Preguntas frecuentes

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Capítulo 7

Capítulo 1: Planteo de preguntas, inquietudes y obtención de orientación

¿La gerencia espera en realidad que se respete el Código incluso si eso resulta en la pérdida de negocios o reducir la rentabilidad?

Sí. La administración debe impulsar la toma de decisiones adecuadas. Nuestros valores de Integridad y Administración y Cumplimiento son clave para nuestro éxito.

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¿Qué debo hacer si mi supervisor me pide que haga algo que yo considero que viola el Código o una política de la empresa o que pudiera ser ilegal?

Independientemente de quién se lo pida, nunca haga nada ilegal. Si cree que algo que le pidieron que haga viola el Código o alguna política de la empresa, debe “parar, pensar y preguntar” antes de actuar. Si su inquietud no es resuelta de manera apropiada, debe denunciarla a una de las muchas opciones disponibles.

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¿Tendré problemas si llamo a la Línea Guía o informo a la gerencia acerca de una cuestión ética y resulta ser un error?

No. Siempre y cuando usted haya tenido una inquietud de buena fe, nuestra política prohíbe las represalias simplemente por plantear una inquietud. Las represalias de cualquier tipo constituyen una violación de nuestra política. Esperamos que usted exprese sus inquietudes y preguntas sobre cuestiones éticas y de cumplimiento mediante las muchas opciones disponibles.

Todos los empleados deben poner en práctica la integridad y la honestidad en todo momento, ya sea que denuncien a otro o sean objeto de una denuncia. Si considera que se están tomando represalias en su contra, debe comunicarse con una de las muchas opciones disponibles.

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Denuncié un problema ético y poco tiempo después de eso me reasignaron a una nueva área de trabajo. Creo que se tomaron represalias en mi contra. ¿Qué debo hacer?

Si considera que se están tomando represalias en su contra, debe denunciarlo a su supervisor o informar su inquietud a una de las muchas opciones disponibles.

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¿Cómo sé cuándo necesito pedir ayuda?

Recuerde: ”pare, piense y pregunte”. Tenga en cuenta lo siguiente: ¿Sus acciones lo hacen sentir incómodo? ¿Es correcta y reciente su información? ¿Está racionalizando sus acciones? ¿Se dice a sí mismo: “todo el mundo lo hace”? ¿Cómo percibirán los demás sus acciones?

Ante cualquier molestia deténgase, tome distancia, analice lo que está haciendo, pida consejos y, si corresponde, cambie sus acciones para asegurarse de estar haciendo lo correcto.

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Capítulo 2: Respeto a los demás

Uno de mis compañeros de trabajo tiene el hábito de hacer chistes que me ofenden a mí y a los demás. Otro colega envía correos electrónicos inapropiados. ¿Cómo puedo detener esto?

La empresa promueve un lugar de trabajo respetuoso. Nuestro valor de respeto establece que todos los empleados de la empresa deben tratar a los demás con honestidad, dignidad, respeto y sensibilidad.

Si un compañero de trabajo participa en una conducta que podría ser ofensiva o provocar incomodidad, debe abordar al empleado directamente y pedirle que deje de hacerlo. Si no se siente a gusto tratando el problema con la persona en particular, debe denunciar este comportamiento mediante una de las muchas opciones disponibles.

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He observado algunos grafitis ofensivos en mi área de trabajo y, a veces, escucho a algunos de mis compañeros de trabajo expresar comentarios racistas. Su conducta no es hacia mi persona, pero creo que debería decirles algo. Me preocupa que se desquiten conmigo si digo algo. ¿Qué debo hacer?

De acuerdo a nuestra política de antidiscriminación y prohibición del hostigamiento, usted está obligado a denunciar lo que ha visto u oído, incluso si usted no es el objetivo ni la víctima. Si no se siente cómodo de hablarlo a nivel local, comuníquese con una de las muchas opciones disponibles.

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Una supervisora de mi sucursal tiende a criticar el desempeño de su empleada en lugares públicos. Su comportamiento a menudo consiste en gritarle a la empleada o denigrarla delante de otros. Me resulta ofensivo y parece que mi compañera de trabajo está bastante avergonzada, pero ¿a mí qué me importa?

Nuestro valor de respeto establece que todos los empleados de la empresa deben tratar a los demás con honestidad, dignidad, respeto y sensibilidad. Ningún empleado debe ser objeto de comportamientos irrespetuosos ni denigrantes como lo son el levantar la voz, el gritar, y el uso de profanidad. Si bien pueden no ser ilegales ni ilícitos, estos comportamientos no son coherentes con nuestros Valores. Si un empleado presenta una conducta irrespetuosa o denigrante, debe abordarlo directamente, si se siente cómodo al hacerlo, y pedirle que se detenga. Si no se siente a gusto tratando el problema directamente con la persona, debe denunciar este comportamiento mediante una de las muchas opciones disponibles.

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¿Es aceptable consumir bebidas alcohólicas mientras se hacen negocios para la empresa, como invitar a un cliente a una cena de negocios o participar en un evento patrocinado por la empresa?

Use buen juicio y obedezca las leyes pertinentes. Estas leyes incluyen no conducir automóviles bajo la influencia del alcohol ni servir alcohol a menores de edad. Tenga en cuenta, no obstante, que si consume bebidas alcohólicas antes de regresar a su lugar de trabajo y la empresa presume justificadamente que usted se encuentra bajo la influencia del alcohol, es posible que deba someterse a una prueba y que se le aplique una medida disciplinaria que puede llegar, incluso, hasta el despido.

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¿Se consideran armas el gas lacrimógeno y el gas pimienta?

El gas lacrimógeno y el gas pimienta son, fundamentalmente, dispositivos de defensa y no están prohibidos por la empresa. Si usted no se siente seguro en el lugar de trabajo, está obligado a plantear la inquietud a través de las muchas opciones disponibles.

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Capítulo 3: Uso adecuado de los activos y las ideas

Existe un blog en el que otras personas que tienen el mismo tipo de función que yo intercambian información. He observado que las respuestas de algunas de ellas incluyen su firma automática del lugar de trabajo, donde aparecen el nombre, el cargo y los datos de la empresa. ¿Se admite que use blogs?

Debe atenerse a los hechos cuando busca o da información y tener en cuenta la confidencialidad y las prácticas de comunicación cuidadosa de la empresa. La información publicada en blogs externos u otros foros de discusión está disponible para el público en general y puede archivarse durante mucho tiempo. Además, la inclusión de su firma automática podría interpretarse erróneamente como una declaración de la empresa cuando, de hecho, no lo es. No debe firmar nada que pueda interpretarse como una declaración en nombre de la empresa.

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Estoy en vías de comprar una casa y debo enviar de inmediato un documento a mi agente. ¿Puedo usar los equipos de la empresa o debo retirarme de la oficina para hacerlo?

Use su buen juicio y use los equipos de la empresa. Según las circunstancias, puede ser aceptable el uso personal esporádico y poco frecuente de los activos de la empresa. Si tiene preguntas acerca de tales situaciones, analícelas con su supervisor.

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Me voy de vacaciones con mi familia. ¿Se admite que use Internet para hacer las reservaciones?

Sí. Es aceptable el uso personal que es breve, poco frecuente y apropiado.

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¿Puedo usar el teléfono celular de la empresa para hacer llamadas personales?

Se admite el uso personal limitado de las herramientas de comunicación por parte de los empleados, siempre y cuando no generen costos inadecuados o no aprobados, tales como las llamadas a larga distancia y otros cargos de uso.

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Uso el correo electrónico y el mensajero instantáneo para hacer negocios y, algunas veces, envío chistes a mis amigos y compañeros de trabajo. ¿Es aceptable esto?

Si bien el humor es importante para nuestro trabajo y nuestra vida, recuerde que el correo electrónico y los mensajes instantáneos son herramientas de comunicación comercial. Los chistes o comentarios inadecuados que puedan ser ofensivos para otros no pertenecen al lugar de trabajo.

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Viajo por negocios y necesito transportar datos personales de otros; por ejemplo, empleados, clientes, proveedores y candidatos de empleo de la empresa, en mi computadora portátil. ¿Qué debo hacer para proteger los datos?

Analice detenidamente si necesita almacenar y transportar datos personales en un dispositivo móvil. Si debe hacerlo a fin de desempeñar tareas de su trabajo, restrinja la cantidad de datos personales que transporta y asegúrese de que se hayan implementado precauciones de seguridad de tecnología de la información suministradas por la empresa; por ejemplo, encriptación de la información.

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¿Qué debo hacer si pierdo o me roban mi dispositivo móvil?

La pérdida o el robo de cualquier dispositivo móvil, como un equipo portátil o un smartphone, que almacena o permite obtener acceso a información relacionada con los negocios de la empresa, debe denunciarse a las fuentes que correspondan en su empresa Koch.

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Si encuentro un buen precio y quiero comprar algo, pero no tengo mis tarjetas de crédito personales conmigo, ¿es aceptable que use la tarjeta de crédito emitida por mi empresa, siempre y cuando reintegre los cargos?

No. No puede usar una tarjeta de crédito de la empresa para gastos personales.

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Mi supervisor les ha pedido a los empleados de mantenimiento que dejen las instalaciones durante el horario de trabajo para arreglar un problema eléctrico en su casa. ¿Qué debo hacer?

Debe denunciar sus inquietudes a una de las muchas opciones disponibles a fin de que se pueda revisar la actividad.

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Mi supervisora me dio una factura y me pidió que la cargue a mi tarjeta de crédito en la empresa, y que se la envíe para que ella la apruebe y sea pagada. ¿Debo pagar la factura?

No. Cada empleado es responsable de pagar los gastos en que incurrió. En este caso, su supervisora, quien puede certificar el gasto, es responsable del gasto y debe presentarlo a su supervisor para que lo apruebe, incluso si el importe está dentro de las facultades de aprobación de su supervisora.

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He observado personas sin acompañantes que andan de un lado a otro de las instalaciones y toman fotografías. ¿Qué debo hacer?

Solo se permite tomar fotografías de las propiedades de la empresa cuando se cuenta con autorización de un líder de unidad de negocios o por la gerencia local de la planta. Las fotografías no autorizadas de las propiedades de la empresa podrían ser un signo de vigilancia y la actividad debe considerarse sospechosa. Además, estas fotografías podrían causar una pérdida de la propiedad intelectual. Si observa que se presenta esta actividad, denuncie el asunto de inmediato a seguridad o a un miembro de la gerencia.

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Habitualmente llevo la computadora portátil que me fuera asignada por la empresa a mi hogar y en viajes de negocios. ¿Es aceptable que lo deje en un vehículo sin vigilancia?

La pérdida de un equipo portátil o cualquier dispositivo de comunicación portátil no solo genera la pérdida del bien, sino que también puede derivar en una pérdida de información confidencial o datos personales. Debe tener el equipo portátil dentro de su casa para garantizar su almacenamiento seguro. Si tiene algunas paradas antes de llegar, guarde discretamente el equipo portátil o cualquier otro bien de forma tal que no quede a la vista dentro del vehículo.

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Algunos sitios que visito fuera de la empresa me exigen firmar un registro de visitas o un acuerdo de confidencialidad antes de ingresar. ¿Qué debo hacer?

Antes de la visita, pida a su anfitrión una copia de cualquier acuerdo que tendría que firmar para poder acceder al sitio. Esto puede ayudarle a evitar sorpresas cuando llegue al lugar. Muchos sitios exigen que las visitas se registren y pueden, algunas veces, requerir que se firme un acuerdo de confidencialidad para ingresar. Puede firmar el registro de visitas o acuerdo de confidencialidad si no lo obliga a usted, ni obliga a la empresa más allá de nuestra expectativa, expresada en este Código, de respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros. Los acuerdos que comprometan más allá a la empresa deben ser revisados por un recurso del Departamento Legal de la empresa. Es conveniente asegurarse de que cualquier acuerdo requrerido, sea ejecutado con anticipación. De lo contrario, si usted no puede cumplir con los requisitos del sitio, quizá deba excusarse y no ingresar al sitio o cancele la reunión hasta que pueda ejecutar un acuerdo que sea aceptable.

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Asisto a clases en la universidad por la noche y me gustaría usar información que pertenece a la empresa para la tarea de una clase. ¿Violo de esta forma la política de la empresa?

Posiblemente. Gran parte de la información que generamos, usamos o controlamos mientras trabajamos para la empresa es confidencial y está sujeta a derechos de autor. Aunque alguna información es pública y puede usarse en cualquier lugar, o podría ser apta para fines educativos, nunca debemos asumir que cualquier información de la empresa es pública. Pregunte a su supervisor antes de usar cualquier información de la empresa para un fin distinto de sus responsabilidades laborales.

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Escuché a algunos empleados platicando acerca de negocios de la empresa en un avión comercial. ¿Qué debería hacer? ¿Debo hacer algo?

Si considera que la información analizada es delicada o confidencial, infórmeles respetuosamente que otras personas pueden oírlos. Todos los empleados tienen la responsabilidad de garantizar que la información confidencial y sujeta a derechos de autor no se divulgue públicamente.

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Acabo de encontrar algo que parece ser información delicada en una sala de conferencias. ¿Qué debo hacer?

Primero proteja la información, y luego intente definir quién es el probable propietario de los documentos y devuélvaselos a esa persona. Si no puede hacerlo, comuníquese con su recurso de Cumplimiento y Ética o con el Departamento Legal para obtener ayuda.

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¿Es aceptable publicar la propiedad intelectual de la empresa en línea, por ejemplo en un panel de anuncios de Internet o en un blog?

No. No se le permite publicar propiedad intelectual de la empresa a menos que lo autorice el Departamento Legal. Si la propiedad intelectual constituye información confidencial, no puede divulgarse a ninguna persona ajena a la empresa, a menos que tenga la legítima necesidad de conocerla parar llevar a cabo negocios de la empresa o haya acordado mantenerla en confidencialidad.

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Existe un sitio web ajeno a la empresa que tiene información acerca de uno de nuestros productos que, creo, es incorrecta. ¿Debería publicar una declaración en nombre de la empresa para corregir la información incorrecta?

Solo las personas autorizadas para representar a la empresa pueden hacerlo. Debe comunicarse con su supervisor si le preocupa la información incorrecta a fin de que el recurso autorizado pueda responder a la publicación, en caso de que corresponda.

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¿Debo proteger la información confidencial y sujeta a derechos de autor incluso después de abandonar la empresa?

Sí. Usted no está obligado a no usar ni divulgar la información confidencial y sujeta a derechos de autor de la empresa una vez que se va de la empresa.

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¿Puedo vender un producto o servicio que desarrollo en mi tiempo libre?

Depende del producto o servicio. Al igual que muchas empresas, reclamamos un derecho de propiedad, en la medida en que lo permite la ley, sobre cualquier producto o servicio razonablemente relacionado con nuestra empresa, incluso si usted lo desarrolla en su tiempo libre. Actuar con integridad y garantizar que cumple sus obligaciones legales, requiere que obtenga una carta de autorización del Departamento Legal antes de comenzar a comercializar dicho producto o servicio.

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Trabajé en la adquisición de una compañía que no se concretó. Otro equipo está trabajando en una compra similar. ¿Puedo compartir información del proyecto?

Depende. En el caso de una posible adquisión, la empresa generalmente firma un acuerdo de confidencialidad antes de recibir información. Los términos del acuerdo podrían prohibir la divulgación y/o el uso de esa información para otros proyectos. Comuníquese con el Departamento Legal para analizar el asunto.

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Un proveedor me envió por error una copia de un informe que contiene información confidencial acerca del plan de negocios de un competidor. ¿Puedo entregárselo a nuestro Departamento de Mercadotecnia?

No. No debe continuar leyendo este informe, ni debe conservarlo o hacer copias. Dé conocimiento del documento a su gerente y al Departamento Legal para una disposición apropiada.

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Me gustaría usar un video o artículo que encontré en un sitio web como parte de mi trabajo en una presentación para mi equipo. ¿Puedo hacerlo?

Depende. Los factores relevantes pueden incluir la fuente del video o artículo, el método para compartir y el propósito de hacerlo. El creador de un video o el autor de un artículo es el propietario original del derecho de autor. El hecho de que un video o artículo haya sido publicado en un sitio web no le da derecho a copiarlo. Muchos sitios web solo le permiten descargar un video o imprimir una copia de un artículo para uso individual. Busque formas adecuadas de compartir el conocimiento. Las opciones pueden incluir divulgar el vínculo del sitio web, insertar un vínculo al video o solicitar permiso al propietario de los derechos de autor.

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¿Se admite que instale freeware, shareware, etc. en la computadora de la empresa?

No instale ningún producto de software, incluso cualquier software que pueda haber comprado para uso personal, en una computadora de la empresa sin la autorización de su líder de TI de la empresa. Esto puede ayudar a garantizar que se cumplan todos los requisitos de licencia y que el software sea adecuado para usarse en la computadora.

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¿Pueden transferirse las licencias de software de un empleado o representante de la empresa a otro empleado o representante de la empresa?

Todas las transferencias de licencias deben ser consultadas con su recurso de TI. Algunas licencias prohíben las transferencias entre empleados o requieren de un tratamiento especial.

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¿Cuál es la política con respecto a las compras de software?

Las compras de software se coordinan a través de su recurso de TI y deben seguir la política de compras de software de su empresa Koch para garantizar la administración y auditoría global de nuestras licencias de software.

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Creo que una compañera de trabajo está declarando horas que no trabajó. ¿Qué debo hacer?

La declaración falsa de horas que un empleado no ha trabajado demuestra falta de integridad y es un problema grave. También genera mayores costos a la empresa y es una forma de robo. Denuncie su inquietud mediante una de las muchas opciones disponibles.

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¿Qué sucede si mi supervisor me pide que no informe mis horas extras?

La ley y la política de la empresa son suficientemente claras en este sentido. Debe informar correctamente todas las horas trabajadas sin excepción. Debe denunciar el comportamiento de su supervisor mediante una de las muchas opciones disponibles.

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Se supone que debo verificar los medidores de un equipo en cada turno. Ayer lo olvidé. Casi siempre obtengo la misma medición. ¿Es correcto que simplemente llene la lectura de ayer con los datos de hoy?

Absolutamente no. Todo lo que hacemos se basa en mediciones sinceras, precisas y con datos confiables. Ponga en práctica la honestidad y la humildad reconociendo que cometió un error. Los errores pueden volverse particularmente graves cuando los empleados intentan cubrirlos.

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Recibí una llamada del representante de un organismo gubernamental que me hace preguntas acerca de las operaciones y actividades comerciales de la empresa. ¿Qué debo hacer?

Debe informar amablemente al representante que es parte de la política de la empresa cooperar con el gobierno, pero que usted le devolverá la llamada. De inmediato, debe comunicarse con el Departamento Legal para solicitar orientación.

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Capítulo 4: Integridad personal y empresarial

Uno de los contratistas de electricidad que trabajan para la empresa me ha ofrecido un trabajo de tiempo parcial los fines de semana. ¿Generaría esto un problema?

Probablemente, sí. Nuestra política para evitar conflictos de intereses nos obliga a todos a evitar incluso la apariencia de un conflicto de intereses.

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Mi hermana administra una tienda de suministros de oficina local y dice que puede ayudarnos a ahorrar dinero si la ayudo a hacer negocios con la empresa. ¿Puedo usar su compañía o recomendarla a otras personas de la empresa?

Esto podría interpretarse como un conflicto de intereses o favoritismo. Usted debe revelar la relación y recibir autorización previa de su gerencia local antes de buscar este acuerdo comercial o recomendarlo a otros dentro de la empresa.

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Tengo una inversión en una empresa que no es cliente, competidor ni proveedor. Debido a mi inversión, ocasionalmente recibo y contesto correos electrónicos y llamadas telefónicas mientras estoy en el trabajo. ¿Genera esto un conflicto de intereses?

Depende. Existen muchos factores que podrían originar un conflicto. Debe comunicarse con su supervisor y analizar los hechos relacionados con su inversión a fin de que juntos puedan determinar cómo proceder.

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¿Puede nuestra empresa familiar vender sus productos o servicios a la empresa?

Un comportamiento honesto exige que su empresa familiar no intente hacer negocios con la empresa excepto, y hasta que, tenga el permiso de su gerencia local o de su recurso de Cumplimiento y Ética.

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¿Está bien si uso mi computadora en la hora del almuerzo para acceder a Internet y buscar temas de interés personal?

Sí, bajo ciertas condiciones. Si usa Internet durante períodos breves y con poca frecuencia y no accede a sitios inadecuados, es aceptable. Si tiene alguna duda, consulte a su supervisor. También puede consultar la sección sobre uso electrónico aceptable en este Código.

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Mi hijo se queda solo en la casa después de clases hasta que yo llego. ¿Es aceptable que me llame por teléfono cuando regresa de la escuela para avisarme que llegó bien?

Sí. Generalmente, es aceptable que hagamos y recibamos llamadas personales siempre y cuando no sean frecuentes, sean breves y no interfieran con el flujo normal de las actividades comerciales.

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Interactúo con muchas personas en mi lugar de trabajo y creo que sería una grandiosa oportunidad el poder introducir una nueva línea de productos cosméticos que vendo y también preguntarles si les gustaría participar en una recaudación de fondos para la escuela de mi hijo. ¿Alguna de estas actividades generaría un conflicto de intereses u otra violación de la política?

No se le permite hacer captaciones de sus compañeros de trabajo durante el horario laboral, en las áreas de trabajo ni mediante los recursos de la empresa; por ejemplo, por correo electrónico. También debe abstenerse de captar a cualquier persona que usted supervise. Comuníquese con su supervisor o con el líder de Recursos Humanos para asegurarse que usted entiende la política de no captación vigente en su sucursal.

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¿Se nos permite participar en quinielas?

Los sistemas de apuestas en la oficina, a menudo utilizadas para apostar sobre los resultados de eventos deportivos, pueden ser ilegales. Por definición, los activos y recursos de la empresa no deben ser usados para patrocinar este tipo de actividad ni participar en ella. Si bien ciertas apuestas pueden ser legales según la ley estatal, cualquiera de esas actividades que se lleve a cabo durante el horario laboral o que requiera el uso de activos de la empresa, como el correo electrónico o las máquinas copiadoras, se considera inapropiada.

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¿Me prohíbe el Código tener una relación amorosa con un compañero de trabajo?

El Código no pretende reglamentar los asuntos privados entre los empleados. Sin embargo, las relaciones amorosas con otras personas en el lugar de trabajo pueden generar situaciones que están prohibidas por el Código. Por ejemplo, debe evitarse incluso la apariencia de un conflicto de intereses entre empleados que se supervisan mutuamente, compañeros de trabajo que trabajan en estrecha relación o que pueden influir en el pago, la evaluación de desempeño, los beneficios laborales u otros términos y condiciones de empleo. Si se encuentra en una situación que podría derivar en un conflicto de intereses, posible o real, debido a una relación amorosa con un compañero de trabajo, es recomendable que le dé conocimiento de este asunto a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos.

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Soy programador de software de la empresa. Quiero poner un negocio de desarrollo y mantenimiento de software informático para empresas pequeñas. ¿Constituirá esto un conflicto de intereses?

Depende de muchos factores, tales como si su producto es similar a los programas que desarrolla dentro de la empresa y si son usados el tiempo, los materiales, los equipos o la información sujeta a derechos de autor de la empresa en el desarrollo, la comercialización o el mantenimiento de su producto. Antes de comenzar con su negocio, debe consultar a su supervisor para tomar una decisión con respecto al conflicto de intereses y para determinar si resulta afectada alguna información sujeta a derechos de autor o algún secreto de fabricación de la empresa.

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Me han pedido que participe en la junta directiva de una organización sin fines de lucro. ¿Es un problema?

Debe consultar a su supervisor. Sus actividades en la directiva no deberán comprometer su horario laboral y usted no debe usar los recursos corporativos para comunicarse con otros en su capacidad de miembro de una directiva sin fines de lucro que es ajena a la empresa. Los puestos en juntas directivas de empresas con fines de lucro presentan riesgos adicionales y requerirán revisión adicional y autorizaciones previas.

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El límite de aprobación de regalos de 100 dólares estadounidenses, ¿es un límite anual?

No. El límite se refiere al valor de los regalos entregados en cada instancia. No obstante, los regalos frecuentes, de o para una sola persona, probablemente violan la política.

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Uno de los proveedores con los que solemos trabajar está realizando un evento benéfico. ¿Puedo asistir si pago con mi propio dinero? ¿Qué sucede si gano un premio? ¿Puedo recibirlo?

Generalmente, sí, pero debe informar a su supervisor para asegurarse de que no exista siquiera la apariencia de algo indebido. En general, usted podría aceptar el premio. Sin embargo, debería tratar el asunto con la gerencia para evitar cualquier problema de conflicto de intereses.

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¿Puedo aceptar una oferta para ir de vacaciones con mi familia al condominio en la montaña de un cliente, incluso cuando el cliente no estará presente?

Debido a que usted no estará con el cliente para hablar de negocios ni de alguna otra forma fortalecer la relación, probablemente no existe un motivo comercial suficiente para justificar la oferta. Puede pagarle al cliente el valor justo de mercado por el condominio después de obtener la aprobación de su supervisor o recurso de Cumplimiento y Ética.

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¿Qué sucede si mi cliente se ofende porque no puedo aceptar un regalo que supere el límite de 100 dólares estadounidenses?

Generalmente, será suficiente con explicarle de buena manera que la política de la empresa le impide recibir el regalo.

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¿Puedo aceptar una comida de trabajo de un cliente o proveedor?

Usted puede dejar que un cliente o un proveedor pague una comida organizada para hablar de negocios. No obstante, probablemente no sea correcto dejar que los clientes o proveedores le paguen reiteradamente las comidas.

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Tengo la responsabilidad de garantizar ayuda temporal a través de agencias de empleo externas. Una de las agencias me envió un regalo durante las fiestas. ¿Puedo conservarlo?

Puede aceptar el regalo si cumple con los siguientes requisitos: no fue solicitado, su valor es menor a 100 dólares estadounidenses, no es dinero en efectivo ni equivalente y no influirá ni se considerará que influye sobre su criterio comercial. Si no está seguro, analice la situación con su supervisor o un recurso de Cumplimiento y Ética.

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Uno de mis clientes me ha invitado a asistir a una conferencia de tres días patrocinada por su empresa en un complejo turístico importante. El programa de la conferencia incluye algunas actividades comerciales pero también incluye actividades recreativas. ¿Puedo aceptar la invitación de asistir con los gastos pagados por del cliente? Y si la misma invitación viniera de un proveedor, ¿podría aceptarla?

En cualquier caso, debe asistir solo si existe la expectativa justificada de que su asistencia generará valor para la empresa, si el evento es típico del sector y si su supervisor lo aprueba anticipadamente. La participación en tales conferencias puede ayudar a forjar buenas relaciones con clientes y proveedores. Participar en eventos que no representen oportunidades comerciales importantes es inapropiado.

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Mi cónyuge y yo hemos recibido la invitación de un proveedor y su cónyuge para ir juntos a un evento de golf un fin de semana. ¿Es correcto que mi cónyuge asista?

Debe haber una expectativa justificada de que se obtendrá algún beneficio comercial para la empresa. El viaje y los gastos de entretenimiento en que usted y su cónyuge incurran deben tratarse como un regalo y, si el valor del viaje supera los 100 dólares estadounidenses, debe contar con la aprobación correspondiente antes de aceptar la invitación.

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¿Son diferentes los requisitos en cuanto a regalos, gratificaciones y gastos de entretenimiento cuando se trata de un empleado de un organismo gubernamental o una empresa estatal?

Depende. La entrega de algo de valor; por ejemplo, un gasto de “entretenimiento”, debe ser coherente con las leyes vigentes en los países pertinentes y debe cumplir con los requisitos de la sección sobre regalos, gratificaciones y gastos de entretenimiento de este Código y con cualquier otro requisito impuesto por su empresa Koch. Si tiene alguna pregunta, solicite asesoramiento al Departamento Legal antes de actuar.

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Me he enterado de una propuesta de un proyecto comercial entre la empresa y una empresa de intercambio de valor público. No se ha anunciado públicamente. ¿Puedo comprar o vender valores de la otra empresa o divulgar la información a alguien más?

No. Debido a que usted conoce información importante de carácter no público acerca de la empresa de intercambio de valor público, no debe comerciar con ningún valor de esa empresa ni divulgar tal información a otros.

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He recibido información financiera acerca de uno de nuestros clientes que señala que este se encuentra en una mejor situación financiera de lo que la que la mayoría de la gente cree. Me gustaría comprar acciones de la empresa del cliente. ¿Puedo hacerlo?

No. Usted no puede comprar estas acciones hasta que la información financiera sea conocida por el público inversor. Es posible que el cliente nos haya encomendado la información en confianza para ayudarnos a determinar de qué manera satisfacer mejor sus necesidades. El uso de esta información para beneficio personal o la divulgación a terceros violaría las leyes sobre intercambio de valores con información privilegiada al igual que nuestras políticas con respecto al uso de la información confidencial y sujeta a derechos de autor.

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Trabajo para una sucursal de la empresa y me han informado que la empresa anunciará, la próxima semana, la adquisición de una empresa con valores en el mercado bursátil. ¿Puedo comprar acciones de la empresa pública antes de que se divulgue la adquisición al público inversor?

No. Su conocimiento acerca de la adquisición prevista podría ser información importante de carácter no público y usted no puede comerciar con ningún valor de esa empresa ni divulgar tal información a otros.

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Me gustaría comprar un valor bursátil de un cliente importante de mi grupo de negocios. ¿Puedo comprar el valor bursátil del cliente para mi cuenta personal?

Si usted tiene conocimiento de información importante de naturaleza no pública relacionada con el cliente, además de violar las políticas de la empresa, podría estar violando las leyes sobre intercambio de valores bursátiles con información privilegiada si compra el valor del cliente. Si, por el contrario, usted no cuenta con información importante de naturaleza no pública en relación con el cliente, podrían autorizarlo a comprar el valor del cliente si esto no genera un conflicto de intereses, real o en apariencia. Las preguntas relacionadas con conflictos de intereses deben dirigirse a su recurso de Cumplimiento y Ética o al Departamento Legal.

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Capítulo 5: Excelencia en seguridad, salud y medioambiente

Conozco una ley local, que es aplicable a la sucursal en la cual trabajo, la cual creo que no estamos cumpliendo. He hablado con algunos compañeros de trabajo acerca de mi inquietud y ellos opinan que la ley es ajena a la realidad actual del proceso de fabricación, que otras empresas de la región tampoco la cumplen y que los organismos de control raramente las aplican, por lo que no tiene sentido molestarse en cumplirla. ¿Están las opiniones de mis colegas alineadas con las expectativas de la empresa?

No. La expectativa de la empresa es que se cumplan todos los requisitos legales vigentes. Nuestro compromiso de cumplimiento no se basa en cómo manejan otras empresas sus obligaciones de cumplimiento, ni en el nivel en el cual la actividad es enforzada. Debe plantear su inquietud mediante una de las muchas opciones disponibles a fin de que los recursos adecuados puedan ayudar a evaluar las circunstancias y tomar una decisión que satisfaga las expectativas de la empresa.

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Trabajo en una instalación pequeña y me enteré de un problema de seguridad cuya corrección podría costar mucho dinero. Me preocupa que la planta no tenga ganancia si debemos gastar ese dinero. ¿Debo denunciar de todas formas el problema?

Sí. Denuncie el problema mediante una de las muchas opciones disponibles. La protección de la salud, la seguridad y el medioambiente debe estar en primer lugar, independientemente de todo lo demás. La seguridad es más importante que las ganancias.

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Trabajo en un área muy ruidosa y algunos de mis compañeros de trabajo se niegan a usar la protección auditiva obligatoria. No quiero provocar problemas, pero me preocupo por ellos. ¿Qué debo hacer?

Si se siente cómodo haciéndolo, comparta su inquietud con sus compañeros de trabajo y sugiérales que usen la protección auditiva obligatoria. El incumplimiento en el uso de la protección auditiva obligatoria o de cualquier otro equipo de protección personal obligatorio, constituye una violación de nuestras políticas y, posiblemente, de la ley. También debería usar una de las muchas opciones de denuncia disponibles a fin de que la empresa pueda comprender el problema. Quizás la protección auditiva es incómoda y es necesario rediseñarla o tal vez se necesita capacitación adicional.

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Acabamos de implementar algunas nuevas prácticas de seguridad laboral. He hecho este tipo de trabajo durante más de 20 años y nunca tuve una herida. ¿Por qué debo cambiar la forma en que hago las cosas?

La empresa valora su seguridad. La empresa no pretende complicar su trabajo. Los procedimientos son necesarios para identificar peligros y reducir riesgos a fin de que usted y sus compañeros de trabajo estén protegidos y para garantizar el cumplimiento de reglamentos y de nuestra política de EHS. Todos deben seguir los procedimientos; no obstante, si usted tiene inquietudes acerca de ellos o cree que puede mejorarlos, hable con su supervisor o profesional de seguridad local.

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Capítulo 6: Interacciones con el gobierno

Un amigo mío se postula como funcionario político local y me gustaría ayudarlo en su campaña. No hay problema en que lo haga, ¿verdad?

Correcto. A quien usted apoye a nivel personal es asunto suyo. Solo asegúrese de no utilizar recursos de la empresa, como equipos y suministros de oficina, los horarios de trabajo de su empresa, ni el nombre de la empresa para promocionar la campaña.

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Estoy pensando en postularme para un cargo público en mi comunidad. ¿Es aceptable esto?

Si pretende ocupar o postularse para un cargo público, asegúrese de comunicarse con su supervisor y recurso de cumplimiento para que lo ayuden a obtener las revisiones y aprobaciones pertinentes, tal como lo permite la ley local, a fin de garantizar que no existan conflictos de intereses, que usted reciba la orientación y capacitación adecuadas, y que se cumplan todos los requisitos de presentación de informes.

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El alcalde de la ciudad en la que vivo me ha pedido que sea parte de un equipo de trabajo especial para estudiar problemas y prioridades de transportación. ¿Es aceptable esto?

Si pretende desempeñarse en una junta directiva, comisión o equipo de trabajo gubernamental de cualquier tipo, como una junta escolar con financiación pública, juntas directivas de universidades o colegios universitarios, o comisiones de planificación, asegúrese de comunicarse con su supervisor y con un recurso de Cumplimiento y Ética quienes les notificarán a los recursos pertinentes en la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales y al Departamento Legal. Estos grupos coordinarán una revisión que garantice que se verifique todo conflicto de intereses potencial o la apariencia de uno, y que usted reciba la orientación y capacitación adecuadas al igual que se cumplan todos los requisitos de presentación de informes.

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Mi prima es alcalde de nuestra ciudad y compartimos una cena familiar todos los viernes. A menudo me pregunta cómo puede ayudar a la empresa. ¿Cuando alguien se convierte en cabildero?

Depende de las leyes locales y/o estatales, las cuales varían enormemente con respecto a qué tipo de contacto con un funcionario gubernamental constituye cabildeo. Solicite asesoramiento a un recurso de Cumplimiento y Ética, a la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o al Departamento Legal.

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Hablo con empleados de organismos federales y estatales acerca de temas de política que afectan a la empresa, pero no sobre leyes pendientes. ¿Soy un cabildero?

Las leyes federales y estatales de cabildeo rigen el contacto con ciertos funcionarios y empleados del poder ejecutivo en relación con muchos temas, que incluyen leyes, reglamentos o políticas y programas gubernamentales. Estas leyes pueden aplicarse también a ciertas actividades relacionadas con esos contactos, como la averiguación de antecedentes. Solicite asesoramiento a un recurso de Cumplimiento y Ética, a la oficina de Asuntos Públicos y Gubernamentales o al Departamento Legal.

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Capítulo 7: Desarrollo de actividades comerciales de manera legal y con integridad

He estado entrevistando candidatos para un puesto vacante en China. Un gerente de la planta me recomienda que contrate a cierta persona. Me han señalado que esta persona le aportaría un valor adicional a la empresa porque es el hijo mayor de un funcionario de alto rango del gobierno chino. ¿Debería preocuparme?

Sí. La contratación de esta persona puede verse como una forma de soborno y violación de las leyes de anti soborno, que prohíben ofrecer o dar algo de valor, directa o indirectamente, a un funcionario de gobierno extranjero con el fin de obtener o conservar negocios o para cualquier otro propósito indebido. Debe denunciar su inquietud de inmediato a una de las muchas opciones disponibles.

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Se me informó que podía contratar a un consultor que nos ayude a obtener un contrato con una empresa estatal extranjera. Nos solicitó un anticipo de 40 000 dólares estadounidenses y dijo que usaría el dinero para “ayudar a que se cumpla el objetivo”. Debido a que realmente no conocemos el destino del dinero, ¿debemos preocuparnos?

Absolutamente. Nuestra empresa exige que tomemos las medidas necesarias para ayudar a garantizar que este dinero no se use como un soborno ni para ningún otro fin ilegal. Debe solicitar asesoramiento al Departamento Legal.

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Supongamos que tenemos un envío detenido en una aduana extranjera y nuestro agente aduanero sugiere que simplemente paguemos 250 dólares estadounidenses a un funcionario de la aduana local para acelerar el proceso. ¿Podemos realizar este pago?

No. Es muy probable que el pago sea ilegal conforme a la ley del país local y a las leyes de los EE. UU. Debe informar al Departamento Legal cuando se sugiera cualquiera de tales pagos y antes de responder o tomar cualquier medida como respuesta.

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Al desarrollar nuestra estrategia de comercialización, es útil contar con la mayor cantidad posible de información que podamos obtener sobre las actividades de nuestros competidores. ¿Es aceptable llamar simplemente a nuestros competidores y pedirles sus listas de precios o información acerca de sus costos de producción?

No. Debe obtener “información competitiva” del mercado; por ejemplo, de los clientes, proveedores y de fuentes públicas, pero no de los competidores. Todo estudio “comparativo” en el que la información se recopilará de, o será proveída a, un competidor horizontal, incluido un empleador que sea competencia, deberán ser aprobados por el Departamento Legal. Esto es cierto, tanto en estudios llevados a cabo internamente como a través de un tercero.

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Nuestros competidores son a menudo nuestros clientes o proveedores. ¿Qué conversaciones con los competidores son adecuadas en un contexto de comprador y vendedor?

Las conversaciones genuinas entre comprador y vendedor son pertinentes. Por ejemplo, usted puede entregar a un competidor, que es un posible cliente de un producto, información acerca de ese producto. Tenga la precaución de limitar las conversaciones con la competencia a los productos o servicios que usted vende o compra. De ser posible, limite quiénes participan en la conversación; por ejemplo, los representantes de ventas de la empresa no deberían ser parte de la mayoría de las conversaciones de compra. No deben hablar sobre precios de reventa, márgenes de utilidad o quién de ustedes venderá a clientes específicos. Es recomendable constatar con el Departamento Legal antes de tratar con clientes o proveedores que también son parte de la competencia. Asimismo, consulte al Departamento Legal antes de compartir información de un cliente o proveedor o acerca de ellos con otra empresa de Koch que compite con ese cliente o proveedor.

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Una competidora me dice que nos estamos “dañando mutuamente cuando intentamos quitarle al otro clientes antiguos con precios bajos”. Ella sugiere que ambas firmas estarían mejor si permanecieran leales a sus propios clientes. Creo que quizás tenga razón. ¿Cómo debería responder?

Usted no debe realizar acuerdos ni arreglos con competidores para asignar clientes, territorios ni líneas de productos. Tales acuerdos, como los de fijación de precios, pueden resultar en una demanda criminal. Incluso sugerir a los competidores fijar precios o asignar clientes podría llevar a una investigación de delito criminal. Toda oferta para participar en un acuerdo tal debe rechazarse de inmediato y con claridad. Comuníquese inmediatamente con el Departamento Legal para denunciar la solicitud del competidor.

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La próxima semana asistiré a la reunión de una asociación de comercio donde puede haber competidores presentes. Si la conversación gira en torno al estado del mercado y hacia dónde se espera que la gente vaya con los precios, ¿es aceptable participar en el debate?

Usted no debe participar ni permanecer en una reunión de una asociación de comercio en la cual los competidores analizan los precios, el suministro o la capacidad actuales o futuros. Exprese claramente su objeción ante tales debates, abandone la reunión si la conversación continúa a pesar de su objeción y denuncie el incidente al Departamento Legal. Puede haber instancias, en ferias comerciales más grandes en las cuales terceros independientes; por ejemplo, consultores o analistas del sector, de manera lícita realizan tales presentaciones, siempre y cuando hablen por sí mismos y no en nombre de un productor de la competencia. Su empresa Koch puede exigir requisitos, como capacitación o aprobación previa, antes de la asistencia a la reunión de una asociación de comercio. Comuníquese con su recurso de Cumplimiento y Ética o con el Departamento Legal si no está seguro de cuáles son los requisitos de su empresa Koch.

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¿Qué sucede si la asociación, de la cual somos miembros, desea recopilar información histórica de sus integrantes? ¿Podemos participar?

Existen formas aprobadas para que las asociaciones recopilen datos históricos. Comuníquese con el Departamento Legal para obtener orientación antes de proporcionar cualquier dato comercial de la empresa a una asociación.

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Mi vecino tiene una pequeña empresa en la misma cuidad en la cual yo soy gerente de planta. Anoche comentó en una fiesta del vecindario que el precio de los trabajadores sin experiencia en nuestra ciudad está fuera de control. Me preguntó si aceptaríamos contratar personas sin experiencia a la misma tarifa. ¿Podemos hacerlo?

No. Así como no puede fijar precios de venta, tampoco puede acordar fijar los precios de los bienes o servicios con aquellos a quienes se los compramos. Los sueldos, salarios o beneficios se consideran partes del precio de compra general de los servicios laborales.

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He recibido un correo electrónico de una publicación comercial del sector, en el que me piden que presente datos de ventas históricos de mi sucursal. ¿Es correcto que proporcione esa información?

Toda información competitiva presente, futura o pasada, como precios, ingresos, costos, capacidad, ventas o período de inactividad, debe estar aprobada con antelación por el Departamento Legal. No se aprobará la divulgación de información acerca de precios ni productos futuros debido a que puede reducir la competencia si otros fabricantes tienen acceso a nuestros planes futuros en el mercado.

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¿Puedo presentar un certificado de origen, exigido por mi cliente en los Emiratos Árabes Unidos, confirmando que ninguno de los componentes de los productos que le proveeremos son de origen israelí?

Si usted presenta tal confirmación, denominada “certificación negativa”, podría constituir una violación de la ley de anti-boicot de los EE. UU. Tal solicitud debe denunciarse al gobierno de EE. UU. Las leyes de anti-boicot son muy complejas. Debe consultar al Departamento Legal si recibe una solicitud de este tipo.

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¿No puede encontrar lo que necesita?

Consulte nuestras preguntas frecuentes y no dude en comunicarse con el equipo de Ética y Cumplimiento