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第 3 章

公司资产和创意的正当使用

“有人曾问过我，我从著作《做大私企》(The Science of Success) 中得到了多少版税。我解释称，由于这本书是在工作时间内使用公司资产和资源写成的，因此全部版税均付给公司，而非我本人。在这一方面，没有任何人可免于遵守我们的规则。”

—Charles Koch

谨慎沟通

准备所有通讯时，都必须以负责的态度进行，并且考虑计划的商业目标。沟通还必须与我们的价值观和本守则保持完全一致。

在所有的沟通中，必须实事求是，避免使用夸大、不合适的语言，以及有损人格的言辞或描述。这一要求适用于所有类型的沟通，无论是书面的还是口头的，且包括电话中的对话、电子邮件、即时消息、语音邮件、日程计划表记录以及其它非正式的记录或备忘录。

认真思考下列问题：

  • 确定沟通的最佳方法。电话会议或面对面会议是否更好？
  • 清楚表明交流的目的。扣紧主题。
  • 内容是否属实？ 请不要使用可能被认定为有冒犯、煽动、骚扰或其他不恰当嫌疑的语言或呈现类似的信息。
  • 除非有明确的业务需求，否则不要推测结果、结论或场景。
  • 请勿下法律定论，除非您有足够的资质。只有在律师指示或寻求律师的合法忠告时，可要求律师/当事人之间的信息披露豁免权。
  • 只有经过授权才能代表公司发言，并且注意发言时不能带个人观点。如果您在公开论坛上以个人名义支持或认可我们公司的产品、品牌或服务，请务必披露您与公司的关系，并在您的个人帖子中明确表明您是代表本人发言。
  • 请考虑在没有上下文的情况下所传达的信息给他人的感觉如何。以须知为准提供信息。适当时给通讯内容标记上机密。
  • 发送之前三思而后行。就说什么、如何说做出良好判断。

    常见问题

      有一个博客，在那里我会和一些与我从事同样职业的人交流信息。我发现有些人的回复中包含了他们所在工作场所的自动签名，这些自动签名反映出他们的姓名、头衔和公司信息。公司的事情。我可以使用该博客吗？

      在寻找或发布信息时您应该尊重事实，并且牢记保守公司机密和谨慎沟通要求。在外部博客或其它论坛发布的信息是向一般大众公开，并且可能保存很长一段时间。此外，自动签名的内容可能被人误解为代表公司，而事实却并非如此。您不可以做任何可能被误解为代表公司的事情。

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      隐私权的相关规定

      用于公司业务的电子通讯工具须在法律许可的范围内受到公司的监控。公司有权访问这些工具，并将其内容用于合法目的。

      在我们开展业务的某些国家／地区，有关用于公司业务的电子通讯工具的隐私权问题，当地法律要求出台更具体的公告和政策。如果您所在的地方有此类要求，我们会在本守则之外把它们单独列出提供给您。

      公司不担保私下使用公司提供的电子通讯工具的可靠性。如果您需要传输个人敏感信息，您应该考虑使用公司提供的电子通讯工具以外的通讯方式。

      电子通讯工具的正当使用

      公司提供多种电子通讯工具，供员工日常使用。这些工具能够提升我们在市场上的竞争优势。技术的不断变革将使公司批准供员工使用的通讯工具的数量和类型增加。

      无论您使用何种公司批准的通讯工具，我们希望您以可接受的方式，并出于正当目的使用这些工具。本政策适用于关于公司业务或涉及公司员工的所有通讯。 

      适当和可接受的使用

      • 内部（同公司其他员工）和外部（同客户、供应商和生意伙伴）的业务通讯。
      • 出于适当的业务、技术和研究目的获取信息。
      • 有限的私下使用，前提是不能影响您常规的工作责任、不过度使用或者没有导致不适当或未经批准的开销。员工和上级主管应根据员工的角色、职责以及具体情况讨论什么属于不可接受的开销，以及向公司报销是否合适。

      不当和不可接受的使用

      • 没有经过适当授权或同意就披露公司专有或机密信息，无论这种情况是无意还是有意，也无论是发生在公司内还是公司外。
      • 存取、分发或储存可能对其他员工不道德、不适合、冒犯性、无礼、骚扰或人身攻击的资料。
      • 从事公司之外的业务。
      • 在未获法律部门许可的情况下传送法定机密信息。
      • 假冒他人或公司的身份。
      • 从事非法活动。
      • 违反版权法发送、接收、转发或复制信息。
      • 使公司网络负载，如过度使用音乐和视频流。
      man in protective gear leaning and posing for camera

      常见问题

        我可以使用公司提供的移动电话拨打私人电话吗？

        员工有限度地将通讯工具用于私人用途是可以接受的，前提是不会导致不适当或未经批准的支出，例如长途电话或其它使用收费。

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        攻击性或骚扰性通讯

        不容许查看、获取、传输或转发不当内容，如潜含冒犯性的笑话、图像或者其它资料，这些资料描述裸体、性或肤色、种族、宗教信仰、性别或性别认同、性取向、原始国籍、公民身份、民族、年龄、残障、妊娠、资历、遗传信息或其它受法律保护的要素或与之相关的内容。

        如果您收到有不适当内容的电子邮件，请马上将其删除。请不要将该其转发到内部或外部电子邮件地址。作为进一步的防范，如果您认识寄件人，则应告知其不要向您的商业地址发送类似邮件。如果类似资料由未知寄件人发送，通常您不应联系寄件人，但应联系 IT 支持部门或您的主管。

        常见问题

          电子数据和系统安全的相关规定

          信息系统和电子数据是重要的资产，支持着整个公司的业务运营和决策制定。

            每个员工在确保我们的信息系统和电子数据的总体安全方面扮演着重要角色，包括：
            • 遵守科氏公司关于公司信息系统和数据安全的政策和惯例。
            • 保护好密码，仅在经过良好判断的有限情况下共享这些密码。
            • 采取防范措施，保护电脑工作站和移动设备不被窃取或丢失。
            • 确保根据信息的敏感和保密程度实施适当的信息访问控制并定期进行审查。
            • 不得试图修改、规避或破坏公司信息安全保护措施或流程。
            • 确保交换、储存、处理或管理公司数据的第三方信息系统时，都接受过科氏公司适用的信息技术风险评估。 
            • 安全使用电脑。能够敏锐地识别可能出现的获取或取得对公司电子数据的访问权的欺诈行为。
            • 向可行途径报告任何可疑或已知的系统安全事件。

            如您不确定该如何履行这些责任，请联系您的 IT 支持部门。

            常见问题

              如果我在出差时需要在笔记本电脑上传输他人（例如公司员工、客户、供货商、供应商、求职人员）的个人资料。我应该怎样做才能保护好数据？

              请谨慎考虑是否需要在任何移动设备上存储和传输个人资料。如果您必须这样做才能完成工作，请限制传输的个人资料的数量，并确保采取了公司提供的信息技术安全预防措施（例如加密）。

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              如果我的移动设备遗失或被盗，请问我该怎么做？

              如果储存或能够访问与公司业务相关信息的任何移动设备（例如笔记本电脑或智能手机）遗失或被盗，必须向科氏公司的适当部门报告此事。 

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              使用非公司提供的技术

              将非公司提供的通讯工具用于业务目的可能导致公司信息泄露、信息遗失或被盗、未经授权访问信息以及不符合公司信息管理规定的风险有所增加。 

              您必须遵守科氏公司的批准流程和科氏公司实施的有关将非公司提供的技术用于开展公司业务的任何其它要求。当获批准使用非公司提供的技术时，采取所有适当预防措施并尽快将业务记录转移到获批准地点。

              公司财产的安全和正当使用

              保护我们的人员和财产是全体员工的共同责任。这样做时，员工必须诚实地管理资产，避免误用、欺诈、盗窃、挪用或其它不正当或非法转移公司资产的行为。这包括误用公司签发的信用卡或提交欺诈性报销申请。通过可行的报告途径报告任何企图或实际违反访问控制或财务控制的行为。

              对设备、用品和材料进行防盗保护或避免未授权的使用可减少损失。向您的经理、安保人员或您的合规及道德规范部门报告可疑人员或活动可进一步避免安全事件的发生。 

              常见问题

                我的主管给我一张发票，并要求我将此发票计入我的公司信用卡上，然后交给她批准和报销。我应支付这张发票吗？

                我的主管给我一张发票，并要求我将此发票计入我的公司信用卡上，然后交给她批准和报销。我应支付这张发票吗？

                不行。每名员工都要为支付的费用负责。在此情况下，能证明这笔开销的您的上级主管应支付该张发票，并递交给她的上级主管批准，即使总额是在您的上级主管批准范围内也是如此。

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                我看到有人在无陪同人员的情况下四处走动并对公司设施进行拍照。我应该怎么办？

                只有得到相关业务部门领导或当地现场管理部门的批准才能对公司资产进行拍照。未经授权即对公司资产进行拍照可视为监视行为，该行为应为可疑行为。此外，这种拍摄行为可能会导致知识产权损失。如果您看到有此类行为发生，请立即报告相关安全部门或管理层成员。

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                我平常会将公司分配给我的笔记本电脑带回家，并带去出差。请问我可以将电脑放在无人看管的车内吗？

                如果遗失笔记本电脑或任何便携式通信设备，后果将不仅仅是丢失公司资产，还会导致机密信息或个人资料的丢失。您应该在家中保管笔记本电脑以防遗失。如果您在到家之前需要停留一下，小心储存笔记本电脑或任何其它财产，把他们放在从

                车外无法看到的地方。

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                知识产权和机密信息

                创意、创作、创新和信息（统称为“知识产权”）的价值通常超过实物资产。我们必须依靠公司巨大的知识产权资产，才能研发出新的产品、促成新的商机，同时在激烈竞争的

                商业环境中保持公司既有的商业优势。

                您或他人代表公司创建的，或与公司业务相关的知识产权归公司所有。若我们无法妥善保护并珍视自己的知识产权，等于是放弃这些知识产权的相关权利，并将因此失去这些知识产权带来的竞争优势。

                所谓的知识产权包括：

                • 商业秘密以及机密和专有的业务信息
                • 商标和商品名称
                • 拥有版权的信息
                • 拥有专利及尚未申请专利的技术

                公司的知识产权可能是机密的，并且包含专有信息。勿将机密和专有信息透露给公司内部或外部的其他人，除非这些人基于合法要求必须知悉这些信息，且已同意保密。在披露之前必须经过适当的授权和协议。

                man looking at microscope
                  这类机密和专有信息的典型范例包括：
                  • 商务流程和系统
                  • 公司策略
                  • 客户名单
                  • 财务数据
                  • 法律和法规事宜
                  • 制造方法
                  • 营销策略
                  • 商业模型建构技术以及其它分析和/或管理技术
                  • 组织结构图
                  • 未公布的专利申请或可取得专利的，或潜在可取得专利的发明
                  • 价格信息
                  • 产品配方
                  • 销售资料和策略
                  • 由公司研发的软件
                  • 技术性数据、流程和设备
                  • 技术性产品和流程信息
                  • 商业机密和技术信息 (Know-How)
                  • 某些司法管辖区内员工的个人信息

                  常见问题

                    参观某些非本公司场所时，我被要求在进入前填写访客登记或签署保密协议。我应该怎么办？

                    在参观前，请接待方先行提供一份您需要签署后才能入内的协议文件。这样，您在抵达后就不会太过惊讶。许多机构要求访客进行登记，有时可能要求签署保密协议后方可入内。如果不会使您或公司承担超出本守则中表述的尊重他人知识产权要求的话，那么您可以签署访客登记或保密协议。公司法务部必须审查所有可能进一步约束公司的协议。最好确认必要的协议已事先签署好。否则，倘若您不能满足这些机构的要求，您可能只能谢绝进入该机构或者取消该会议，直到您能签署适当的协议为止。

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                    保护公司的知识产权

                    凡是公司的知识产权，均不得用来谋取个人或公司以外人员的利益。

                    请务必谨慎从事，不要丢失或乱放机密信息，也不要让机密信息处于无人看管的状态或放在其他人可轻易访问的地方，例如打开的计算机文件、不受限制的共享驱动器或者留在复印机或办公桌上的文档。保护机密信息，并在用完后正确处置这些材料。在以电子方式发送公司机密信息时，只能使用经过公司授权的硬件和软件。不要随便在其他人可能无意听到的地方谈论机密信息，例如使用视频会议、免提电话、手机和在公开场合谈话时。您必须始终遵守科氏公司已建立的特定安全性措施或程序。

                    当雇佣关系终止时，保护公司机密信息和知识产权的义务仍然持续。请将所有物品、文档、资料和文件（包括计算机资料和数据库）悉数归还公司。离职员工不得以任何形式私自保留属于公司的机密信息或知识产权的副本。

                    常见问题

                      我周一到周五晚上要前往大学进修，因此想要引用公司的部分信息来完成我的作业。请问这么做违反公司政策吗？

                      有可能。在职期间我们所制作、使用或掌握的信息多半属于公司的机密及专有信息。有一部分信息固然属于公开信息，可以在各种场合使用，可能也适合用作作业数据，但员工仍不应大胆假设任何公司信息属于公开信息。在您将公司信息用于公司职责以外的任何目的之前，请先向您的主管确认。

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                      将公司的知识产权发布到网上（例如互联网公告栏或博客）可以接受吗？

                      不能。除非获得法务部的授权，否则不得发布公司的知识产权。如果知识产权属于

                      机密信息，不得向公司以外的任何人披露，除非这些人基于法律要求必须知悉这些信息以开展公司业务，并已同意保护这些信息的机密性

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                      商标的使用

                      向我们的客户和社区呈现统一形象具有重要的内在价值。我们的企业品牌和其它商标是珍贵的资产，妥善使用我们的商标并遵守公司品牌指引或标准至关重要。使用、保护和行使我们的权利，维护我们的品牌及企业身份的优势和价值同样十分重要。

                      不得以任何不同于公司品牌指引或标准的形式复制商标，且相关商标必须符合所有适用法律。

                        我公司商标举例：
                        • Principle Based Management™（以原则为基础的管理模式™）、Principled Entrepreneurship™（有原则的企业家精神™）和 Koch® 标识等标志都是 Koch Industries 的商标。
                        • Brawny® 纸巾和 Quilted Northern® 面纸等品牌都是 Georgia-Pacific Consumer Products 的商标。
                        • Mini-Fit® 连接器和 Picoflex® 连接器等品牌都是 Molex 的商标。
                        • Gold Diesel® 燃料和 SureSol® 特种溶剂等品牌都是 Flint Hills Resources 的商标。
                        • Agrotain® 氮素稳定剂和 Nitamin® 肥料等品牌都是 Koch Agronomic Services 的商标。
                        • Intalox® 规整填料和 Flexiring® 散堆填料等品牌都是 Koch-Glitsch 的商标。

                        专利和商业秘密

                        保护公司的知识产权对确保公司获得其技术创新的全部价值至关重要。由于专利和商业机密性质复杂，您应联系您的科氏公司的法律部门，从而采取适当措施来保护新开发的技术。

                        如果您发觉第三方可能侵犯或滥用公司的专利或商业机密，您应联系您的科氏公司法律部门进行分析。

                        其他专利和商业机密

                        公司通过避免侵犯或滥用相关权利或者获得许可的方式，以尊重世界各地其他人的合法可行的专利权和商业秘密。由于专利和商业秘密性质复杂，您应联系科氏公司的知识产权法律资源，其将与企业合作以确保采取适当措施来保护新开发的技术。

                        公司开发的软件应用程序、代码和文档

                        由员工开发的软件应用程序是公司的财产，通常由公司独家使用。公司禁止任何员工在未经授权的情况下复制或分发这些应用程序。

                        常见问题

                          我利用非办公时间研发了一些产品或服务。请问我可以销售这些产品或服务吗？

                          视这些产品或服务的内容而定。和大部分的公司一样，在法律许可的范围内，公司主张与公司业务合理相关的产品或服务的所有权，即使这些产品或服务是您利用非办公时间研发的。恪守诚信原则，并确保自己已履行了法定的义务，这就需要您开始在市场销售这种产品或服务前得到法务部的批准。

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                          他人知识产权的正当使用

                          正当使用并保护公司的知识产权是所有员工共同的责任。同样，您也有义务尊重他人的知识产权。这是正确的做法，如果您不当使用他人的知识产权，可能会给您个人和公司带来很严重的法律后果。

                          他人的机密和专有信息

                          通过合法的公开的来源收集竞争对手的相关资料，藉以评估对方的产品、服务和营销手法的相对优点，通常是适当且必要的行为。。然而，取得这些数据的方式可能会受到限制。例如，试图向曾为竞争对手工作的新员工套取竞争对手的

                          机密信息、假冒他人身份藉或以其它途径以从竞争对手处取得机密信息，或与潜在并购的相关实地调查过程中获得的他人公司机密信息被披露或适用于评估并购以外的目的，同样是被禁止甚或非法的行为

                          如果信息属保密协议范围，或公司需向其他个人或公司（例如技术许可证颁发者）承担使用受限义务，那么共享和使用这类信息将受到与相关方签署的协议条款的制约。

                          man wearing safety goggles smiling at camera
                          man wearing safety goggles smiling at camera

                          常见问题

                            版权

                            员工在工作时所使用的资料大多受到版权法的保护。这些资料包括音乐、电子及印制图像、其它公司的徽标和设计、数字内容、扫描文件、行业杂志文章、工程图、在线视频和文章等。。外部顾问或组织所提供的演示幻灯片、培训资料、管理模型或其它资料也受版权保护。

                            因此，在取得版权所有人或其授权代理人的事先许可或有效授权之前，请勿复制、分发或修改软件、文件或其它资料。

                            若要分发受版权保护的资料，请考虑采用下列方式：
                            确认这些资料是否已为我们的跨国公司在版权交换中心（Copyright Clearance Center，简称 CCC）立案的授权协议所包括。

                            传阅原始打印格式的材料，如果材料仅有网络版，传阅该资料的链接。

                            向版权所有人取得复制和分发许可。

                            常见问题

                              我想使用一段在某网站上找到的与工作相关的视频或文章，作为团队演示的一部分。可以吗？

                              这得看情况。相关因素可能包括视频或文章的来源、共享的方法及目的。视频的创作者或文章的作者是原始版权所有人。视频或文章发布在网上并不代表您有权进行复制。许多网站只允许您下载视频或打印文章副本，而且仅供个人使用。寻找分享知识的适当方法。你的选项包括提供网站链接、在视频中插入链接或获得版权所有人的许可。

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                              软件授权协议

                              授权在公司计算机上使用的软件通常是由其它公司制作的版权软件，可能具有使用和分发方面的限制。公司通常是在与对方达成授权协议之后，方能取得并使用这些软件，因此并不具有软件的所有权。在未经授权的计算机上复制或使用软件可能违法，甚至违反授权协议。

                              因此，使用这些软件时，请务必遵守软件授权协议中的详细条款。了解并遵守科氏公司的软件政策以及所有软件授权协议的内容是所有员工共同的责任。若您对特定软件授权协议的内容怀有任何疑问，请与当地的 IT 部门联系。

                              复制、使用或分发未经授权的软件

                              在任何情况下，您都不应该制作、使用或分发任何未经授权的软件备份。

                              常见问题

                                我是否能在公司计算机上安装免费软件或共享软件？

                                若未经您公司IT部门主管批准，不得在公司的计算机上安装任何软件产品，包括您可能购买供个人使用的软件。负责人可以帮助确认所有授权规定是否得到满足，并且该软件是否适合在此计算机上使用。

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                                有关软件采购的政策是什么？

                                软件采购要与您的 IT 资源部相配合，并且必须遵从科氏公司的软件采购政策，以确保公司对软件授权进行整体管理和审查。 

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                                管理公司记录和信息

                                信息是一种宝贵资产，不论信息创建的方式或储存的地点，确保公司业务的相关信息从创建到最终决定均得到有效和高效管理是所有员工共同的责任。

                                  公司的记录和信息管理规定如下：
                                  • 遵守要求保留特定类型记录的适用法律和法规。
                                  • 根据科氏公司制定的保存政策管理和保留记录。
                                  • 只在获批准地点创建或储存公司记录。
                                  • 保存所有可能与任何进行中的或预期的诉讼、稽核或政府调查相关的记录或者法律规定保留的记录。
                                  • 保留对公司有重要历史意义的档案信息。
                                  • 确保对公司运营至关重要的那些记录得以识别和免于破坏，及在出现灾难时仍可获得。
                                  • 对保留期限已满，法律未规定保留且已不再有商业价值的记录进行处理。

                                  准确的业务记录

                                  公司要求准确和完整的业务记录。包括所有业务记录，例如环境、安全、运营、人员和财务等记录。

                                  为确保这一点，您必须：

                                  准备准确和完整的记录。

                                  只签署或批准准确和完整的记录。

                                  只有在公司政策允许时，才能公开记录。

                                  决不公布虚假信息，或实施欺诈行为。其中包括在公司账簿和记录中登录虚假信息，未经授权销毁文件、篡改文件、提供或请求虚假证词，或从事旨在掩盖、混淆、误导或隐藏欺诈性交易或行动的任何行为。

                                  常见问题

                                    我发现有位同事正在申报她并未工作的时数。我应该怎么办？

                                    员工弄虚作假申报其并未工作的时数是一种缺乏诚信的表现，这是一个严重的问题。这样造成了更高的业务成本，是一种盗窃行为。通过可行的途径报告您的疑虑。

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                                    我的主管要求我不得申报加班时间，我该怎么办？

                                    相关法律和公司政策在这一领域的规定相当清楚。您必须准确地申报所有的工作时数，不能有例外。您必须通过可行的途径报告您主管的行为。

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                                    我应该在每次交接班时检查一台设备上的测量仪器。昨天我却忘记查看。我几乎每次都得到相同的测量结果。将今天的数据当作昨天的读数填上可以吗？

                                    当然不可以。本公司所做的每件事都是基于诚实和准确的测量结果及可靠的资料。通过承认您的错误来体现您的诚实正直和谦逊行事。如果员工企图掩盖错误，错误可能变得特别严重。

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                                    信息外部索取请求

                                    为确保妥善处理，请将外部查询交由适当的部门或人员处理。

                                    • 将所有行政机构的询问交由法律部门或公司内部相应部门处理，例如人力资源部门或环境、健康和安全部门专家。
                                    • 将所有来自新闻或商业媒体的需要公司回应的询问交由政府及公共事务部门处理，他们将确定合适的发言人。
                                    • 将所有关于现职或离职员工的查询交由当地的人力资源部门领导处理。

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