CHAPITRE 6

Interactions avec les pouvoirs publics

Nous devons connaître les lois et les normes éthiques en vigueur du gouvernement avec lequel nous traitons. Celles-ci peuvent être plus strictes que les lois et les normes qui concernent nos clients et fournisseurs du secteur privé. En général, ces lois sont destinées à garantir une divulgation intégrale, précise et dans les temps, ainsi qu’un déroulement

éthique des relations avec le gouvernement.

Toutes les communications et les informations fournies aux pouvoirs publics doivent être précises, exhaustives, et respecter les délais impartis. Veillez à ne jamais formuler d’assertion inexacte, faire de fausse déclaration ou omettre de mentionner un fait important, et évitez les apparences d’irrégularité lors des négociations avec des organismes d’État ou leurs représentants, employés ou parties contractantes. Les paiements ou la remise de choses de valeur, à quelque fin que ce soit, à une entité gouvernementale ou un agent public doivent être comptabilisés conformément aux politiques et pratiques de l’entreprise. Cela s’applique à tous les paiements effectués directement par l’entreprise, ainsi qu’à ceux effectués par un agent ou un représentant au nom de l’entreprise.

Toute violation de ces exigences peut engager la responsabilité pénale et/ou civile de l’entreprise et de l’employé.

« Nous pensons que les collectivités et les gouvernements sont plus susceptibles de permettre aux entreprises de se développer et de prospérer si celles-ci s’affichent comme les fers de lance du respect de l’environnement, de la santé, de la sécurité et de la conformité réglementaire. Chacun profite de la création et de l’amélioration de l’emploi grâce à l’application du Principled Entrepreneurship™ (Esprit d’entreprise guidé par les principes directeurs) »."

— Charles Koch

Interactions avec les pouvoirs publics

La définition de « pouvoirs publics » peut être très large, et inclut :

Les employés ou les organismes que l’on peut facilement identifier comme des représentants de l’État, par exemple les membres de l’Assemblée législative, de la magistrature, de l’exécutif ou de l’administration, ou tout autre dirigeant politique élu ou nommé, ainsi que leur personnel respectif.
Les municipalités et leurs intervenants d’urgence, par exemple la police, les pompiers et les services médicaux d’urgence.
Dans certains cas, les membres de la famille des fonctionnaires.
Les agents non gouvernementaux agissant pour le compte d’un organisme gouvernemental.
Les entrepreneurs principaux agissant au nom d’un organisme gouvernemental ou dans le cadre d’un contrat conclu avec celui-ci.
Les hôpitaux, les universités ou les organismes de recherche publics ou financés par l’État.
les « intermédiaires » de l’État, notamment les fonctionnaires et les employés des sociétés dans lesquelles l’État détient des parts majoritaires ou non.

La loi peut assimiler les relations avec les employés des entreprises publiques à des relations avec les pouvoirs publics, même si ces entreprises sont gérées comme des sociétés privées, ou que les salariés ne se considèrent pas comme des fonctionnaires.

Soumissions et communications auprès des pouvoirs publics

Les soumissions et communications auprès des pouvoirs publics peuvent inclure des déclarations orales ou écrites faites aux représentants de l’État, ou d’autres rapports ou exposés écrits qui sont préparés en réponse à une exigence ou une demande de l’État.

Si vous, un agent ou un représentant de l’entreprise, êtes en relation avec une entité publique ou ses représentants :

Veillez à ce que tous les documents et rapports soient précis, complets, et à ce qu’ils respectent les délais. Ceci s’applique à toutes les pièces justificatives qui peuvent être réclamées.

Signalez immédiatement à votre supérieur toute fausse déclaration, tout malentendu, tout oubli significatif, ou toute autre erreur, volontaire ou involontaire, afin que le problème puisse être résolu conformément à la loi et à la politique de l’entreprise.

Pour représenter l’entreprise dans les soumissions et communications auprès des pouvoirs publics, vous devez avoir reçu l’autorisation de la part d’un responsable compétent. Si vous n’avez pas été spécifiquement autorisé à soumettre des informations au gouvernement, vous n’êtes pas en droit de le faire.

Les soumissions et communications auprès des pouvoirs publics peuvent inclure :

S’engager auprès de l’État au nom de l’entreprise.
Certifier la conformité.
Accorder une autorisation, une exécution ou d’autres conditions liées à l’activité de l’entreprise qui ne sont pas déjà prévues par la loi.

Marchés publics

Les relations contractuelles et commerciales avec des entités publiques sont sensiblement différentes de celles entretenues avec les autres organisations. Dans les contrats privés, les parties ont le pouvoir, avec certaines restrictions, de choisir leurs propres conditions et voies de recours. Ce n’est pas le cas lorsque les contrats sont conclus entre une partie du secteur privé et l’État. Les conditions et les voies de recours des contrats publics sont clairement définies par la loi.

C’est pourquoi, seules certaines personnes au sein de l’entreprise sont autorisées à négocier ou à conclure un contrat avec une entité publique.

Toute fausse déclaration ou toute réclamation non fondée auprès d’un représentant de l’État, à des fins de collusion ou dans le but de solliciter le paiement d’une prestation non fournie, est illégale. Il peut également exister des exigences supplémentaires concernant la documentation ou la certification de la performance. Elles ne sont pas définies par les modalités du contrat, mais par la loi. De plus, vous devez être attentif aux exigences et aux conditions contractuelles gouvernementales susceptibles d’être transférées de l’entrepreneur principal du gouvernement à l’entreprise en sa qualité de sous-traitant. Les gratifications ou les incitations telles qu’une promesse d’emploi, des voyages ou même des repas, sont illégales si une telle proposition risque d’influencer – ou est destinée à influencer – un fonctionnaire dans le cadre de ses obligations professionnelles.

Si vous avez des raisons de penser qu’un employé a commis un des actes décrits ci-dessus, ou qu’un employé a enfreint d’une autre manière les conditions d’un contrat public, adressez-vous à votre supérieur, à un responsable du service de la conformité et de l’éthique, au service juridique, ou à la GuideLine.

Activités et contributions politiques

L’entreprise nous encourage à exercer notre droit de vote, et à participer au processus politique. Si vous êtes intéressé par la politique, vous devez être prudent et exprimer vos opinions en tant que personne, et non en tant que représentant de l’entreprise. En général, vous devez vous consacrer à vos activités ou à vos donations politiques pendant votre temps libre, à vos propres frais, sans utiliser les fournitures ou les locaux de l’entreprise. Il est interdit à l’entreprise de rembourser la contribution politique personnelle d’un employé.

Comme tout citoyen responsable, l’entreprise peut participer au processus. Cependant, la participation politique des entreprises fait l’objet de nombreuses règles, et s’avère complexe. De ce fait, l’utilisation des ressources de l’entreprise pour, ou l’exécution d’un versement avec les fonds de l’entreprise à, un parti, un candidat ou une campagne politique est possible seulement si la loi l’autorise, et avec l’accord préalable d’un responsable de la conformité et de l’éthique, du bureau des affaires publiques et gouvernementales, ou du service juridique. Ceci inclut la venue de candidats dans les locaux de l’entreprise au cours de leur campagne électorale.

FAQ

Un de mes amis est candidat aux élections locales, et j’aimerais l’aider dans sa campagne. Cela ne pose pas de problème, n’est-ce pas ?

C’est exact. Votre soutien personnel ne regarde que vous. Assurez-vous simplement de ne pas utiliser les ressources de l’entreprise, telles que le matériel et les fournitures de bureau, votre temps de travail ou le nom de l’entreprise pour faire avancer la campagne.