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第1章

質問や懸案事項の提起およびガイダンスの要請

私たちには、コンプライアンスまたは倫理的な行動について質問し、懸案を提起する明確な責任があり、それらを行う勇気を持つ必要があります。法的要件に違反している可能性のある行いについて知ったとき、または疑いを持ったときは、その情報を誠意をもって上司に報告する責任があります。何らかの理由で、問題を上司に報告することにためらいを覚える場合や、上司が問題に適切に取り組んでいないと考える場合は、上司に報告する以外の方法もあります。  自分自身の行いが正しいかどうか確信が持てない場合は、当社が設けている報告先のいずれかに支援を求めてください。

「当社のチャレンジプロセスは、開かれた誠実で客観的な討論を相手を尊重しつつ行う意思があるかどうかにかかっています。各自は現状に挑戦し、我々自身の考えや提案、行動への挑戦を謙虚に検討しなければなりません。これは、チャレンジを受ける者同様、チャレンジを行う者にも当てはまります。」

- チャールズ・コーク

質問や懸案事項の提起およびガイダンスの要請に関する報告先

声を上げることが重要です

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声を上げる方法:

  • 直属の上司
  • 経営陣のメンバー
  • 地域または本社の人事責任者
  • コンプライアンスおよび倫理部のメンバー
  • 法務部の弁護士
  • ガイドライン に連絡

 www.mykochguideline.comから、オンラインで報告できます。電話でガイドラインに連絡する場合、勤務先と勤務国を選択すると、海外フリーダイヤル番号が表示されます。海外フリーダイヤル番号の掲載されたポスターが職場に掲示されている場合もあります。

ガイドラインは、独立した第三者が秘密裏に運営しています。これは24時間年中無休体制で利用でき、皆さんからの質問をするに対応しています(現地の法律で認められている場合、匿名による受け付け可)。ガイドラインは、複数の言語でも利用できます。コンプライアンス・倫理部門は、ガイドラインのスペシャリストからの通知を受けて、適切な措置を検討し、決定します。

ガイドラインでは、報告に含まれる個人情報の使用、保存、転送、開示、保護について適切に対処します。これには、確実かつ法的な情報の収集・処分も含まれます。

よくある質問

    はい。スチュワードシップは適切な意思決定を推進します。 誠実さ、スチュワードシップ、コンプライアンスという私たちの価値観は、当社の成功の鍵となります。

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    指示した者が誰であろうと、違法行為は絶対にしてはなりません。指示されたことが、規範または会社の方針に違反すると考えられる場合は、行動に出る前に、「立ち止まって、考え、疑問がある場合は質問」してみてください。自分の懸念が適切に対処されていない場合は、当社が設けている報告先のいずれかに、その旨を報告する必要があります。

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    報復禁止ポリシー

    誠意に基づいて、倫理的な行動や法的要件の遵守責任について質問や懸念の提起を行った社員に対し、報復、懲罰、または嫌がらせを行うことは、会社の方針に反することであり、固く禁止されています。 「誠意に基づく報告」が必ずしも真実と一致しているとは限りませんが、懸念を報告したり、質問する際は、真実の情報をすべて提供していることに確信を持つ必要があります。

    よくある質問

      いいえ。当社ポリシーでは、誠実な懸念を率直に届ける限りは、単に懸念を提起したからといって報復対象となることを禁じています。報復はどのような形にせよ、当社のポリシーの違反となります。当社では、法的要件への準拠および倫理問題に関する懸念や質問は、当社が設けている報告先を利用して表明するよう求めています。

      誰か他の人について報告する場合でも、または自分が報告の対象となっている場合でも、全社員が常に敬意を払い、誠実さを忘れないようにするべきです。自分が報復の対象となっていると感じられる場合は、当社が設けている報告先のいずれかに連絡しなければなりません。

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      自分が報復の対象となっていると思われる場合は、直属の上司または当社が設けている報告先のいずれかに報告しなければなりません。

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      報告の内部調査

      当社では、違反行為がどこで起こった場合でも、そのような行為を特定し、是正するよう取り組んでいます。懸念として報告された問題はすべて、早急に検討され、妥当な調査を通じて対応に関して決定が下されます。調査にあたっては、全面的に協力することがすべての社員に求められています。この協力には、答えることがためらわれる場合でも、その結果としてさらなる質問が生まれる場合でも、常に誠実、正確、かつ完全に質問にすべて答えることが含まれます。調査は、独立性と公平性についての必要性を適宜考慮し、懸念の調査に適したリソースが実行しなければなりません。当社の法的かつ倫理的責任に基づき、当社は調査の機密性を保持します。

      是正措置と社員に対する懲罰

      法律、本規範、その他の会社の方針や規範、業務規則に違反したすべての社員は、適用法、雇用契約、労働協約に基づき、解雇を含む妥当な懲戒処分の対象となります。

      実際にどのような懲戒処分が下されるかは、以下を含むがそれらに限定されない多くの要因によって決定されます。

      • 違反行為の内容、重大度、および頻度。
      • 違反行為についてどの程度認識していたか、どの程度の責任を負っているか、その行為が社内外の関係者にどのような影響を与えたか。
      • 社員がどの程度直接的に関与していたか。
      • 社員が自らの違反行為を自発的に報告したり、責任を認めたかどうか。
      • 業績の要因などを含む社員の経歴。

      誠実な意思決定をする

      ビジネスや業務上のさまざまな状況において、倫理的な行い、つまり「正しい」行いを見極めることは必ずしも容易ではありません。取るべき行動が法律やポリシーに明確に規定されている場合もありますが、公正かつ妥当な行動方針を決定するために、解釈が必要とされる状況の方が一般的です。

      一人で状況を検討しても、他者の知識を求める場合と同じ質の意思決定ができるとは限りません。他者の有用な知識を意思決定プロセスで使用することで、すべての要因と代替案が考慮される可能性が増します。

      意思決定の際には、次のことを自問します。

      • 役に立つ他のリソースはあるか。
      • 本規範と私たちの価値観に沿っているか。 
      • それを行うのは正しいか。

      問題解決に利用できる複数のリソースがあります。上司や経営陣、勤務先や本社の人事部責任者、コンプライアンス・倫理リソース、法務部の弁護士に尋ねることができます。

      よくある質問

        「立ち止まって、考え、疑問がある場合は質問する」ことを忘れないでください。次の点を自分自身に問いただしてみてください。自分の行為に不安を覚えていないか? 自分が持っている情報は正確かつ最新の情報か? 自分の行為を正当化していないか? 「誰もがやっていることだから」と自分に言い聞かせていないか? 他人は自分の行為をどう思うだろうか?

        少しでも不安を覚えるのであれば、立ち止まって、客観的に自分の行いについて考え、アドバイスを受けてください。適切な場合は、自分の行動が正しいと確信できるよう、方向転換してください。

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        リスク管理システムの7つの要素

        当社では、業務活動が合法的かつ誠実さをもって行われるよう、系統的なプログラムを導入しています。

         

        これらのプログラムでは一般的に以下の要素が扱われます。

        1. 経営陣と管理職のコミットメント

        2. 社員の責任

        3. コンプライアンスおよびリスク評価

        4. コンプライアンスおよびリスク管理

        5. コミュニケーションおよびトレーニング

        6. 変更管理

        7. 継続的な改善

        コーク社にはあなたの行動や活動に適用される、独自の基準や方針、手順、慣行、指針、業務規則、その他のツールがある場合もあります。質問がある場合、リスク管理システムや、会社に導入されているその他のプログラムやツールに関する詳細については、上司またはコンプライアンス・倫理リソースに問い合わせてください。

        監査およびアドバイザリー

        当社は、法律、私たちの価値観、本規範、会社の基準、方針、手順、慣行、指針、就業規則を積極的に遵守するよう努めています。監査および評価を使用して、コンプライアンスを確認し、全般的なリスク管理を改善し、改善機会を特定し、社員教育を行うために利用されます。私たち全員が、監査活動を全面的に推進し、妥当な是正措置を講じなければなりません。私たちは、回答の内容が不快なものであったり、さらなる疑問を生み出す場合でも、正確かつ完全な回答を提供することが求められています。


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