informations et le non-respect des conditions de gestion des informations de l’entreprise.

Vous devez respecter la procédure d’autorisation de votre entreprise Koch et toutes les autres conditions qu’elle impose concernant le recours à une technologie autre que celle fournie par l’entreprise pour mener à bien les activités commerciales. Une fois autorisé à utiliser une technologie autre que celle fournie par l’entreprise, prenez toutes les précautions adéquates et transférez les dossiers commerciaux dans un endroit autorisé dès que possible.

Sécurité et utilisation appropriée des biens de l’entreprise

Tout employé est responsable de la protection du personnel et des biens de l’entreprise. Pour ce faire, tout employé a le devoir de gérer les biens de l’entreprise avec intégrité, et d’éviter qu’ils soient mal utilisés. La fraude, le vol, ou tous autres moyens de détournement des biens de l’entreprise sont illégaux et contraires à l’éthique. Ceci inclut l’utilisation abusive d’une carte de crédit émise par l’entreprise, ou la présentation de note de frais frauduleuse. Signalez toutes les tentatives de fraudes ou infractions liées aux accès ou aux contrôles internes à l’un des nombreux supérieurs à votre disposition.

La protection des équipements, des fournitures et du matériel contre le vol ou une utilisation non autorisée peut limiter les pertes. Le signalement des personnes ou des activités suspectes à votre supérieur, au personnel chargé de la sécurité ou au service de la conformité et de l’éthique peut contribuer à empêcher un incident de sécurité.

FAQ

Si je vois quelque chose que je veux acheter à un prix très intéressant, et que je n’ai pas ma carte de crédit personnelle sur moi, puis-je utiliser ma carte de crédit d’entreprise à condition de rembourser les sommes utilisées ?

Non. Vous ne pouvez pas utiliser une carte de crédit de l’entreprise pour des dépenses personnelles.

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Mon supérieur a demandé à des employés de la maintenance de quitter l’entreprise pendant les heures de travail, pour réparer un problème électrique à son domicile. Que dois-je faire ?

Vous devez signaler le problème à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition afin que l’activité puisse être contrôlée.

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Mon supérieur m’a donné une facture, m’a demandé de la mettre sur ma carte de crédit d’entreprise, et de la lui faire suivre pour accord et règlement. Est-ce que je dois payer la facture ?

Non. Chaque employé est responsable du règlement des frais qu’il engage. Dans le cas évoqué, c’est votre supérieur qui doit engager les frais, et il est tenu de les soumettre à son responsable pour accord, même si la somme en question s’inscrit dans sa limite d’approbation.

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J’ai remarqué que des gens se promenaient seuls et prenaient des photos dans les locaux. Que dois-je faire ?

Il est permis de prendre les biens de l’entreprise en photo uniquement sur autorisation du responsable de l’unité fonctionnelle ou de la direction locale du site. Une photo des biens de l’entreprise sans autorisation pourrait signifier un acte de surveillance qu’il convient de considérer comme suspect. Par ailleurs, cette photo pourrait entraîner une perte de propriété intellectuelle. Si vous êtes témoin d’une telle activité, signalez-la immédiatement à la sécurité ou à un membre de la direction.

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J’ai l’habitude d’emporter mon ordinateur portable professionnel chez moi ou en voyages d’affaires. Puis-je le laisser dans un véhicule sans surveillance ?

La perte d’un ordinateur portable ou d’un dispositif de communication portable signifie non seulement la perte d’un bien, mais aussi la perte d’informations confidentielles ou de données personnelles. Vous devez emporter l’ordinateur portable à l’intérieur de votre domicile pour qu’il soit en sécurité. Si vous devez faire quelques haltes avant d’arriver chez vous, rangez discrètement l’ordinateur ou tout autre bien à l’abri des regards dans le véhicule.

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Propriété intellectuelle et informations confidentielles

Les idées, les créations, les innovations et les informations — qui constituent notre propriété intellectuelle — revêtent souvent plus de valeur que les notions plus concrètes telles que la propriété physique. La propriété intellectuelle, qui représente une part considérable des actifs de l’entreprise, est primordiale pour le développement de nouveaux produits, pour générer de nouvelles opportunités commerciales et pour maintenir la pérennité de nos activités existantes dans un marché très concurrentiel.

La propriété intellectuelle que vous ou d’autres créez pour le compte de l’entreprise, ou qui est liée à son activité, est la propriété de l’entreprise. Si nous ne l’identifions pas et ne la protégeons pas, nous risquons de perdre les droits et les avantages concurrentiels que notre propriété intellectuelle nous confère.

Quelques catégories de propriété intellectuelle :

Secrets commerciaux et informations confidentielles ou exclusives
Marques commerciales et appellations commerciales
Informations protégées par les droits d’auteur
Technologie brevetée et non brevetée

La propriété intellectuelle de l’entreprise peut être confidentielle et contenir des informations exclusives. Les informations confidentielles et exclusives ne doivent pas être communiquées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise à moins que les personnes concernées aient un besoin légitime de les connaître et aient accepté de respecter leur caractère confidentiel. Les autorisations et les accords appropriés doivent être obtenus avant leur divulgation.

Quelques exemples d’informations exclusives et confidentielles :

Processus et systèmes de l’entreprise
Stratégies de l’entreprise
Fichiers clients
Informations financières
Affaires juridiques et réglementaires
Méthodes de fabrication
Stratégies marketing
Modélisation et autres techniques analytiques et/ou de management
Organigrammes de l’entreprise
Demandes de brevets non répertoriées ou inventions brevetables ou potentiellement brevetables
Informations tarifaires
Formules de produits
Informations et stratégies commerciales
Logiciels développés par l’entreprise
Données techniques, processus et équipements
Informations sur les procédés et les produits techniques
Secrets commerciaux et « savoir-faire »
Informations personnelles des employés dans certaines juridictions

FAQ

Certains établissements extérieurs à l’entreprise, dans lesquels je me rends, me demandent de signer un registre ou un accord de confidentialité avant de me laisser entrer. Que dois-je faire ?

Avant votre visite, demandez à votre hôte une copie des accords que vous devez signer pour accéder aux lieux. Vous éviterez ainsi les surprises quand vous arriverez sur place. Plusieurs sites demandent aux visiteurs de signer un registre, et peuvent parfois exiger la signature d’un accord de confidentialité avant toute entrée sur les lieux. Vous pouvez signer le registre ou l’accord de confidentialité si cela ne vous engage pas, vous ou l’entreprise, au-delà de notre obligation de respect des droits de propriété intellectuelle d’autres entités, comme indiqué dans le présent Code. Les accords qui pourraient engager l’entreprise au-delà de cette obligation doivent être examinés par un interlocuteur du service juridique de l’entreprise. Il est préférable de veiller à ce que toutes les démarches nécessaires soient effectuées à l’avance. Dans le cas contraire, si vous ne pouvez pas répondre aux exigences d’admission du site, vous devrez peut-être refuser d’entrer ou reporter la réunion jusqu’à ce que vous puissiez conclure un accord acceptable.

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Protection de la propriété intellectuelle de l’entreprise

Vous n’êtes pas autorisé à utiliser la propriété intellectuelle de l’entreprise à votre profit ou au profit ou au bénéfice de personnes n’appartenant pas à l’entreprise.

Vous devez veiller à ne pas perdre, égarer ou laisser des informations confidentielles sans surveillance ou là où d’autres peuvent facilement y accéder, comme des fichiers informatiques ouverts, des lecteurs partagés sans restriction ou des documents laissés sur des photocopieurs ou sur votre bureau. Protégez les informations confidentielles et débarrassez-vous de ces documents comme il se doit quand vous n’en avez plus besoin. N’utilisez que du matériel et des logiciels approuvées par l’entreprise pour envoyer les informations confidentielles de l’entreprise par voie électronique. Ne discutez pas informellement d’informations confidentielles lorsque votre conversation pourrait être entendue par d’autres, par ex. lors d’une conférence vidéo, au téléphone avec le haut-parleur activé, sur votre portable ou quand vous parlez dans des lieux publics. Vous devez toujours vous conformer aux mesures ou aux procédures de sécurité mises en place par votre entreprise Koch.

Lorsque votre emploi prend fin, votre obligation de protéger les informations confidentielles de l’entreprise et sa propriété intellectuelle se prolonge. Tout ce qui appartient à l’entreprise, les documents, le matériel, les dossiers, y compris les ordinateurs et bases de données, doit être rendu à l’entreprise. Aucune copie d’informations confidentielles ou de propriété intellectuelle appartenant à l’entreprise ne saurait être conservée par un employé quittant son emploi.

FAQ

Je suis des cours du soir, et j’aimerais utiliser des informations qui appartiennent à l’entreprise pour un exercice en lien avec ces cours. Cela enfreint-il la politique de l’entreprise ?

C’est possible. Une grande partie des informations que nous produisons, utilisons ou contrôlons dans le cadre de notre travail pour l’entreprise sont confidentielles et exclusives. Si certaines informations sont publiques et peuvent être utilisées en dehors de l’entreprise, ou pour des finalités éducatives, il ne faut jamais présumer qu’elles sont publiques. Demandez l’avis de votre supérieur avant d’utiliser des informations de l’entreprise dans un but qui n’est pas lié à votre mission dans l’entreprise.

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J’ai surpris la conversation d’employés discutant des affaires de l’entreprise dans un avion de ligne. Dois-je faire quelque chose ?

Si vous pensez que les informations dont ils discutent sont sensibles ou confidentielles, dites-leur poliment que leur conversation peut être entendue. Chaque employé a pour responsabilité de veiller à ce que des informations exclusives et confidentielles ne soient pas exposées au public.

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Je viens de trouver des informations qui me paraissent sensibles dans une salle de réunion. Que dois-je faire ?

Commencez par mettre l’information en sécurité, puis essayez de déterminer à qui ces documents appartiennent, et restituez-les à la personne en question. Si vous ne pouvez pas le faire, demandez de l’aide à un responsable du service de la conformité et de l’éthique ou au service juridique.

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Puis-je publier une propriété intellectuelle de l’entreprise sur Internet, par exemple un tableau d’affichage ou un blog Internet ?

Non. Il vous est interdit de publier une propriété intellectuelle de l’entreprise, sauf si le service juridique vous en a donné l’autorisation. Si la propriété intellectuelle est constitutive d’informations confidentielles, elle ne saurait être divulguée à quiconque hors de l’entreprise, sauf en cas de besoin légitime d’en avoir connaissance pour mener à bien les activités commerciales et sous réserve d’un accord du maintien de la confidentialité des informations.

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Un site Internet, qui n’est pas celui de l’entreprise, renferme une information à mon avis inexacte sur l’un de nos produits. Dois-je publier une déclaration au nom de l’entreprise pour rectifier l’information erronée ?

Seules les personnes autorisées à représenter l’entreprise peuvent le faire. Vous devriez contacter votre supérieur si l’information erronée vous préoccupe, afin qu’une personne compétente puisse répondre à la publication le cas échéant.

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Dois-je continuer de protéger les informations confidentielles et exclusives même après avoir quitté l’entreprise ?

Oui. Même après votre départ, vous êtes tenu de ne pas utiliser ni divulguer des informations confidentielles et exclusives.

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Utilisation de la marque commerciale

Il existe une valeur inhérente liée au fait de présenter une image unifiée de l’entreprise à nos clients et à la communauté. Nos marques et autres appellations commerciales sont un atout précieux, et il est important de les utiliser comme il se doit, ainsi que de respecter les consignes ou les normes qui s’y rapportent. Il est par ailleurs capital d’exploiter, de protéger et de faire valoir nos droits pour maintenir la portée et la valeur de nos marques et l’identité de l’entreprise.

Les appellations commerciales ne sauraient être reproduites sous quelque forme divergeant des consignes ou normes de l’entreprise à leur égard, et doivent être conformes à toutes les lois en vigueur.

Quelques exemples d’appellations commerciales de l’entreprise :

Les marques telles que Principle Based Management™, Principled Entrepreneurship™ et le logo de Koch® sont toutes des marques déposées appartenant à Koch Industries.
Les marques telles que les serviettes en papier Brawny® et le papier hygiénique Quilted Northern® sont des appellations commerciales appartenant à Georgia-Pacific Consumer Products.
Les marques telles que les connecteurs Mini-Fit® et les connecteurs Picoflex® sont des appellations commerciales de Molex.
Les marques telles que le carburant Gold Diesel® et les solvants spéciaux SureSol® sont des appellations commerciales de Flint Hills Resources.
Les marques telles que le conditionnement structuré Intalox® et l’emballage non assorti Flexiring® sont des appellations commerciales de Koch-Glitsch.

Brevets et secrets commerciaux

Il est primordial de protéger la propriété intellectuelle de l’entreprise pour garantir la sécurité des innovations techniques dans leur valeur intégrale. En raison de la nature complexe des brevets et secrets commerciaux, adressez-vous au service juridique de votre entreprise Koch afin de prendre les mesures adéquates pour protéger les toutes dernières technologies élaborées.

En cas de découverte d’une éventuelle contrefaçon ou utilisation abusive des brevets ou secrets commerciaux de l’entreprise par un tiers, prévenez le service juridique de votre entreprise Koch.

Brevets et secrets commerciaux des tiers

L’entreprise respecte les droits valides et exécutoires d’autrui en matière de brevets et secrets commerciaux partout dans le monde, en évitant la violation ou l’utilisation abusive de tels droits ou en acquérant des licences. En raison de la nature complexe des brevets et secrets commerciaux, adressez-vous au responsable du service juridique en charge de la propriété intellectuelle de votre entreprise Koch, qui collaborera avec l’entreprise concernée afin de prendre les mesures adéquates pour protéger les dernières technologies élaborées.

Applications, programmes et documentation des logiciels développés par l’entreprise

Les logiciels développés par les employés sont la propriété exclusive de l’entreprise, et sont généralement réservés à un usage exclusif par l’entreprise. Toute reproduction ou distribution de ces applications est interdite.

FAQ

Puis-je vendre un produit ou un service que je développe pendant mon temps libre ?

Cela dépend du type de produit ou de service. Comme de nombreuses autres entreprises, nous revendiquons un droit de propriété, dans les conditions prévues par la loi, sur tout produit ou service ayant un rapport suffisant avec notre activité, même si vous le développez pendant votre temps libre. Afin d’agir avec intégrité, et de veiller à respecter vos obligations juridiques, vous devez obtenir une décharge du service juridique avant de commencer à commercialiser un tel produit ou service.

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Respect des droits de propriété intellectuelle des tiers

Tout comme vous avez obligation d’utiliser correctement et de protéger la propriété intellectuelle de l’entreprise, vous avez l’obligation de garantir le même respect vis-à-vis de la propriété intellectuelle de tiers. C’est le bon comportement à adopter. Il peut y avoir des conséquences juridiques importantes pour vous-même ou pour l’entreprise si vous ne respectez pas les droits de propriété intellectuelle de tiers.

Informations confidentielles et exclusives des tiers

Le fait de recueillir des informations sur les concurrents via des sources publiques légitimes dans le but d’évaluer les mérites de leurs produits, de leurs services et de leurs méthodes marketing est accepté et, par ailleurs, souvent nécessaire. Toutefois, il existe des limites dans la façon d’acquérir ces informations. Par exemple, toute tentative de soutirer des

informations confidentielles auprès d’un nouvel employé qui a travaillé dernièrement pour un concurrent, de faire de fausses déclarations sur votre identité dans l’espoir d’obtenir des informations confidentielles auprès ou à propos d’un concurrent, ou de communiquer ou d’utiliser les informations confidentielles d’autres sociétés obtenues lors d’une concertation en vue d’une éventuelle acquisition à des fins autres qu’une évaluation de l’acquisition est strictement interdite, voire illégale.

Si les informations font l’objet d’un accord de confidentialité ou d’obligations de restriction d’utilisation de l’entreprise envers une autre entreprise ou personne, un concédant de licence technologique par exemple, la diffusion et l’utilisation de ces informations sont soumises aux conditions de l’accord avec l’autre partie.

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FAQ

J’ai travaillé sur une acquisition qui ne s’est pas concrétisée. Une autre équipe travaille sur une acquisition similaire. Puis-je partager les informations qui ont été recueillies dans le cadre du projet ?

Cela dépend. Dans le cas d’une acquisition potentielle, un accord de confidentialité est normalement signé par l’entreprise avant réception des informations. Les dispositions de cet accord peuvent interdire la communication et/ou l’utilisation de ces informations pour d’autres projets. Contactez le service juridique pour analyser la question.

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Un vendeur m’a envoyé par erreur une copie d’un rapport qui renferme des informations confidentielles sur le plan d’activité d’un concurrent. Puis-je le remettre à notre service de marketing ?

Non. Vous devez arrêter de lire ce rapport, et vous ne devez ni le conserver ni en faire des copies. Portez le document à l’attention de votre responsable et du service juridique, pour qu’il soit traité de manière appropriée.

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Droits d’auteur

Les lois sur les droits d’auteur protègent de nombreux supports utilisés dans le cadre de notre travail. Nous citerons par exemple, les enregistrements vidéo et audio, les images graphiques électroniques et imprimées, les logos et conceptions d’autres entreprises, le contenu numérique, les documents scannés, les articles de revues professionnelles, les dessins industriels ou les vidéos et les articles sur Internet. Les diapositives de présentation, les supports de formation, les modèles de management ou autres supports préparés par des consultants ou des organismes externes sont également protégés par les droits d’auteur.

Les logiciels, les documents ou autres supports protégés par les droits d’auteur ne doivent pas être reproduits, distribués ou modifiés sans l’obtention d’une licence valide ou autre permission préalable du titulaire des droits d’auteur ou de son représentant dûment autorisé.

Pour distribuer des supports protégés par les droits d’auteur, vous avez le choix entre plusieurs options :

Vérifier si le document est couvert par notre accord de licence d’utilisation d’entreprise multinational auprès du Copyright Clearance Center.

Diffuser le document original ou, si le document est disponible uniquement sur Internet, partager le lien vers le document.

Obtenir la permission du titulaire des droits d’auteur pour la reproduction et la distribution.

FAQ

J’aimerais me servir d’une vidéo ou d’un article que j’ai trouvé sur Internet dans le cadre d’une présentation que je veux faire pour mon équipe. Puis-je le faire ?

Cela dépend. Parmi les facteurs, il est pertinent d’inclure la source de la vidéo ou de l’article, la façon dont vous allez les présenter et la finalité. Le créateur d’une vidéo ou l’auteur d’un article demeure le détenteur initial des droits d’auteur. Le fait qu’une vidéo ou un article soit publié sur Internet ne vous confère pas le droit de copier cette vidéo ou cet article. Un grand nombre de sites Web autorisent uniquement le téléchargement d’une vidéo ou l’impression d’une copie d’un article à titre personnel. Cherchez un moyen de diffuser les informations de manière appropriée. Ceci peut impliquer, entre autres, de transmettre le lien vers le site Internet, d’incorporer un lien à une vidéo ou d’obtenir l’autorisation du titulaire des droits d’auteur.

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Contrats de licence de logiciel

Les logiciels sous licence destinés à être utilisés sur les ordinateurs de l’entreprise sont généralement conçus par d’autres sociétés qui en possèdent les droits. De plus, ils peuvent faire l’objet de restrictions en ce qui concerne leur utilisation et leur distribution. L’entreprise reçoit et utilise généralement ces logiciels sous contrat de licence et n’est détentrice d’aucun droit de propriété. La copie ou l’utilisation de

logiciels sur des ordinateurs non autorisés peut être illégale et enfreindre le contrat de licence.

Un logiciel doit être uniquement utilisé conformément aux conditions énoncées dans le contrat de licence applicable. Vous devez impérativement comprendre et respecter la politique de votre entreprise Koch relative aux logiciels, ainsi que tous les contrats de licence. Si un contrat de licence du

logiciel particulier n’est pas clair, adressez-vous à votre service informatique local.

Copie, utilisation ou distribution de logiciels non autorisés

Ne faites, n’utilisez ou ne distribuez en aucun cas des copies non autorisées de logiciels.

FAQ

Puis-je installer un logiciel du domaine public, un logiciel partagiciel, etc., sur l’ordinateur que j’utilise dans l’entreprise ?

N’installez aucun type de logiciel, y compris ceux que vous avez achetés pour votre usage personnel, sur un ordinateur de l’entreprise sans l’autorisation préalable du responsable de votre service informatique. Il vous aidera à vérifier que toutes les conditions de l’accord de licence sont respectées, et que le logiciel peut être utilisé sur l’ordinateur.

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Les licences de logiciel peuvent-elles être transférées d’un employé ou d’un représentant de l’entreprise à un autre ?

Tous les transferts de licence doivent faire l’objet d’une approbation par le responsable informatique. Certaines licences interdisent les transferts entre employés, ou nécessitent d’autres procédures particulières.

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Quelle est la politique relative aux achats de logiciels ?

Les achats de logiciels sont coordonnés par votre service informatique, et doivent respecter la politique d’achat de logiciels de votre entreprise Koch pour garantir la gestion et la vérification mondiales de nos licences de logiciels.

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Gestion des documents et informations de l’entreprise

Les informations constituent un atout précieux, et il incombe à chacun de garantir la gestion efficace et performante des informations afférentes aux activités de l’entreprise, peu importe la façon dont elles ont été créées ou l’endroit où elles sont stockées, depuis leur création jusqu’à leur suppression.

Les exigences concernant la gestion des documents et informations de l’entreprise sont les suivantes :

Respectez les lois et réglementations en vigueur qui régissent la conservation de certains types de documents.
Gérez et conservez les documents en accord avec la politique de conservation établie de votre entreprise Koch.
Créez ou stockez les documents de l’entreprise uniquement aux endroits autorisés.
Conservez tous les dossiers pouvant se rapporter à un quelconque litige, audit ou à une enquête administrative en cours ou à venir, ou faisant l’objet d’une mise en suspens pour des raisons juridiques.
Conservez les archives présentant une valeur historique pour l’entreprise.
Assurez-vous que les documents de première importance soient identifiés, protégés contre la destruction et accessibles en vue de la poursuite des activités de l’entreprise en cas de sinistre.
Supprimez les dossiers qui ont atteint leur durée de conservation applicable, sous réserve qu’ils ne fassent pas l’objet d’une mise en suspens pour des raisons juridiques, et qu’ils ne revêtent plus aucune valeur pour la continuité des activités.

Exactitude des documents professionnels

L’entreprise exige que les documents professionnels soient exacts et complets. Ceci s’applique à tous les documents de l’entreprise tels que ceux relatifs à l’environnement, à la sécurité, à l’exploitation, au personnel et aux états financiers.

Pour garantir cela :

Préparez toujours les documents en toute honnêteté, avec précision et dans leur intégralité.

Signez et approuvez uniquement les documents qui vous paraissent exacts, précis et complets.

Communiquez les documents uniquement si la politique de l’entreprise vous y autorise.

Ne donnez jamais de fausses informations, et n’agissez jamais de manière malhonnête ou trompeuse. Ne faites par exemple jamais de fausses écritures dans les livres et les registres comptables de l’entreprise, ne procédez jamais à la destruction non autorisée ou à la falsification de documents, ne formulez jamais de faux témoignages et ne demandez jamais à autrui d’en formuler un, ne vous engagez jamais dans un acte destiné à couvrir, occulter, travestir ou dissimuler une transaction ou un acte frauduleux.

FAQ

Je soupçonne une collègue de falsifier ses déclarations d’heures de travail. Que dois-je faire ?

Falsifier une déclaration d’heures de travail révèle un manque d’intégrité, et constitue un problème grave. Cela entraîne également des coûts d’exploitation supplémentaires, et constitue une forme de vol. Faites part de votre préoccupation à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition.

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Que faire si mon supérieur me demande de ne pas déclarer mes heures supplémentaires ?

La loi et la politique de l’entreprise sont très claires dans ce domaine. Vous devez déclarer avec précision toutes les heures travaillées, sans exception. Vous devez rendre compte du comportement de votre supérieur à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition.

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Je suis censé vérifier les jauges sur une machine lors de chaque période de travail. Hier, j’ai oublié. J’obtiens presque toujours la même mesure. Puis-je inscrire les données d’aujourd’hui sur le relevé d’hier ?

Surtout pas. Tout ce que nous faisons est basé sur des mesures honnêtes et précises, ainsi que sur des données fiables. Faites preuve d’intégrité et d’humilité en reconnaissant votre erreur. Les erreurs peuvent s’aggraver en particulier lorsque les employés tentent de les dissimuler.

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Demandes de renseignements externes

Pour garantir un traitement conforme, transmettez les requêtes externes au service ou au personnel approprié.

Transmettez toutes les demandes d’informations des organismes de réglementation aux responsables juridiques ou responsables compétents au sein de l’entreprise, tels que les responsables des ressources humaines ou les spécialistes de l’environnement, de la santé et de la sécurité.
Transmettez toutes les demandes d’informations de la presse généraliste ou spécialisée, qui nécessitent une réponse de l’entreprise, au bureau des affaires publiques et gouvernementales, qui nommera un porte-parole compétent.
Transmettez toutes les demandes concernant les employés, actuels ou anciens, au responsable local des ressources humaines.

FAQ

J’ai reçu un appel d’un représentant d’un organisme public, qui m’a interrogé sur les opérations et les activités commerciales de l’entreprise. Que dois-je faire ?

Vous devez poliment informer le représentant que l’entreprise a pour politique de coopérer avec l’État, mais que vous le recontacterez plus tard. Adressez-vous immédiatement au service juridique pour obtenir des conseils.

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