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CAPÍTULO 6

Interacciones con el gobierno

Estamos obligados a conocer las leyes vigentes y las normas éticas de un gobierno con el cual negociamos. Estas leyes y normas pueden ser más rigurosas que las que se aplican a nuestros clientes y proveedores no gubernamentales. En general, estas leyes intentan garantizar la divulgación precisa, oportuna y completa al gobierno y que las interacciones con el gobierno se realicen de manera ética.

Todas las comunicaciones e información proporcionadas a un gobierno deben ser precisas, oportunas y completas. Nunca realice declaraciones erróneas, afirmaciones falsas ni omisiones de datos importantes y evite incluso dar la apariencia de algo indebido cuando realize negocios con entidades gubernamentales o sus funcionarios, empleados o contratistas. Los pagos o la entrega de algo de valor para cualquier fin a una entidad o funcionario gubernamental deben registrarse de conformidad con las políticas y prácticas de la empresa. Esto se aplica a los pagos realizados directamente por la empresa así como los pagos ofrecidos en nombre de la empresa por un agente o representante.

Las violaciones de estos requisitos pueden dar resultado a obligaciones civiles o penales para la empresa y los individuos.

"Creemos que es más probable que las comunidades y los gobiernos permitan que las empresas crezcan y prosperen cuando esas compañías son líderes en EHS y demás cumplimientos normativos. Todos se benefician cuando se generan nuevos y mejores empleos basados en la práctica de principios de emprendimiento empresarial (Principled Entrepreneurship™)".

— Charles Koch

Interacciones con el gobierno

    • Funcionarios u organismos que uno puede inmediatamente identificar como parte del gobierno, tales como los miembros del poder legislativo, el poder judicial, el poder ejecutivo, o la administración, u otros líderes políticos electos o designados y su respectivo personal.
    • Los municipios y su personal de respuesta a emergencias, tales como policías, bomberos y servicios médicos de emergencia.
    • En algunas circunstancias, los familiares de los empleados gubernamentales.
    • Agentes no gubernamentales que actúan en nombre de un organismo gubernamental.
    • Contratistas primarios que operan en nombre de un organismo gubernamental o contratados por este.
    • Hospitales, universidades u organizaciones de investigación públicos patrocinados por el estado.
    • “Instrumentos” gubernamentales, incluidos funcionarios y empleados de compañías bajo propiedad o control gubernamental.

    La ley puede considerar las interacciones con los empleados de empresas estatales como interacciones gubernamentales; incluso si las compañías son operadas como sociedades privadas o los empleados no se consideran a sí mismos agentes del gobierno.

    Comunicaciones y presentaciones de documentación al gobierno

    Las comunicaciones y presentaciones de documentación al gobierno pueden incluir declaraciones orales o por escrito emitidas a funcionarios gubernamentales u otros informes o declaraciones por escrito que se elaboran en respuesta a un requisito o solicitud gubernamental.

    Si usted o un agente o representante de la empresa interactúan con una entidad gubernamental o sus representantes:

    Asegúrese de que todos los documentos e informes sean precisos, oportunos y estén completos. Esto incluye toda documentación de respaldo que pueda ser necesaria.

    Notifique de inmediato a su supervisor cualquier declaración errónea, malentendido, omisión importante u otro tipo de error, ya sea intencional o accidental, a fin de que se pueda resolver el problema de acuerdo con la ley y la política de la empresa.

    Usted debe estar autorizado por la gerencia adecuada para representar a la empresa en las comunicaciones y presentaciones de documentación al gobierno. Si usted no está específicamente autorizado a presentar información al gobierno, no tiene la autoridad para tomar tal medida.

    Las comunicaciones y presentaciones de documentación al gobierno pueden incluir lo siguiente:

    • Realizar compromisos con el gobierno en nombre de la empresa.
    • Certificar el cumplimiento.
    • Aceptar el permitir, operar o demás condiciones comerciales aun no prescritas por ley.

    Contratos con el gobierno

    La contratación y las relaciones comerciales con entidades gubernamentales son esencialmente diferentes de la contratación con otras entidades. En la contratación comercial, las partes tienen, dentro de ciertos límites, la facultad de diseñar sus propios términos, condiciones y remedios legales. No sucede lo mismo en el caso de los contratos entre partes privadas y el gobierno. Los términos, las condiciones y los resarcimientos legales de los contratos con el gobierno están, en gran medida, establecidos por ley.

    Por estos motivos, solo ciertas personas de la empresa están autorizadas a negociar o formar contratos con una entidad gubernamental.

    Es ilegal realizar una afirmación falsa o una declaración infundada a un funcionario gubernamental, confabular al presentar una oferta o solicitar el pago de un trabajo no realizado. Es posible que también existan requisitos adicionales de documentación o certificación de ejecución que se definen por ley y que no hayan sido establecidos en los términos del contrato. Además, debe estar alerta a los requisitos de contratación con el gobierno y a los términos y condiciones que pueden derivarse de un contratista primario del gobierno a la empresa, en su carácter de subcontratista. También es ilegal ofrecer gratificaciones o incentivos, tales como un empleo futuro, viajes o incluso comidas, a funcionarios públicos cuando tal oferta podría influir o dar la apariencia de influir sobre un funcionario público en el desempeño de sus obligaciones oficiales.

    Si tiene motivos para creer que un empleado está involucrado en alguno de los comportamientos descritos anteriormente o, de alguna otra forma, ha violado los términos de un contrato con el gobierno, comuníquese con su supervisor, un recurso de Cumplimiento y Ética, el Departamento Legal o la Línea Guía. 

    Participación política

    La empresa nos alienta a ejercitar todo derecho que podamos tener a votar y participar en el proceso político. Si usted participa en política, debe asegurarse de expresar su opinión como individuo y no como representante de la empresa. En general, si participa de forma personal en actividades políticas o donaciones, debe hacerlo en su tiempo libre, a su cargo y sin usar los suministros ni las instalaciones de la empresa. Está prohibido el reembolso por parte de la empresa de aportaciones políticas personales de un empleado. 

    Al igual que todos los ciudadanos responsables, la empresa puede participar en el proceso político. No obstante, la participación política corporativa está extremadamente regulada y es compleja. Por ello, el usar recursos corporativos o realizar pagos corporativos para cualquier campaña, candidato o partido político solo es posible si está permitido por la ley y aprobado con anticipación por un recurso de Cumplimiento y Ética, la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o el Departamento Legal. Esto incluye las visitas a instalaciones de la empresa por parte de candidatos que se postulan para un cargo público. 

    Preguntas frecuentes

      Correcto. A quien usted apoye a nivel personal es asunto suyo. Solo asegúrese de no utilizar recursos de la empresa, como equipos y suministros de oficina, los horarios de trabajo de su empresa, ni el nombre de la empresa para promocionar la campaña.

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      Si pretende ocupar o postularse para un cargo público, asegúrese de comunicarse con su supervisor y recurso de cumplimiento para que lo ayuden a obtener las revisiones y aprobaciones pertinentes, tal como lo permite la ley local, a fin de garantizar que no existan conflictos de intereses, que usted reciba la orientación y capacitación adecuadas, y que se cumplan todos los requisitos de presentación de informes. 

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      Si pretende desempeñarse en una junta directiva, comisión o equipo de trabajo gubernamental de cualquier tipo, como una junta escolar con financiación pública, juntas directivas de universidades o colegios universitarios, o comisiones de planificación, asegúrese de comunicarse con su supervisor y con un recurso de Cumplimiento y Ética quienes les notificarán a los recursos pertinentes en la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales y al Departamento Legal. Estos grupos coordinarán una revisión que garantice que se verifique todo conflicto de intereses potencial o la apariencia de uno, y que usted reciba la orientación y capacitación adecuadas al igual que se cumplan todos los requisitos de presentación de informes.

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      Cabildeo (promover la política gubernamental)

      Las actividades de cabildeo pueden incluir interacciones directas e indirectas con organismos gubernamentales y sus funcionarios o empleados que pretenden influir sobre medidas gubernamentales actuales o futuras. Tales actividades están estrictamente reguladas en la mayoría de los países, así como en muchos estados, provincias y localidades. La empresa participará en actividades de cabildeo de acuerdo con nuestro Marco y nuestros Valores y conforme a la ley. Esas actividades deben estar autorizadas y orientadas por un recurso de Cumplimiento y Ética, la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o el Departamento Legal.

      Preguntas frecuentes

        Depende de las leyes locales y/o estatales, las cuales varían enormemente con respecto a qué tipo de contacto con un funcionario gubernamental constituye cabildeo. Solicite asesoramiento a un recurso de Cumplimiento y Ética, a la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o al Departamento Legal.

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        Las leyes federales y estatales de cabildeo rigen el contacto con ciertos funcionarios y empleados del poder ejecutivo en relación con muchos temas, que incluyen leyes, reglamentos o políticas y programas gubernamentales. Estas leyes pueden aplicarse también a ciertas actividades relacionadas con esos contactos, como la averiguación de antecedentes. Solicite asesoramiento a un recurso de Cumplimiento y Ética, a la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o al Departamento Legal.

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