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第 1 章

提出问题、提高关注以及获得指导

我们职责分明,必须有勇气提出问题,并提出有关合规或道德行为的疑虑。当您知道或怀疑可能有违规行为时,您有责任善意地向自己的上级主管汇报有关情况。若是因为任何理由,您感到自己不便向上级主管报告,或是确信自己的上级主管无法圆满解决问题,仍有其他途径供您选择。当您无法确定自己的行为是否妥当时,请通过任何可行的途径寻求帮助。

“我们的挑战流程取决于是否愿意以谦恭的态度参与开放、诚实和客观的辩论。我们每个人均须挑战现状,并谦虚地思考我们自己的信仰、建议和行动所面临的挑战。这一点既适用于挑战者,也同样适用于被挑战者。”

—Charles Koch

提出问题和疑虑并获得指导的途径

直言不讳至关重要

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直言不讳的选项:

  • 您的直接主管
  • 任何管理层成员
  • 任何当地或公司人力资源部领导
  • 任何合规与道德规范部成员
  • 任何法务部律师
  • 拨打 GuideLine 热线

您可访问 www.mykochguideline.com 在线报告疑虑。如果您选择拨打 GuideLine 热线,只要您选择科氏公司和国家/地区位置,就会显示国际免付费电话号码。还会在您的工作场所张贴印有 GuideLine 热线国际免付费号码的海报。

GuideLine 热线由独立的第三方机构进行保密操作。这条热线全年无休并保持 24 小时畅通,随时欢迎您提出问题和疑虑(您也可以选择匿名报告,并获得当地法律允许)。此外,该热线亦提供多语种服务。GuideLine 热线专员通知合规与道德规范部,由后者进行评估并决定适当的行动。

GuideLine 热线正确地使用、保留、转移、披露以及保护内含的个人信息,包括负责对其进行合法收集和处理。

常见问题

    不管谁要求,您都不能做任何违法的事情。如果您认为被要求做违反《员工行为守则》或公司政策的事情,在行动前您必须“停顿、思考、提问”。如果您的疑虑没有被恰当地消除,则必须通过可行的途径提出报告。

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    禁止报复政策

     

    对出于善意而提出有关道德行为或合规责任问题或疑虑的员工进行报复、惩罚或骚扰,是公司政策绝对不允许且明令禁止的。“善意”不表示报告的疑虑一定是正确的,但是您必须自认为您报告疑虑或提出问题时提供了完整、真实的信息。

    常见问题

      不会。只要您出于善意提出问题,公司政策禁止提出疑虑的人员遭受报复。任何形式的报复都违反我们的政策。因此,我们希望您通过可行的途径,提出您在合规及道德规范方面的疑虑及问题。

      无论是在举报别人还是被人举报时,所有员工都应该遵循尊重和诚信原则。如果您感觉遭到了报复,请通过可行的途径举报。

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      公司内部对员工举报展开的调查活动

      公司一向致力于识别和纠正任何不当行为,无论发生地点在何处。我们会尽快评估所报告的疑虑,并且根据调查结果的适当等级做出裁定,给出答复。所有员工在接受调查时均须全力配合,包括始终提供真实、准确和完整的回答,即使这些回答会令人感到不自在,甚至造成更多的问题。考虑独立性和公平性的要求,调查必须由适合调查疑虑的部门进行。为兼顾法律及道义责任,我们会尽可能为当事人保密。

      纠正措施及员工处罚

      凡是违反法律、本守则或其它公司政策、规范或工作规则的员工,将根据适用的法律、雇佣合同或集体协议接受适当的处罚,包括开除。

      具体的处罚办法将依据一系列因素来决定,包括但不限于:

      • 违规的性质、严重性及发生频率。
      • 员工对违规行为的知情程度及相关责任,以及该违规行为对公司内外所造成的影响。
      • 员工直接卷入违规行为的程度。
      • 员工是否主动报告违规行为并承担责任。
      • 员工的过往记录,包括绩效相关因素。

      诚信地做出决策

      在特定的商业或工作环境下判断何为道德的或“正确”的,有时并不是件容易的事。虽然有时法律或政策明确地指出了后果,但更常见的情况是,员工必须独立分析情况,才能采取公正、合理的行动。

      独自思考做出的决策质量可能与征求他人意见后做出的决策有差异。让其他有见识的人员参与决策过程,会增加考虑所有事实备选方案的可能性。

      在做出决策时,应提出以下问题:

      • 是否有能做出贡献的其他部门?
      • 是否符合这一守则以及我们的价值观? 
      • 这样做是否正确?

      有许多现有的资源可帮助您解决问题。您可以询问您的上级主管、任何管理层成员、任何当地或公司人力资源部领导、任何合规与道德规范部门或任何法务部律师。

      常见问题

        牢记“慎行、勤思、多问”。考虑以下问题:您的行为是否让自己感到沉重? 您的信息是否正确和及时? 您是否在合理化自己的行为? 您是否对自己说“所有人都这样做”? 他人如何看待您的行为?

        任何不安都应该促使您停下手上的工作,退一步思考自己正在做什么,并向他人寻求建议,并在适当情况下重新调整行动方向,以确保自己做的事情是正确的。

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        风险管理系统七要素

        公司实施系统性管理,以确保员工在进行商业活动时能遵守合法诚信原则。

         

        这些管理项目通常强调以下要素:

        1. 领导层承诺

        2. 员工主人翁意识

        3. 合规和风险评估

        4. 合规和风险管理

        5. 沟通和培训

        6. 变更管理

        7. 持续改进

        还有科氏公司制订的具体规范、政策、程序、惯例、指导方针、工作规则及其它工具监管您的行为及特定类型的活动。如果您对此有任何疑问,请联系您的上级主管或合规与道德规范部门,了解有关风险管理系统和已在科氏公司实施的其他项目或工具的更多信息。

        审计和建议

        公司致力于确保员工主动遵守法律、我们的价值观、本守则、公司规范、政策、程序、惯例、指导方针和工作规则。审查和评估的目的是检验合规性,改善整体风险管理,识别出改进的机会并教育员工。所有人都必须全力配合审查活动并且采取适当的纠正行动。我们希望您提供准确和完整的答案,即使这些答案会令人感到不自在、甚至引发更多的问题。


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