CAPÍTULO 3

Uso apropiado de recursos e ideas

"Alguien una vez me preguntó cuánto me pagaron en regalías por mi libro 'La ciencia del éxito'. Le expliqué que, debido a que el libro se escribió en el horario de la empresa y con activos y recursos de la empresa, todas las regalías se pagaron a la empresa, no a mí. Nadie está exento de nuestras propias reglas en este sentido".

— Charles Koch

Comunicación cuidadosa

Todas las comunicaciones deben elaborarse de manera responsable y teniendo en cuenta el propósito comercial pretendido. Las comunicaciones también deben estar en plena conformidad con nuestros Valores y con este Código.

En todas las comunicaciones, es importante decir la verdad y evitar la exageración, la especulación, el lenguaje inadecuado y las observaciones o caracterizaciones despectivas. Esto aplica a comunicaciones de todo tipo, ya sean verbales o escritas, e incluye comunicaciones telefónicas, mensajes de correo electrónico, mensajes instantáneos, mensajes de correo de voz, notas en agenda diarias y otras notas o memorandos “informales”.

Tenga en cuenta lo siguiente:

Determine el mejor método de comunicación. ¿Sería mejor una llamada telefónica o una reunión en persona?
Exponga claramente el propósito de la comunicación. Manténgase dentro del tema.
¿El contenido se basa en hechos? No incluya expresiones, ni presente información de manera que puedan considerarse ofensivas, provocadoras, amenazantes o de alguna otra forma inapropiada.
No especule sobre los resultados, las conclusiones o las situaciones a menos que exista una evidente necesidad comercial de hacerlo.
No saque conclusiones legales a menos que esté calificado para hacerlo. Imponga confidencialidad entre abogado y el cliente solo si se lo indica un abogado o cuando solicite asesoramiento legal de un abogado.

Hable en nombre de la empresa solo cuando esté autorizado y sin manifestar su opinión personal. Si usted apoya o avala personalmente los productos, las marcas o los servicios de nuestra empresa en un ámbito público, debe divulgar su relación con la empresa y aclarar en su publicación personal que habla en su propio nombre.
Tenga en cuenta cómo se puede interpretar el mensaje si se lo saca de contexto. Proporcione información solo cuando sea necesario. Marque las comunicaciones como confidenciales cuando corresponda.
Piense antes de enviar. Use buen juicio con lo que dice y la forma en que lo hace.

Preguntas frecuentes

Existe un blog en el que otras personas que tienen el mismo tipo de función que yo intercambian información. He observado que las respuestas de algunas de ellas incluyen su firma automática del lugar de trabajo, donde aparecen el nombre, el cargo y los datos de la empresa. ¿Se admite que use blogs?

Debe atenerse a los hechos cuando busca o da información y tener en cuenta la confidencialidad y las prácticas de comunicación cuidadosa de la empresa. La información publicada en blogs externos u otros foros de discusión está disponible para el público en general y puede archivarse durante mucho tiempo. Además, la inclusión de su firma automática podría interpretarse erróneamente como una declaración de la empresa cuando, de hecho, no lo es. No debe firmar nada que pueda interpretarse como una declaración en nombre de la empresa.

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Expectativas de privacidad

Las herramientas de comunicación electrónica que se usan para los negocios de la empresa están sujetas al monitoreo de la empresa en la medida en que lo permite la ley. La empresa tiene derecho a acceder estas herramientas y usar el contenido para cualquier propósito lícito.

En algunos países en los que operamos, la ley local exige notificaciones y políticas más específicas con respecto a la privacidad de las herramientas de comunicación electrónica usadas para los negocios de la empresa. Si estas son exigidas en su instalación, usted las recibirá por separado de este Código.

La empresa no ofrece ninguna garantía con respecto a la confiabilidad de las herramientas de comunicación electrónica proporcionadas por la empresa cuando su uso es personal. Si necesita transmitir información personal delicada, debe considerar la posibilidad de usar un método de comunicación distinto de las herramientas de comunicación electrónica proporcionadas por la empresa.

Uso electrónico aceptable

La empresa proporciona varias herramientas de comunicación electrónica que sus empleados usan todos los días. Estas herramientas mejoran nuestra ventaja competitiva en el mercado. Los constantes cambios tecnológicos aumentarán la cantidad y el tipo de herramientas de comunicación, aprobadas por la empresa, disponibles para los empleados.

Independientemente de las herramientas de comunicación aprobadas por la empresa que usted use, se espera que lo haga de manera aceptable y para fines pertinentes. Esta política aplica a todas las comunicaciones relacionadas con los negocios de la empresa o que involucren a empleados de la empresa.

Usos apropiados y aceptables

Comunicaciones empresariales internas (con otros empleados de la empresa) y externas (con clientes, proveedores y socios comerciales).
Acceso a información para fines comerciales, técnicos y de investigación pertinentes.
Uso personal limitado que no lo distraiga de sus actividades de trabajo habituales y que no exceda ni provoque costos inapropiados o no autorizados. Los empleados y supervisores deben analizar qué constituye un costo aceptable y si corresponde reembolsar a la empresa según las funciones y responsabilidades del empleado y la situación.

Usos inapropiados e inaceptables

Revelar información confidencial o de propiedad exclusiva de la empresa sin que se hayan establecido la autorización ni los acuerdos correspondientes, ya sea que sea hecho de manera intencional o inadvertidamente, y ya sea dentro o fuera de la empresa.
Obtener acceso, distribuir o almacenar materiales que podrían considerarse no éticos, inadecuados, ofensivos, irrespetuosos, amenazantes o injuriosos para otros.
Llevar a cabo negocios externos.
Transmitir información legalmente privilegiada sin el permiso del Departamento Legal.
Presentarse falsamente como otra persona o empresa.
Llevar a cabo actividades ilegales.
Enviar, recibir, reenviar o copiar información en violación de las leyes del derecho de autor.
Sobrecargar la red de la empresa, por ejemplo, mediante el excesivo uso de transmisiones de música y video.

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Preguntas frecuentes

Estoy en vías de comprar una casa y debo enviar de inmediato un documento a mi agente. ¿Puedo usar los equipos de la empresa o debo retirarme de la oficina para hacerlo?

Use su buen juicio y use los equipos de la empresa. Según las circunstancias, puede ser aceptable el uso personal esporádico y poco frecuente de los activos de la empresa. Si tiene preguntas acerca de tales situaciones, analícelas con su supervisor.

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Me voy de vacaciones con mi familia. ¿Se admite que use Internet para hacer las reservaciones?

Sí. Es aceptable el uso personal que es breve, poco frecuente y apropiado.

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¿Puedo usar el teléfono celular de la empresa para hacer llamadas personales?

Se admite el uso personal limitado de las herramientas de comunicación por parte de los empleados, siempre y cuando no generen costos inadecuados o no aprobados, tales como las llamadas a larga distancia y otros cargos de uso.

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Comunicaciones ofensivas y amenazantes

Es inaceptable ver, acceder, transmitir o reenviar contenidos inadecuados, como, por ejemplo, chistes potencialmente ofensivos, imágenes u otros materiales que representen o se relacionen con la desnudez, el sexo, o el color, la raza, la religión, el género o la identidad de género, la preferencia sexual, el país de procedencia, la ciudadanía, la etnia, la edad, la discapacidad, el embarazo, la condición de veterano de guerra, la información genética u otros factores legalmente protegidos de una persona.

Si usted recibe un correo electrónico que contenga contenido inadecuado, elimínelo de inmediato. No reenvíe el contenido a ninguna dirección de correo electrónico interna ni externa. Como precaución adicional, si conoce al remitente, notifíquele que no envíe tales artículos a su dirección laboral. Si recibe tal material de una fuente desconocida, generalmente no debería comunicarse con el remitente, pero debe contactar a un recurso de soporte de TI o a su supervisor.

Preguntas frecuentes

Uso el correo electrónico y el mensajero instantáneo para hacer negocios y, algunas veces, envío chistes a mis amigos y compañeros de trabajo. ¿Es aceptable esto?

Si bien el humor es importante para nuestro trabajo y nuestra vida, recuerde que el correo electrónico y los mensajes instantáneos son herramientas de comunicación comercial. Los chistes o comentarios inadecuados que puedan ser ofensivos para otros no pertenecen al lugar de trabajo.

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Expectativas de seguridad del sistema y los datos electrónicos

Los sistemas de información y los datos electrónicos son activos fundamentales que respaldan las operaciones comerciales y la toma de decisiones en toda la empresa.

Cada uno de los empleados tiene una función importante en la seguridad general de nuestros sistemas de información y datos electrónicos, que incluye lo siguiente:

Cumplir con las políticas y prácticas de su empresa Koch en relación con la seguridad de los sistemas de información y datos de la empresa.
Proteger las contraseñas y compartirlas solamente en circunstancias limitadas y con una válida justificación comercial.
Tomar precauciones para proteger contra robo o pérdida las estaciones de trabajo del computador y los dispositivos móviles.
Asegurarse de que se apliquen y revisen periódicamente los controles adecuados del acceso a la información según sea el nivel de sensibilidad y confidencialidad de la información.
No intentar alterar, eludir ni quebrantar las protecciones o procesos de seguridad de la información de la empresa.
Garantizar que el uso de cualquier sistema de información de terceros que intercambiará, almacenará o administrará datos de la empresa, será sometido a la evaluación de riesgos de tecnología e información correspondiente a su empresa Koch.
Usar los equipos de manera segura. Tener alto nivel de conciencia de los métodos en que pueden producirse intentos fraudulentos para obtener acceso a los datos electrónicos de la empresa.
Denunciar todo incidente de seguridad de sistemas, presunto o conocido, a una de las muchas opciones disponibles.

Comuníquese con su recurso de soporte de TI si no está seguro sobre cómo cumplir con estas responsabilidades.

Preguntas frecuentes

Viajo por negocios y necesito transportar datos personales de otros; por ejemplo, empleados, clientes, proveedores y candidatos de empleo de la empresa, en mi computadora portátil. ¿Qué debo hacer para proteger los datos?

Analice detenidamente si necesita almacenar y transportar datos personales en un dispositivo móvil. Si debe hacerlo a fin de desempeñar tareas de su trabajo, restrinja la cantidad de datos personales que transporta y asegúrese de que se hayan implementado precauciones de seguridad de tecnología de la información suministradas por la empresa; por ejemplo, encriptación de la información.

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¿Qué debo hacer si pierdo o me roban mi dispositivo móvil?

La pérdida o el robo de cualquier dispositivo móvil, como un equipo portátil o un smartphone, que almacena o permite obtener acceso a información relacionada con los negocios de la empresa, debe denunciarse a las fuentes que correspondan en su empresa Koch.

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Uso de tecnología no proporcionada por la empresa

El uso para fines comerciales de herramientas que no son proporcionadas por la empresa puede presentar un mayor riesgo de exposición de la información de la empresa, pérdida o robo de información, acceso no autorizado, o incumplimiento de los requisitos para la administración de la información de la empresa.

Debe seguir el proceso de aprobación de su empresa Koch y todo requisito adicional que esta imponga para el uso de tecnología que no es proporcionada por la empresa con el fin de llevar a cabo negocios de la empresa. Cuando obtenga la autorización para usar tecnología que no es proporcionada por la empresa, tome todas las precauciones correspondientes y traslade los registros empresariales a un lugar aprobado lo más pronto posible.

Seguridad y uso apropiado de los bienes de la empresa

Todos los empleados comparten la responsabilidad de proteger a nuestro personal y a nuestros bienes. Al hacerlo, los empleados deben administrar los activos con integridad y evitar todo uso indebido, el fraude, robo, malversación u otros medios indebidos o ilegales de desvío de activos de la compañía. Esto incluye el uso indebido de una tarjeta de crédito emitida por la empresa o el envío de una solicitud de reembolso fraudulenta. Denuncie toda violación, presunta o real, de acceso o controles financieros mediante una de las muchas opciones de denuncia disponibles.

El asegurar los equipos, suministros y materiales contra el robo o el uso no autorizado puede limitar las pérdidas. Denunciar una persona o actividad sospechosa a su gerente, al personal de seguridad o a su recurso de Cumplimiento y Ética puede también prevenir un incidente de seguridad.

Preguntas frecuentes

Si encuentro un buen precio y quiero comprar algo, pero no tengo mis tarjetas de crédito personales conmigo, ¿es aceptable que use la tarjeta de crédito emitida por mi empresa, siempre y cuando reintegre los cargos?

No. No puede usar una tarjeta de crédito de la empresa para gastos personales.

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Mi supervisor les ha pedido a los empleados de mantenimiento que dejen las instalaciones durante el horario de trabajo para arreglar un problema eléctrico en su casa. ¿Qué debo hacer?

Debe denunciar sus inquietudes a una de las muchas opciones disponibles a fin de que se pueda revisar la actividad.

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Mi supervisora me dio una factura y me pidió que la cargue a mi tarjeta de crédito en la empresa, y que se la envíe para que ella la apruebe y sea pagada. ¿Debo pagar la factura?

No. Cada empleado es responsable de pagar los gastos en que incurrió. En este caso, su supervisora, quien puede certificar el gasto, es responsable del gasto y debe presentarlo a su supervisor para que lo apruebe, incluso si el importe está dentro de las facultades de aprobación de su supervisora.

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He observado personas sin acompañantes que andan de un lado a otro de las instalaciones y toman fotografías. ¿Qué debo hacer?

Solo se permite tomar fotografías de las propiedades de la empresa cuando se cuenta con autorización de un líder de unidad de negocios o por la gerencia local de la planta. Las fotografías no autorizadas de las propiedades de la empresa podrían ser un signo de vigilancia y la actividad debe considerarse sospechosa. Además, estas fotografías podrían causar una pérdida de la propiedad intelectual. Si observa que se presenta esta actividad, denuncie el asunto de inmediato a seguridad o a un miembro de la gerencia.

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Habitualmente llevo la computadora portátil que me fuera asignada por la empresa a mi hogar y en viajes de negocios. ¿Es aceptable que lo deje en un vehículo sin vigilancia?

La pérdida de un equipo portátil o cualquier dispositivo de comunicación portátil no solo genera la pérdida del bien, sino que también puede derivar en una pérdida de información confidencial o datos personales. Debe tener el equipo portátil dentro de su casa para garantizar su almacenamiento seguro. Si tiene algunas paradas antes de llegar, guarde discretamente el equipo portátil o cualquier otro bien de forma tal que no quede a la vista dentro del vehículo.

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Propiedad intelectual e información confidencial

El valor de las ideas, creaciones, innovaciones e información, la propiedad intelectual, a menudo supera el valor de los artículos más tangibles, como la propiedad física. Los muchos activos de propiedad intelectual de la empresa son fundamentales para desarrollar nuevos productos, atraer nuevas oportunidades comerciales y mantener nuestros negocios existentes en un entorno altamente competitivo.

La propiedad intelectual que usted o los demás crean en nombre de la empresa, o que se relaciona con nuestros negocios, pertenece a la empresa. Si no identificamos y protegemos nuestra propiedad intelectual, corremos el riesgo de perder nuestros derechos sobre ella y las ventajas competitivas que nos ofrecen.

Las siguientes son algunas de las categorías de la propiedad intelectual:

Secretos comerciales e información comercial confidencial o de propiedad de la empresa
Marcas registradas y nombres comerciales
Información sujeta a derechos de autor
Tecnología patentada y sin patentar

La propiedad intelectual de la empresa puede ser confidencial e incluir información de propiedad de la empresa. La información confidencial y de propiedad de la empresa no debe compartirse con otras personas dentro ni fuera de la compañía a menos que estas tengan una necesidad legítima de conocerla y hayan aceptado mantener la confidencialidad de la información. Deben establecerse la autorización y los acuerdos correspondientes antes de divulgarla.

Algunos ejemplos típicos de información confidencial y de propiedad de la empresa incluyen los siguientes:

Sistemas y procesos comerciales
Estrategias corporativas
Listas de clientes
Datos financieros
Asuntos legales y reglamentarios
Métodos de fabricación
Estrategias de mercadotecnia
Modelos financieros y otras técnicas analíticas o de administración
Organigramas
Solicitudes de patente no publicadas o patentables o inventos potencialmente patentables
Información sobre fijación de precios
Fórmulas de productos
Datos y estrategias de ventas
Software desarrollado por la empresa
Datos, procesos y equipos técnicos
Información de productos y procesos técnicos
Secretos de fabricación y “know how”
Información personal de los empleados en algunas jurisdicciones

Preguntas frecuentes

Algunos sitios que visito fuera de la empresa me exigen firmar un registro de visitas o un acuerdo de confidencialidad antes de ingresar. ¿Qué debo hacer?

Antes de la visita, pida a su anfitrión una copia de cualquier acuerdo que tendría que firmar para poder acceder al sitio. Esto puede ayudarle a evitar sorpresas cuando llegue al lugar. Muchos sitios exigen que las visitas se registren y pueden, algunas veces, requerir que se firme un acuerdo de confidencialidad para ingresar. Puede firmar el registro de visitas o acuerdo de confidencialidad si no lo obliga a usted, ni obliga a la empresa más allá de nuestra expectativa, expresada en este Código, de respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros. Los acuerdos que comprometan más allá a la empresa deben ser revisados por un recurso del Departamento Legal de la empresa. Es conveniente asegurarse de que cualquier acuerdo requrerido, sea ejecutado con anticipación. De lo contrario, si usted no puede cumplir con los requisitos del sitio, quizá deba excusarse y no ingresar al sitio o cancele la reunión hasta que pueda ejecutar un acuerdo que sea aceptable.

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Protección de la propiedad intelectual de la empresa

No se le permite usar la propiedad intelectual de la empresa para beneficio personal ni para ventaja o beneficio de personas ajenas a la empresa.

Hay que tener cuidado de no perder, extraviar o dejar desatendida información confidencial o dejarla en lugares donde otros puedan acceder fácilmente a ella. Esto incluye archivos informáticos abiertos, unidades compartidas sin restricciones o documentos en fotocopiadoras o en su escritorio. Proteja la información confidencial y deseche correctamente estos materiales una vez que termine de usarlos. Use solamente el hardware y el software autorizados de la empresa al enviar electrónicamente información confidencial de la empresa. No tenga charlas informales acerca de la información confidencial en lugares donde otras personas puedan escuchar involuntariamente, como cuando realiza una videoconferencia, usa altavoces o teléfonos móviles o cuando habla en lugares públicos. Debe cumplir siempre con las medidas y los procedimientos de seguridad específicos que ha establecido su empresa Koch.

Cuando se termine la relación laboral, la obligación de proteger la información confidencial y la propiedad intelectual de la empresa continúa. Deben devolverse a la empresa todos los bienes, documentos, materiales y archivos, incluidos los materiales de cómputo y las bases de datos. El empleado que abandona la empresa no debe conservar ninguna copia de la información confidencial ni la propiedad intelectual pertenecientes a la empresa.

Preguntas frecuentes

Asisto a clases en la universidad por la noche y me gustaría usar información que pertenece a la empresa para la tarea de una clase. ¿Violo de esta forma la política de la empresa?

Posiblemente. Gran parte de la información que generamos, usamos o controlamos mientras trabajamos para la empresa es confidencial y está sujeta a derechos de autor. Aunque alguna información es pública y puede usarse en cualquier lugar, o podría ser apta para fines educativos, nunca debemos asumir que cualquier información de la empresa es pública. Pregunte a su supervisor antes de usar cualquier información de la empresa para un fin distinto de sus responsabilidades laborales.

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Escuché a algunos empleados platicando acerca de negocios de la empresa en un avión comercial. ¿Qué debería hacer? ¿Debo hacer algo?

Si considera que la información analizada es delicada o confidencial, infórmeles respetuosamente que otras personas pueden oírlos. Todos los empleados tienen la responsabilidad de garantizar que la información confidencial y sujeta a derechos de autor no se divulgue públicamente.

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Acabo de encontrar algo que parece ser información delicada en una sala de conferencias. ¿Qué debo hacer?

Primero proteja la información, y luego intente definir quién es el probable propietario de los documentos y devuélvaselos a esa persona. Si no puede hacerlo, comuníquese con su recurso de Cumplimiento y Ética o con el Departamento Legal para obtener ayuda.

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¿Es aceptable publicar la propiedad intelectual de la empresa en línea, por ejemplo en un panel de anuncios de Internet o en un blog?

No. No se le permite publicar propiedad intelectual de la empresa a menos que lo autorice el Departamento Legal. Si la propiedad intelectual constituye información confidencial, no puede divulgarse a ninguna persona ajena a la empresa, a menos que tenga la legítima necesidad de conocerla parar llevar a cabo negocios de la empresa o haya acordado mantenerla en confidencialidad.

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Existe un sitio web ajeno a la empresa que tiene información acerca de uno de nuestros productos que, creo, es incorrecta. ¿Debería publicar una declaración en nombre de la empresa para corregir la información incorrecta?

Solo las personas autorizadas para representar a la empresa pueden hacerlo. Debe comunicarse con su supervisor si le preocupa la información incorrecta a fin de que el recurso autorizado pueda responder a la publicación, en caso de que corresponda.

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¿Debo proteger la información confidencial y sujeta a derechos de autor incluso después de abandonar la empresa?

Sí. Usted no está obligado a no usar ni divulgar la información confidencial y sujeta a derechos de autor de la empresa una vez que se va de la empresa.

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Uso de la marca comercial

Presentar una apariencia unificada a nuestros clientes y comunidades tiene un valor inherente importante. Nuestras marcas corporativas y demás marcas comerciales son activos valiosos y es importante usarlas debidamente y cumplir con las normas o las directrices de marca de la empresa. También es importante usar, proteger y hacer cumplir nuestro derecho a mantener la fuerza y el valor de nuestras marcas e identidad corporativa.

Las marcas comerciales no deben reproducirse de manera diferente a lo que establecen las directrices o normas de la empresa y deben respetar todas las leyes vigentes.

Los siguientes son algunos ejemplos de las marcas comerciales de nuestra empresa:

Las marcas como Principle Based Management™, Principled Entrepreneurship™ y el logotipo de Koch® son todas marcas comerciales pertenecientes a Koch Industries.
Marcas como la de las toallas de papel Brawny® y los papeles higiénicos Quilted Northern® son marcas que pertenecen a Georgia-Pacific Consumer Products.
Marcas como la de los conectores Mini-Fit® y los conectores Picoflex® son marcas comerciales que pertenecen a Molex.
Marcas como la del combustible Gold Diesel® y los solventes para usos especiales Sure Sol® son marcas comerciales de Flint Hills Resources.
Marcas como la del estabilizador de nitrógeno Agrotain® y el fertilizante Nitamin® son marcas comerciales pertenecientes a Koch Agronomic Services.
Marcas como la del empaque estructurado Intalox® y el empaque aleatorio Flexiring® son marcas comerciales que pertenecen a Koch-Glitsch.

Patentes y secretos de fabricación

Proteger la propiedad intelectual de la empresa es fundamental para garantizar que la empresa asegure el valor total de sus innovaciones técnicas. Debido a la naturaleza compleja de las patentes y los secretos de fabricación, usted debe comunicarse con el recurso legal de su empresa Koch a fin de que se tomen las medidas adecuadas para proteger las tecnologías recientemente desarrolladas.

Si se entera de una posible violación o uso indebido de las patentes o los secretos de fabricación de la empresa por parte de un tercero, debe comunicarse con el recurso legal de su empresa Koch para analizar la situación.

Patentes y secretos de fabricación de terceros

La empresa respeta los derechos de patente y secretos de fabricación válidos y exigibles de terceros en todo el mundo al evitar la violación o el uso indebido de tales derechos o al obtener licencias. Debido a la naturaleza compleja de las patentes y los secretos de fabricación, usted debe comunicarse con el recurso legal de propiedad intelectual de su empresa Koch, quien trabajará juntamente con la empresa para garantizar que se tomen las medidas adecuadas para proteger las tecnologías recientemente desarrolladas.

Aplicaciones de software desarrolladas por la empresa, código y documentación

Las aplicaciones de software desarrolladas por los empleados son propiedad de la empresa y, generalmente, son para uso exclusivo de la empresa. Se le prohíbe duplicar o distribuir estas aplicaciones sin autorización.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender un producto o servicio que desarrollo en mi tiempo libre?

Depende del producto o servicio. Al igual que muchas empresas, reclamamos un derecho de propiedad, en la medida en que lo permite la ley, sobre cualquier producto o servicio razonablemente relacionado con nuestra empresa, incluso si usted lo desarrolla en su tiempo libre. Actuar con integridad y garantizar que cumple sus obligaciones legales, requiere que obtenga una carta de autorización del Departamento Legal antes de comenzar a comercializar dicho producto o servicio.

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Uso apropiado de la propiedad intelectual de terceros

De la misma manera que está obligado a usar y proteger debidamente la propiedad intelectual de la empresa, tiene la obligación de garantizar el respeto a la propiedad intelectual de terceros. Esto es lo correcto y puede haber consecuencias legales importantes para usted y la empresa si usa indebidamente la propiedad intelectual de otros.

Información confidencial y sujeta a derechos de autor de terceros

Recopilar información acerca de la competencia por medio de fuentes públicas legítimas con el fin de evaluar los méritos relativos de sus productos, servicios y métodos de mercadotecnia, es correcto y, a menudo, necesario. Sin embargo, existen límites con respecto a las formas en que se puede obtener la información. Por ejemplo, recabar información confidencial de un empleado nuevo que trabajó recientemente para la competencia; presentarse con una identidad falsa con la esperanza de obtener información confidencial de la competencia, o acerca de ella; o compartir o usar la información confidencial de otras empresas obtenida al realizar el proceso de diligencia debida para posibles adquisiciones con objetivos distintos de la evaluación de la adquisición, está prohibido y podría ser ilegal.

Si la información está cubierta por un acuerdo de confidencialidad u obligaciones de restricción de uso que la compañía tiene con otra persona o empresa, como el emisor de una licencia de tecnología, compartir o usar tal información está sujeto a las condiciones del acuerdo con esa parte.

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Preguntas frecuentes

Trabajé en la adquisición de una compañía que no se concretó. Otro equipo está trabajando en una compra similar. ¿Puedo compartir información del proyecto?

Depende. En el caso de una posible adquisión, la empresa generalmente firma un acuerdo de confidencialidad antes de recibir información. Los términos del acuerdo podrían prohibir la divulgación y/o el uso de esa información para otros proyectos. Comuníquese con el Departamento Legal para analizar el asunto.

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Un proveedor me envió por error una copia de un informe que contiene información confidencial acerca del plan de negocios de un competidor. ¿Puedo entregárselo a nuestro Departamento de Mercadotecnia?

No. No debe continuar leyendo este informe, ni debe conservarlo o hacer copias. Dé conocimiento del documento a su gerente y al Departamento Legal para una disposición apropiada.

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Derechos de autor

Las leyes de derechos de autor protegen muchos materiales que usamos en el desempeño de nuestro trabajo. La música, las imágenes gráficas electrónicas e impresas, los logotipos y diseños de otras empresas, el contenido digital, los documentos escaneados, los artículos de periódicos comerciales, los planos de ingeniería y los videos y artículos en línea son algunos ejemplos. Las diapositivas de presentaciones, los materiales de capacitación, los modelos de gestión y demás materiales preparados por organizaciones o consultores externos están protegidos por las leyes de derechos de autor.

No reproduzca, distribuya ni altere el software, la documentación ni otros materiales sin una licencia válida u otro permiso previo del propietario del derecho de autor o su agente autorizado.

Para distribuir materiales protegidos por la ley de derechos de autor, tiene varias opciones:

Verificar si el material está cubierto por nuestro acuerdo de licencia corporativa multinacional de Copyright Clearance Center.

Divulgar el material en su formato impreso original o, si solo está disponible en Internet, divulgar el vínculo al material.

Solicitar permiso al propietario del derecho de autor para reproducir y distribuir el material.

Preguntas frecuentes

Me gustaría usar un video o artículo que encontré en un sitio web como parte de mi trabajo en una presentación para mi equipo. ¿Puedo hacerlo?

Depende. Los factores relevantes pueden incluir la fuente del video o artículo, el método para compartir y el propósito de hacerlo. El creador de un video o el autor de un artículo es el propietario original del derecho de autor. El hecho de que un video o artículo haya sido publicado en un sitio web no le da derecho a copiarlo. Muchos sitios web solo le permiten descargar un video o imprimir una copia de un artículo para uso individual. Busque formas adecuadas de compartir el conocimiento. Las opciones pueden incluir divulgar el vínculo del sitio web, insertar un vínculo al video o solicitar permiso al propietario de los derechos de autor.

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Contratos de licencia de software

El software con licencia para su uso en los equipos de la empresa generalmente está creado y cuenta con derechos de autor de otras empresas y puede estar sujeto a restricciones con respecto a su uso y distribución. La empresa generalmente recibe y usa este software conforme a contratos de la licencia y no tiene los derechos de propiedad. Copiar o usar el software en equipos no autorizados podría ser ilegal y violar el contrato de la licencia.

Use el software solamente según los términos especificados en el correspondiente contrato de la licencia del software. Usted tiene la responsabilidad de comprender y cumplir con la política sobre software de su empresa Koch y todos los contratos de licencia de software. Si un contrato de licencia de software en particular no es claro, comuníquese con su recurso local de TI.

Copiar, usar o distribuir software no autorizado

No haga, use ni distribuya copias no autorizadas de ningún software bajo ninguna circunstancia.

Preguntas frecuentes

¿Se admite que instale freeware, shareware, etc. en la computadora de la empresa?

No instale ningún producto de software, incluso cualquier software que pueda haber comprado para uso personal, en una computadora de la empresa sin la autorización de su líder de TI de la empresa. Esto puede ayudar a garantizar que se cumplan todos los requisitos de licencia y que el software sea adecuado para usarse en la computadora.

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¿Pueden transferirse las licencias de software de un empleado o representante de la empresa a otro empleado o representante de la empresa?

Todas las transferencias de licencias deben ser consultadas con su recurso de TI. Algunas licencias prohíben las transferencias entre empleados o requieren de un tratamiento especial.

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¿Cuál es la política con respecto a las compras de software?

Las compras de software se coordinan a través de su recurso de TI y deben seguir la política de compras de software de su empresa Koch para garantizar la administración y auditoría global de nuestras licencias de software.

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Gestión de los registros e información de la empresa

La información es un activo valioso y es responsabilidad de todos garantizar que la información relacionada con los negocios de la empresa, independientemente de cómo fue creada o dónde se la almacene, es administrada de manera eficaz y eficiente, desde la creación hasta la disposición final.

Las expectativas con respecto a la administración de registros e información de la empresa son las siguientes:

Cumplir con las leyes y reglamentos vigentes que exigen la retención de ciertos tipos de registros.
Administrar y conservar registros conforme a la política de retención establecida de su empresa Koch.
Solo crear o almacenar registros en los lugares aprobados.
Preservar todos los registros que puedan ser relevantes para cualquier investigación gubernamental, auditoría o litigio en curso o previsto o que estén sujetos a retención judicial.
Conservar información de archivo que tenga importancia histórica para la empresa.
Garantizar que los registros vitales estén identificados, protegidos contra la destrucción y disponibles para la continuidad del funcionamiento de la empresa en caso de un desastre.
Desechar los registros que han satisfecho los períodos de retención pertinentes, no están sujetos a ninguna retención judicial y no tienen ningún valor comercial actual.

Registros comerciales precisos

La empresa requiere registros comerciales precisos y completos. Esto incluye todos los registros comerciales, tales como los registros ambientales, de seguridad, operacional, de personal y financieros.

Para garantizar esto, usted debe hacer lo siguiente:

Elaborar registros de manera precisa y completa.

Firmar o aprobar solo los registros que sean precisos y estén completos.

Divulgar información solo según lo autorizado por la política de la empresa.

Jamás dar información falsa ni actuar engañosamente. Esto incluye la captura de información falsa en los libros y registros de la empresa, la destrucción no autorizada de documentos, la falsificación de documentos, la presentación o el pedido de falso testimonio, o la participación en cualquier acto destinado a encubrir, ocultar, confundir o esconder una transacción o acción fraudulenta.

Preguntas frecuentes

Creo que una compañera de trabajo está declarando horas que no trabajó. ¿Qué debo hacer?

La declaración falsa de horas que un empleado no ha trabajado demuestra falta de integridad y es un problema grave. También genera mayores costos a la empresa y es una forma de robo. Denuncie su inquietud mediante una de las muchas opciones disponibles.

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¿Qué sucede si mi supervisor me pide que no informe mis horas extras?

La ley y la política de la empresa son suficientemente claras en este sentido. Debe informar correctamente todas las horas trabajadas sin excepción. Debe denunciar el comportamiento de su supervisor mediante una de las muchas opciones disponibles.

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Se supone que debo verificar los medidores de un equipo en cada turno. Ayer lo olvidé. Casi siempre obtengo la misma medición. ¿Es correcto que simplemente llene la lectura de ayer con los datos de hoy?

Absolutamente no. Todo lo que hacemos se basa en mediciones sinceras, precisas y con datos confiables. Ponga en práctica la honestidad y la humildad reconociendo que cometió un error. Los errores pueden volverse particularmente graves cuando los empleados intentan cubrirlos.

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Solicitudes externas de información

Para garantizar el manejo apropiado, dirija las consultas externas al departamento o personal correspondiente.

Dirija todas las consultas de organismos normativos al Departamento Legal o a los recursos correspondientes dentro de la empresa, tales como Recursos Humanos o profesionales de Medioambiente, Salud y Seguridad.
Dirija todas las consultas de medios de comunicación o comerciales que solicitan una respuesta de la empresa a la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales, la cual identificará al vocero correspondiente.
Dirija todas las consultas acerca de empleados actuales o anteriores a su líder de Recursos Humanos.

Preguntas frecuentes

Recibí una llamada del representante de un organismo gubernamental que me hace preguntas acerca de las operaciones y actividades comerciales de la empresa. ¿Qué debo hacer?

Debe informar amablemente al representante que es parte de la política de la empresa cooperar con el gobierno, pero que usted le devolverá la llamada. De inmediato, debe comunicarse con el Departamento Legal para solicitar orientación.

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