CAPÍTULO 7

Desarrollo de actividades comerciales de manera legal y con integridad

Este Código aborda algunas de las áreas clave de la ley que regulan nuestra actividad comercial; sin embargo, el Código no pretende tratar todas las leyes que apliquen a nuestras actividades, ni necesariamente proporciona una guía completa sobre las áreas de la ley cubiertas. Debe asegurarse siempre de comprender la ley y los requisitos comerciales que corresponden a su función.

"Nuestro objetivo es ayudar a avanzar hacia una sociedad donde todos tengan la oportunidad de alcanzar su potencial. Lo que esto requiere es una sociedad basada en la igualdad de derechos y el beneficio mutuo, donde las personas tengan éxito al ayudar a otros a mejorar sus vidas".

— Charles Koch

Anticorrupción y soborno comercial

La mayoría de los países en los que realizamos negocios han establecidos leyes estrictas y reglamentos contra la corrupción y convenciones internacionales contra la corrupción. Es parte de la política de la empresa cumplir plenamente con la Ley Estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero, la Ley contra el Soborno del Reino Unido, la Ley de Empresas Limpias de Brasil y toda otra ley de anticorrupción pertinente. Estas leyes generalmente prohíben solicitar, aceptar, ofrecer, entregar o autorizar la entrega de algo de valor a cualquier persona, ya sea que se trate de funcionarios gubernamentales o socios comerciales, o sus familiares directos, con el fin de obtener o conseguir negocios indebidamente, conseguir una ventaja indebida, influir sobre una persona para que cumpla con sus obligaciones de manera indebida, o recompensar una conducta de ese tipo.

Estas leyes se aplican a la empresa y a sus empleados pero, en ciertas circunstancias, también podemos ser responsables de las acciones de nuestros agentes y representantes.

Pagos de facilitación

Están prohibidos los pagos de facilitación, excepto en circunstancias de emergencia. Solo existe una circunstancia de emergencia cuando se cree justificadamente que se está ante un riesgo inminente de daño físico grave y no existe ninguna otra alternativa prudente disponible, o como medio necesario para garantizar los servicios gubernamentales en respuesta a una emergencia de seguridad o defensa. Además, los pagos de facilitación son a menudo ilegales de acuerdo con la ley local vigente y pueden conllevar un importante riesgo legal.

Jamás:

Ofrezca, prometa, realice ni autorice ningún pago no autorizado (en efectivo o de otro tipo) a un funcionario de un gobierno extranjero.
Induzca a un funcionario gubernamental a hacer algo ilegal.
Establezca un fondo sin registro contable para cualquier fin.
Emita un pago sin documentación precisa.
Registre una entrada falsa en los registros financieros o contables de la empresa.
Induzca a otra persona a violar estas reglas ni se haga el distraído ante una violación.
Haga negocios con un agente, socio, asesor distribuidor u otro representante que pueda tratar con funcionarios gubernamentales extranjeros o empleados de empresas estatales en nombre de la empresa, sin la validación correspondiente y documentación adecuada previas a la designación. Debe asegurarse de que ellos entienden las expectativas de nuestra empresa con respecto al comportamiento ético y el cumplimiento de estas leyes.

Si se entera de un pago realizado o solicitado que pudiera violar las leyes de anticorrupción de algún país, denuncie de inmediato sus inquietudes a una de las muchas opciones disponibles.

Puede ser que se apliquen requisitos adicionales, tal como se describe en la sección sobre regalos, gratificaciones y gastos de representación de este Código.

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Preguntas frecuentes

He estado entrevistando candidatos para un puesto vacante en China. Un gerente de la planta me recomienda que contrate a cierta persona. Me han señalado que esta persona le aportaría un valor adicional a la empresa porque es el hijo mayor de un funcionario de alto rango del gobierno chino. ¿Debería preocuparme?

Sí. La contratación de esta persona puede verse como una forma de soborno y violación de las leyes de anti soborno, que prohíben ofrecer o dar algo de valor, directa o indirectamente, a un funcionario de gobierno extranjero con el fin de obtener o conservar negocios o para cualquier otro propósito indebido. Debe denunciar su inquietud de inmediato a una de las muchas opciones disponibles.

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Se me informó que podía contratar a un consultor que nos ayude a obtener un contrato con una empresa estatal extranjera. Nos solicitó un anticipo de 40 000 dólares estadounidenses y dijo que usaría el dinero para “ayudar a que se cumpla el objetivo”. Debido a que realmente no conocemos el destino del dinero, ¿debemos preocuparnos?

Absolutamente. Nuestra empresa exige que tomemos las medidas necesarias para ayudar a garantizar que este dinero no se use como un soborno ni para ningún otro fin ilegal. Debe solicitar asesoramiento al Departamento Legal.

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Supongamos que tenemos un envío detenido en una aduana extranjera y nuestro agente aduanero sugiere que simplemente paguemos 250 dólares estadounidenses a un funcionario de la aduana local para acelerar el proceso. ¿Podemos realizar este pago?

No. Es muy probable que el pago sea ilegal conforme a la ley del país local y a las leyes de los EE. UU. Debe informar al Departamento Legal cuando se sugiera cualquiera de tales pagos y antes de responder o tomar cualquier medida como respuesta.

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Leyes de libre competencia y antimonopolio

Nuestro marco basado en principios es fundamental y apoya firmemente el libre mercado. Creemos que la libre competencia en el mercado nos beneficia a todos como consumidores. Las leyes de libre competencia y antimonopolio existen para proteger la competencia libre y justa. Triunfamos a través de los medios económicos porque competimos con éxito en el mercado: ofrecemos a los clientes un valor excepcional por su dinero.

Las leyes de libre Mercado y antimonopolio también abarcan los acuerdos que podrían restringir las prácticas laborales. No debe acordar no contratar empleados de otras organizaciones, a menos que tal acuerdo sea con un proveedor de servicios y conforme a un contrato que haya sido revisado por el Departamento Legal.

En general, es ilegal que las empresas de la competencia constituyan acuerdos que restringen arbitrariamente el comercio. En consecuencia, los empleados nunca deben acordar lo siguiente con sus competidores:

Fijar precios u otros términos de venta o de compra.
Repartir o dividir los clientes o mercados.
Limitar los productos o servicios.
Con respecto a ofertas competitivas o solicitudes de contratos.
Participar en un boicot a un cliente o proveedor.

Una acción no siempre debe estar por escrito, ni incluso de forma oral, para que se la considere un acuerdo con fines contra el libre mercado. En algunos casos, las acciones no verbales, como no decir nada cuando se analizan temas inapropiados entre competidores, puede malinterpretarse como un acuerdo.

Otros tipos de conductas que pueden ser ilegales en algunos casos y que requieren la revisión previa del Departamento Legal son los siguientes:

Contratos de satisfacción de todas las necesidades.
Acuerdos para fijar sueldos, beneficios o salarios.
Acuerdos de exclusividad.
Vincular o agrupar diferentes productos y servicios.
Cobro de precios diferentes a clientes en situaciones similares, por los mismos productos, en momentos similares y por volúmenes iguales.
Acuerdos de no competencia y no solicitación.
Solicitud directa de información sobre sueldos a empleados de la competencia.

Nunca analice con los competidores cosas tales como precios, ventas u otros descuentos, quién se hará cargo de cada mercado ni ningún otro asunto comercial en el cual compitan las partes. En las circunstancias en las que existe contacto con la competencia, como las asociaciones comerciales, limite las conversaciones a los temas permitidos. Antes de asistir a una reunión en la que estará presente la competencia, asegúrese de conocer debidamente las reglas antimonopolio. Esté siempre dispuesto a manifestar sus objeciones y retírese de las reuniones y conversaciones si se presentan debates inadecuados.

Las leyes de competencia y antimonopolio se ejecutan vehementemente. Debe comunicarse de inmediato con el Departamento Legal si considera que un empleado ha tenido un contacto indebido con un competidor o un competidor ha realizado una propuesta que es indebida de acuerdo con las leyes de competencia.

Preguntas frecuentes

Al desarrollar nuestra estrategia de comercialización, es útil contar con la mayor cantidad posible de información que podamos obtener sobre las actividades de nuestros competidores. ¿Es aceptable llamar simplemente a nuestros competidores y pedirles sus listas de precios o información acerca de sus costos de producción?

No. Debe obtener “información competitiva” del mercado; por ejemplo, de los clientes, proveedores y de fuentes públicas, pero no de los competidores. Todo estudio “comparativo” en el que la información se recopilará de, o será proveída a, un competidor horizontal, incluido un empleador que sea competencia, deberán ser aprobados por el Departamento Legal. Esto es cierto, tanto en estudios llevados a cabo internamente como a través de un tercero.

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Nuestros competidores son a menudo nuestros clientes o proveedores. ¿Qué conversaciones con los competidores son adecuadas en un contexto de comprador y vendedor?

Las conversaciones genuinas entre comprador y vendedor son pertinentes. Por ejemplo, usted puede entregar a un competidor, que es un posible cliente de un producto, información acerca de ese producto. Tenga la precaución de limitar las conversaciones con la competencia a los productos o servicios que usted vende o compra. De ser posible, limite quiénes participan en la conversación; por ejemplo, los representantes de ventas de la empresa no deberían ser parte de la mayoría de las conversaciones de compra. No deben hablar sobre precios de reventa, márgenes de utilidad o quién de ustedes venderá a clientes específicos. Es recomendable constatar con el Departamento Legal antes de tratar con clientes o proveedores que también son parte de la competencia. Asimismo, consulte al Departamento Legal antes de compartir información de un cliente o proveedor o acerca de ellos con otra empresa de Koch que compite con ese cliente o proveedor.

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Una competidora me dice que nos estamos “dañando mutuamente cuando intentamos quitarle al otro clientes antiguos con precios bajos”. Ella sugiere que ambas firmas estarían mejor si permanecieran leales a sus propios clientes. Creo que quizás tenga razón. ¿Cómo debería responder?

Usted no debe realizar acuerdos ni arreglos con competidores para asignar clientes, territorios ni líneas de productos. Tales acuerdos, como los de fijación de precios, pueden resultar en una demanda criminal. Incluso sugerir a los competidores fijar precios o asignar clientes podría llevar a una investigación de delito criminal. Toda oferta para participar en un acuerdo tal debe rechazarse de inmediato y con claridad. Comuníquese inmediatamente con el Departamento Legal para denunciar la solicitud del competidor.

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La próxima semana asistiré a la reunión de una asociación de comercio donde puede haber competidores presentes. Si la conversación gira en torno al estado del mercado y hacia dónde se espera que la gente vaya con los precios, ¿es aceptable participar en el debate?

Usted no debe participar ni permanecer en una reunión de una asociación de comercio en la cual los competidores analizan los precios, el suministro o la capacidad actuales o futuros. Exprese claramente su objeción ante tales debates, abandone la reunión si la conversación continúa a pesar de su objeción y denuncie el incidente al Departamento Legal. Puede haber instancias, en ferias comerciales más grandes en las cuales terceros independientes; por ejemplo, consultores o analistas del sector, de manera lícita realizan tales presentaciones, siempre y cuando hablen por sí mismos y no en nombre de un productor de la competencia. Su empresa Koch puede exigir requisitos, como capacitación o aprobación previa, antes de la asistencia a la reunión de una asociación de comercio. Comuníquese con su recurso de Cumplimiento y Ética o con el Departamento Legal si no está seguro de cuáles son los requisitos de su empresa Koch.

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¿Qué sucede si la asociación, de la cual somos miembros, desea recopilar información histórica de sus integrantes? ¿Podemos participar?

Existen formas aprobadas para que las asociaciones recopilen datos históricos. Comuníquese con el Departamento Legal para obtener orientación antes de proporcionar cualquier dato comercial de la empresa a una asociación.

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Mi vecino tiene una pequeña empresa en la misma cuidad en la cual yo soy gerente de planta. Anoche comentó en una fiesta del vecindario que el precio de los trabajadores sin experiencia en nuestra ciudad está fuera de control. Me preguntó si aceptaríamos contratar personas sin experiencia a la misma tarifa. ¿Podemos hacerlo?

No. Así como no puede fijar precios de venta, tampoco puede acordar fijar los precios de los bienes o servicios con aquellos a quienes se los compramos. Los sueldos, salarios o beneficios se consideran partes del precio de compra general de los servicios laborales.

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He recibido un correo electrónico de una publicación comercial del sector, en el que me piden que presente datos de ventas históricos de mi sucursal. ¿Es correcto que proporcione esa información?

Toda información competitiva presente, futura o pasada, como precios, ingresos, costos, capacidad, ventas o período de inactividad, debe estar aprobada con antelación por el Departamento Legal. No se aprobará la divulgación de información acerca de precios ni productos futuros debido a que puede reducir la competencia si otros fabricantes tienen acceso a nuestros planes futuros en el mercado.

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Incentivos comerciales

Las comisiones por ventas, las reembolsos, los descuentos, los créditos y las deducciones son incentivos comerciales habituales, pero es necesario ser prudente para evitar pagos ilegales o no éticos y para garantizar el cumplimiento de diversos controles de cambio de divisas y reglamentos tributarios. Los pagos de tales incentivos comerciales deben tener un valor razonable, estar competitivamente justificados, documentarse correctamente y hacerse a la entidad comercial con la cual se realizó el contrato o a la cual se le emitió la factura de venta original. No deben hacerse a funcionarios, empleados, ni a agentes individuales de la entidad comercial, ni a una entidad comercial relacionada y deberán realizarse solamente en el país en el cual la entidad tiene su domicilio comercial.

De la misma manera, los pagos de comisiones relacionadas con compras de bienes y servicios por parte de la empresa solo deben hacerse al vendedor o proveedor en el país donde tiene domicilio social, o en el país en el cual se entregó el producto o se prestó el servicio.

Mercadotecnia y publicidad

Muchas de las jurisdicciones legales en las cuales opera nuestra empresa han establecido leyes y normas que regulan actividades de mercadotecnia, publicidad y otros materiales promocionales, y los métodos de uso de estos materiales para promocionar la venta de bienes y servicios. En forma colectiva, las denominamos “actividades promocionales”. Estas leyes generalmente se refieren a la verdad y precisión de las representaciones al público acerca de productos y servicios que ofrece la empresa. También pueden cubrir prácticas correspondientes a anuncios comparativos con productos o servicios de la competencia, prácticas engañosas, normas de decencia y requisitos para proteger la privacidad de las personas o los datos personales. Las leyes y prácticas normativas cubren una amplia variedad de representaciones en cualquier formato: escrito, impreso, visual, de audio o electrónico.

Usted debe asegurarse de que las actividades promocionales se administren conforme a las leyes vigentes y que no contengan lo siguiente:

Declaraciones falsas o engañosas ni exageraciones, ya sean visuales o verbales.
Testimonios erróneos que no reflejan la opinión real de las personas involucradas.
Comparaciones que desprestigian injustamente un producto o servicio de la competencia.
Material que puede considerarse ofensivo para la posible audiencia.

También debe asegurarse de que las declaraciones de rendimiento o declaraciones de otros productos en las actividades promocionales estén aprobadas mediante la debida corroboración y documentación de las declaraciones, antes de que se las divulgue fuera de la empresa. Como siempre, debe protegerse la propiedad intelectual de nuestra empresa y deben respetarse los derechos de propiedad intelectual de terceros.

Leyes de anti lavado de dinero

El lavado de dinero es el proceso mediante el cual el producto de actividades ilegales se desplaza a través de negocios legítimos y sistemas bancarios mundiales para ocultar su fuente ilegal. Se requieren controles internos contra el lavado de dinero para garantizar que las transacciones financieras provengan de una fuente legítima y no procedan de actividades ilícitas.

El objetivo de nuestros controles internos contra el lavado de dinero es garantizar que los pagos recibidos por la empresa provengan de las cuentas bancarias de nuestros clientes o de las cuentas bancarias de las personas relacionadas con la transacción y que de otra manera no sean sospechosos.

Las transacciones que parecen fuera de lo común, como los pagos de fuentes desconocidas o hacia cuentas innominadas, los pagos en efectivo, los plazos de pago inusuales, las solicitudes de pago a una cuenta desconectada a un nombre o país diferente, las solicitudes de cambio de última hora urgentes e injustificadas, o el uso de una cuenta bancaria fuera del lugar de inscripción de la empresa son signos de advertencia que deben resolverse antes de aceptar los fondos.

Debemos verificar la fuente de los fondos e investigar la fuente identificada para garantizar que la transacción sea legítima. Esto puede incluir la obtención de información de antecedentes, en particular con respecto a la fuente de ingresos, el nivel de actividad prevista y los motivos de la actividad.

Leyes aduaneras

Las leyes aduaneras exigen que la empresa determine correctamente la clasificación, el valor y el país de origen de todas sus importaciones. Estas leyes rigen tanto las transferencias dentro de la empresa como las transacciones con terceros. Como importadores, debemos poder demostrar mediante documentación y un rastro auditable que la compañía prestó el debido cuidado para garantizar que sus importaciones cumplieran todas las leyes vigentes. Esto exige, como mínimo, proporcionar información precisa y completa sobre cualquier artículo importado, su clasificación arancelaria, el país de origen y el valor aduanero. Las obligaciones normativas pueden variar según los hechos y las circunstancias de cada transacción. Prácticamente todos los países en los que hacemos negocios comparten estos requisitos.

Controles de exportación y sanciones comerciales

Muchos países, incluidos los EE. UU., tienen controles de exportación y sanciones comerciales que restringen las actividades económicas con países, personas y entidades específicos, y limitan la exportación o reexportación de artículos y tecnologías específicos. Esto puede deberse a motivos de seguridad nacional, contra la proliferación de armas de destrucción masiva, medidas antidrogas y política exterior en general. Las obligaciones normativas pueden variar según los hechos y las circunstancias de cada transacción. Ciertas leyes de EE. UU. prohíben o impiden que las personas y empresas estadounidenses, incluidas sus filiales extranjeras, en algunos casos, realicen negocios con países, personas o entidades sancionados.

Todas las partes sujetas a una relación con la compañía deben ser investigadas para garantizar el cumplimiento con estas leyes.

Transacciones de productos básicos y derivados

Las transacciones de productos básicos y derivados se definen como la compra o la venta de productos básicos físicos o derivados de productos básicos, e incluyen futuros, certificados y opciones. Tales transacciones están cada vez más sujetas a reglamentos locales comprensivos, incluso en el caso de ciertos productos físicos a plazo. Una sola transacción que incluya partes contratantes o actividades en ciertas jurisdicciones pueden someter a la empresa a los reglamentos del lugar. Por ello, la diligencia debida antes de las transacciones es clave para el cumplimiento continuo.

La declaración de precios a cualquier persona externa para transacciones de productos básicos o derivados está regida tanto por las leyes de libre comercio y antimonopolio y de productos básicos, como por las normas de la empresa. Usted no puede informar precios a ninguna parte externa a menos que haya recibido la capacitación u orientación adecuadas y cuente con la autoridad específica para hacerlo.

Leyes de antiboicot

Nuestra empresa realiza negocios en muchos países. Algunos de estos países participan en un boicot internacional contra otro país, el cual no está respaldado por los EE. UU. En esas situaciones, con mayor preponderancia en el caso del boicot de la Liga Árabe contra Israel, los EE. UU. prohíbe que los estadounidenses participen en tales boicots e impone sanciones tributarias a los estadounidenses cuyas sucursales en el extranjero participen en tales boicots.

Estas leyes y reglamentos son extremadamente complejos y de naturaleza técnica, y exigen que los empleados revisen todos los documentos comerciales para garantizar que no contengan ninguna solicitud de participar en un boicot no autorizado por el gobierno estadounidense, especialmente uno que involucre al Estado de Israel o a ciudadanos israelíes. Los documentos comerciales, como las letras de crédito, las cédulas de embarque, las órdenes de compra y los términos y las condiciones generales, pueden incluir solicitudes de boicots prohibidos. La empresa puede tener la obligación de denunciar las solicitudes de boicot al gobierno de los EE. UU. Todos los empleados deben informar de inmediato al Departamento Legal sobre cualquier solicitud recibida para participar en una actividad de boicot inapropiada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo presentar un certificado de origen, exigido por mi cliente en los Emiratos Árabes Unidos, confirmando que ninguno de los componentes de los productos que le proveeremos son de origen israelí?

Si usted presenta tal confirmación, denominada “certificación negativa”, podría constituir una violación de la ley de anti-boicot de los EE. UU. Tal solicitud debe denunciarse al gobierno de EE. UU. Las leyes de anti-boicot son muy complejas. Debe consultar al Departamento Legal si recibe una solicitud de este tipo.

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