Foire aux questions

Faites preuve de bon sens et utilisez le matériel de l’entreprise. En fonction des circonstances, une utilisation occasionnelle et sans conséquence des biens de l’entreprise à des fins personnelles peut être acceptable. Pour toute question à ce sujet, discutez-en avec votre supérieur.

Oui. Une utilisation brève, occasionnelle et appropriée à des fins personnelles est acceptable.

Une utilisation modérée des outils de communication par les employés, qui n’a pas pour effet de générer des coûts inappropriés ou non autorisés, tels que des appels longue distance ou autres frais d’utilisation, est acceptable.

Envisagez avec soin la nécessité de stocker et de transporter des données personnelles sur un appareil mobile. En cas de besoin absolu pour accomplir vos tâches professionnelles, limitez le volume de données personnelles que vous transportez, et veillez à prendre toutes les précautions de sécurité informatique préconisées par l’entreprise, par exemple le cryptage.

Il convient de signaler aux interlocuteurs compétents de votre entreprise Koch la perte ou le vol d’un appareil mobile, par exemple un ordinateur portable ou un smartphone, qui comporte des informations, stockées ou accessibles, concernant les activités de l’entreprise. 

Non. Vous ne pouvez pas utiliser une carte de crédit de l’entreprise pour des dépenses personnelles.

Vous devez signaler le problème à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition afin que l’activité puisse être contrôlée.

Mon supérieur m’a donné une facture, m’a demandé de la mettre sur ma carte de crédit d’entreprise, et de la lui faire suivre pour accord et règlement. Est-ce que je dois payer la facture ?

Non. Chaque employé est responsable du règlement des frais qu’il engage. Dans le cas évoqué, c’est votre supérieur qui doit engager les frais, et il est tenu de les soumettre à son responsable pour accord, même si la somme en question s’inscrit dans sa limite d’approbation.

Il est permis de prendre les biens de l’entreprise en photo uniquement sur autorisation du responsable de l’unité fonctionnelle ou de la direction locale du site. Une photo des biens de l’entreprise sans autorisation pourrait signifier un acte de surveillance qu’il convient de considérer comme suspect. Par ailleurs, cette photo pourrait entraîner une perte de propriété intellectuelle. Si vous êtes témoin d’une telle activité, signalez-la immédiatement à la sécurité ou à un membre de la direction.

La perte d’un ordinateur portable ou d’un dispositif de communication portable signifie non seulement la perte d’un bien, mais aussi la perte d’informations confidentielles ou de données personnelles. Vous devez emporter l’ordinateur portable à l’intérieur de votre domicile pour qu’il soit en sécurité. Si vous devez faire quelques haltes avant d’arriver chez vous, rangez discrètement l’ordinateur ou tout autre bien à l’abri des regards dans le véhicule.

Avant votre visite, demandez à votre hôte une copie des accords que vous devez signer pour accéder aux lieux. Vous éviterez ainsi les surprises quand vous arriverez sur place. Plusieurs sites demandent aux visiteurs de signer un registre, et peuvent parfois exiger la signature d’un accord de confidentialité avant toute entrée sur les lieux. Vous pouvez signer le registre ou l’accord de confidentialité si cela ne vous engage pas, vous ou l’entreprise, au-delà de notre obligation de respect des droits de propriété intellectuelle d’autres entités, comme indiqué dans le présent Code. Les accords qui pourraient engager l’entreprise au-delà de cette obligation doivent être examinés par un interlocuteur du service juridique de l’entreprise. Il est préférable de veiller à ce que toutes les démarches nécessaires soient effectuées à l’avance. Dans le cas contraire, si vous ne pouvez pas répondre aux exigences d’admission du site, vous devrez peut-être refuser d’entrer ou reporter la réunion jusqu’à ce que vous puissiez conclure un accord acceptable.

C’est possible. Une grande partie des informations que nous produisons, utilisons ou contrôlons dans le cadre de notre travail pour l’entreprise sont confidentielles et exclusives. Si certaines informations sont publiques et peuvent être utilisées en dehors de l’entreprise, ou pour des finalités éducatives, il ne faut jamais présumer qu’elles sont publiques. Demandez l’avis de votre supérieur avant d’utiliser des informations de l’entreprise dans un but qui n’est pas lié à votre mission dans l’entreprise.

Si vous pensez que les informations dont ils discutent sont sensibles ou confidentielles, dites-leur poliment que leur conversation peut être entendue. Chaque employé a pour responsabilité de veiller à ce que des informations exclusives et confidentielles ne soient pas exposées au public.

Commencez par mettre l’information en sécurité, puis essayez de déterminer à qui ces documents appartiennent, et restituez-les à la personne en question. Si vous ne pouvez pas le faire, demandez de l’aide à un responsable du service de la conformité et de l’éthique ou au service juridique.

Non. Il vous est interdit de publier une propriété intellectuelle de l’entreprise, sauf si le service juridique vous en a donné l’autorisation. Si la propriété intellectuelle est constitutive d’informations confidentielles, elle ne saurait être divulguée à quiconque hors de l’entreprise, sauf en cas de besoin légitime d’en avoir connaissance pour mener à bien les activités commerciales et sous réserve d’un accord du maintien de la confidentialité des informations.

Seules les personnes autorisées à représenter l’entreprise peuvent le faire. Vous devriez contacter votre supérieur si l’information erronée vous préoccupe, afin qu’une personne compétente puisse répondre à la publication le cas échéant. 

Oui. Même après votre départ, vous êtes tenu de ne pas utiliser ni divulguer des informations confidentielles et exclusives. 

Cela dépend du type de produit ou de service. Comme de nombreuses autres entreprises, nous revendiquons un droit de propriété, dans les conditions prévues par la loi, sur tout produit ou service ayant un rapport suffisant avec notre activité, même si vous le développez pendant votre temps libre. Afin d’agir avec intégrité, et de veiller à respecter vos obligations juridiques, vous devez obtenir une décharge du service juridique avant de commencer à commercialiser un tel produit ou service.

Cela dépend. Dans le cas d’une acquisition potentielle, un accord de confidentialité est normalement signé par l’entreprise avant réception des informations. Les dispositions de cet accord peuvent interdire la communication et/ou l’utilisation de ces informations pour d’autres projets. Contactez le service juridique pour analyser la question.

Non. Vous devez arrêter de lire ce rapport, et vous ne devez ni le conserver ni en faire des copies. Portez le document à l’attention de votre responsable et du service juridique, pour qu’il soit traité de manière appropriée.

Cela dépend. Parmi les facteurs, il est pertinent d’inclure la source de la vidéo ou de l’article, la façon dont vous allez les présenter et la finalité. Le créateur d’une vidéo ou l’auteur d’un article demeure le détenteur initial des droits d’auteur. Le fait qu’une vidéo ou un article soit publié sur Internet ne vous confère pas le droit de copier cette vidéo ou cet article. Un grand nombre de sites Web autorisent uniquement le téléchargement d’une vidéo ou l’impression d’une copie d’un article à titre personnel. Cherchez un moyen de diffuser les informations de manière appropriée. Ceci peut impliquer, entre autres, de transmettre le lien vers le site Internet, d’incorporer un lien à une vidéo ou d’obtenir l’autorisation du titulaire des droits d’auteur.

N’installez aucun type de logiciel, y compris ceux que vous avez achetés pour votre usage personnel, sur un ordinateur de l’entreprise sans l’autorisation préalable du responsable de votre service informatique. Il vous aidera à vérifier que toutes les conditions de l’accord de licence sont respectées, et que le logiciel peut être utilisé sur l’ordinateur.

Tous les transferts de licence doivent faire l’objet d’une approbation par le responsable informatique. Certaines licences interdisent les transferts entre employés, ou nécessitent d’autres procédures particulières.

Les achats de logiciels sont coordonnés par votre service informatique, et doivent respecter la politique d’achat de logiciels de votre entreprise Koch pour garantir la gestion et la vérification mondiales de nos licences de logiciels. 

Falsifier une déclaration d’heures de travail révèle un manque d’intégrité, et constitue un problème grave. Cela entraîne également des coûts d’exploitation supplémentaires, et constitue une forme de vol. Faites part de votre préoccupation à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition.

La loi et la politique de l’entreprise sont très claires dans ce domaine. Vous devez déclarer avec précision toutes les heures travaillées, sans exception. Vous devez rendre compte du comportement de votre supérieur à l’un des nombreux interlocuteurs à votre disposition.

Surtout pas. Tout ce que nous faisons est basé sur des mesures honnêtes et précises, ainsi que sur des données fiables. Faites preuve d’intégrité et d’humilité en reconnaissant votre erreur. Les erreurs peuvent s’aggraver en particulier lorsque les employés tentent de les dissimuler.

Vous devez poliment informer le représentant que l’entreprise a pour politique de coopérer avec l’État, mais que vous le recontacterez plus tard. Adressez-vous immédiatement au service juridique pour obtenir des conseils.