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CAPITOLO 4

Integrità personale e aziendale

“Mio padre una volta consigliò a un gruppo di studenti di economia di ‘fare sempre affari con persone oneste’. Disse loro: ‘Tutti i contratti e gli avvocati in seno alla Cristianità non possono costringere un uomo indegno d’onore a rispettare le regole’. Quando stiamo considerando un rapporto di affari, che sia con un dipendente, un partner commerciale, un fornitore o un cliente, la nostra prima domanda è sempre: sono persone integre?”

-Charles Koch

Evitare i conflitti di interesse

Un conflitto di interesse sorge quando attività personali, sociali, finanziarie o politiche interferiscono con le nostre responsabilità nei confronti dell’azienda. È necessario evitare il verificarsi di tali conflitti. Persino la parvenza di un conflitto può essere dannosa e deve essere evitata. I dipendenti hanno una responsabilità fondamentale verso l’azienda e devono, quindi, evitare qualsiasi attività che possa interferire, effettivamente o apparentemente, con tale responsabilità aziendale.

Nei paragrafi seguenti sono illustrati alcuni esempi di ambiti in cui possono sorgere conflitti di interesse.

Sfruttare le opportunità lavorative dell’azienda

Non è consentito trarre un vantaggio personale da opportunità lavorative, effettive o potenziali, da voi apprese o sviluppate nel corso del vostro rapporto lavorativo all’interno dell’azienda. Ciò vale indipendentemente dal fatto che le opportunità lavorative vadano a vostro esclusivo vantaggio o a vantaggio di altre persone, fisiche o giuridiche.

Lavorare per altre società

Sebbene sia possibile lavorare anche per altre società, una simile scelta non deve mai interferire con le vostre responsabilità nei confronti dell’azienda, incluso sottrarvi ai doveri che avete nei confronti dell’azienda durante l’orario di lavoro o utilizzare in modo improprio le sue risorse. Se il secondo lavoro viene svolto presso un’organizzazione concorrente, un cliente o un fornitore di beni o servizi dell’azienda, ciò può generare un conflitto, effettivo o apparente che sia. Le stesse considerazioni valgono per un rapporto di lavoro o di consulenza per un’organizzazione che sta cercando di diventare cliente, fornitore o concorrente dell’azienda. Prima di accettare un lavoro presso un’altra società dovete parlarne con il vostro supervisore per essere sicuri che questo nuovo impiego non crei conflitti.

Fare affari con l’azienda

Fatta eccezione per i casi specificamente consentiti o autorizzati, non è consentito né a voi né a un vostro familiare entrare in affari con l’azienda. Esempi di affari sono l’affitto, l’acquisto, la vendita, la cessione o l’uso di beni o la fornitura di servizi.

Un conflitto può verificarsi quando un vostro parente o amico lavora per un concorrente, un cliente o un fornitore e interagisce direttamente con voi o il vostro gruppo aziendale nello svolgimento delle sue mansioni presso quella entità. Se avete il dubbio di essere in una situazione di potenziale conflitto di interesse, consultate il vostro supervisore.

Proprietà o investimenti in altre aziende

Né voi né i vostri familiari potete detenere un interesse sostanziale in clienti, concorrenti o fornitori dell’azienda. Siete obbligati a informare il vostro supervisore su eventuali interessi d’affari esterni di questa natura che già avete o che state prendendo in considerazione. Oltre a costituire una potenziale violazione della legge in materia di insider trading, proprietà o investimenti di questo tipo potrebbero compromettere la vostra obiettività nelle decisioni da prendere a nome dell’azienda e distogliervi dalle vostre primarie responsabilità aziendali.

Assunzione di familiari

L’assunzione di familiari deve essere pre-approvata dal dirigente a capo delle risorse umane dell’azienda Koch in cui lavorate.

Attività personali

Durante l’orario di lavoro siamo tutti tenuti a dedicarci interamente alle attività di lavoro. Non lasciate che attività personali, comprese quelle relative a un altro lavoro, distolgano la vostra attenzione dalle responsabilità che avete nei confronti dell’azienda o interferiscano con esse.

Domande frequenti

    Questa situazione potrebbe essere considerata come un conflitto di interesse o un atto di favoritismo. Dovete rivelare il rapporto di parentela e ottenere una previa approvazione da parte della dirigenza locale prima di dare avvio a un accordo commerciale o raccomandare la ditta di vostra sorella ad altri dipendenti dell’azienda.

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    Dipende. Molti sono i fattori che potrebbero portare alla nascita di un conflitto di interesse. Rivolgetevi al vostro supervisore per discutere le questioni relative al vostro investimento e decidete insieme sul da farsi.

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    Per comportarsi con integrità è necessario che la vostra ditta di famiglia non cerchi di entrare in affari con l’azienda, a meno che e fintanto che non riceviate un’autorizzazione dalla dirigenza locale o dal vostro referente per la conformità e l’etica.

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    Sì, ma a determinate condizioni. Se utilizzate Internet sporadicamente e per brevi periodi di tempo, e non accedete a siti sconvenienti, ciò è generalmente accettabile. Se avete qualsiasi dubbio, consultatevi con il vostro supervisore. Consultate inoltre la sezione di questo Codice in materia di uso accettabile degli strumenti elettronici.

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      Non è consentito esercitare un‘attività commerciale con i vostri colleghi durante gli orari di lavoro, in aree di lavoro oppure utilizzando le risorse aziendali, come l’e-mail. Inoltre, non è permesso coinvolgere persone di cui siete supervisori. Rivolgetevi al vostro supervisore o al responsabile delle risorse umane per essere sicuri di aver compreso la politica di non-sollecitazione applicabile alla vostra posizione.

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      Le scommesse in ufficio, spesso riferite ai risultati di eventi sportivi, possono essere illegali. Pertanto, non possono essere utilizzati beni e risorse aziendali per sponsorizzare o partecipare a questo tipo di attività. Mentre alcune attività di scommessa possono essere legali in base alla legge dello Stato, qualsiasi attività che si svolga durante l’orario di lavoro o comporti un impiego di risorse aziendali, come l’e-mail o le fotocopiatrici, è considerata inappropriata.

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      Il Codice non intende trattare questioni private tra i dipendenti. Tuttavia, relazioni sentimentali con altri sul luogo di lavoro possono creare situazioni che possono essere vietate dal Codice. Per esempio, i dipendenti che siano uno il supervisore dell’altro, i colleghi che lavorano a stretto contatto o che possono influenzare la retribuzione, le valutazioni delle performance, i benefit o altri termini e condizioni di lavoro dell’altro, devono evitare anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi. Se vi trovate in una situazione che può portare a un conflitto di interesse potenziale o effettivo a causa di una relazione sentimentale con un collega, siete invitati ad esporre la questione all’attenzione del vostro supervisore o delle risorse umane.

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      Dipende da molti fattori, per esempio fino a che punto i vostri prodotti saranno simili ai programmi sviluppati da voi mentre siete alle dipendenze dell’azienda e se potrebbero essere utilizzati tempo, materiali, attrezzature aziendali o informazioni proprietarie aziendali per lo sviluppo, il marketing e il mantenimento di questi prodotti. Prima di avviare una vostra attività dovete consultarvi con il vostro supervisore per stabilire l’eventuale esistenza di un conflitto di interesse e l’eventuale coinvolgimento di segreti commerciali o informazioni proprietarie dell’azienda.

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      Dovete consultare il vostro supervisore. Le vostre attività all’interno del consiglio non devono entrare in conflitto con gli orari di lavoro e non dovete utilizzare risorse aziendali per comunicare con altri in qualità di membro del consiglio di tale associazione no-profit esterna. Gli incarichi in consigli di amministrazione di società a scopo di lucro presentano rischi aggiuntivi e richiederanno verifiche e pre-approvazioni supplementari. 

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      Omaggi, regalie e intrattenimenti

      Siamo orgogliosi della nostra capacità di instaurare solide relazioni con clienti, fornitori, funzionari governativi e altri partner commerciali. A volte, e dove consentito dalla legge, può essere appropriato lo scambio di omaggi o di occasioni di intrattenimento di valore modesto. Il buon senso e un metro di giudizio adeguato sono fondamentali per determinare l’appropriatezza di un omaggio o di un intrattenimento. Evitate qualsiasi rapporto che potrebbe dare l’impressione di essere improprio o comunque compromettere o influenzare la vostra capacità di prendere buone decisioni. Offrire, dare, sollecitare o accettare qualsiasi forma di bustarella o tangente è severamente vietato.

      La definizione di omaggio è molto ampia e può includere qualsiasi cosa di valore, per esempio denaro o equivalente, viaggi, trasporti, alloggio, pasti, bevande, intrattenimento, uso di materiali, impianti o attrezzature aziendali non disponibili od offerti al pubblico in generale, offerte di lavoro, promesse di future opportunità di affari, borse di studio e contributi di beneficenza.

      Come regola generale, non offrite né accettate alcunché di valore né trattamenti speciali di alcun tipo a favore o da parte di individui, organizzazioni o funzionari governativi che cercano di intrattenere o intrattengono rapporti di lavoro con l’azienda, che sono in competizione con l’azienda o che disciplinano l’attività dell’azienda, ad eccezione dei casi in cui:

      • Sia lecito, etico, di valore limitato e vada a sostegno di uno scopo commerciale valido;
      • Ciò non crei alcun obbligo, reale o apparente che sia;
      • La divulgazione al pubblico di tale operazione non crei alcun imbarazzo per l’azienda;
      • Esista un’opportuna autorizzazione.
        • Non deve mai essere offerto né accettato alcun omaggio in denaro.  
        • Non devono mai essere offerti né accettati buoni o certificati omaggio o altri valori equivalenti, compresi quelli rimborsabili solo con merce in negozio. Esistono opzioni di scambio che possono portare il destinatario a scambiare l’omaggio con un’alternativa a propria scelta, incluso il controvalore in denaro. Possono essere previste eccezioni in casi limitati, consentite solo quando siano soddisfatti i requisiti di pre-approvazione della vostra azienda Koch. Questa eccezione non si applica ai funzionari del governo degli Stati Uniti o a funzionari governativi esteri al di fuori degli Stati Uniti.
        • Non sollecitate alcunché di valore da clienti, fornitori, funzionari governativi o partner commerciali.
        • Qualsiasi richiesta impropria di qualsiasi cosa di valore da parte di clienti, fornitori, funzionari governativi o partner commerciali deve essere segnalata. 
        • L’elargizione o l’accettazione di qualsiasi cosa di valore deve essere approvata dal supervisore del dipendente interessato se il valore, dato o ricevuto, supera i 100 USD.  
        • L’elargizione di qualsiasi cosa di valore deve essere limitata ai destinatari direttamente responsabili per l’attività in questione, a meno che la partecipazione di altri non sia ragionevolmente necessaria per il legittimo scopo commerciale della spesa interessata.
        • L’elargizione o l’accettazione di omaggi, intrattenimenti o altre regalie può comportare la necessità di esibire una documentazione da parte vostra. L’elargizione o l’accettazione di omaggi può inoltre costituire un reddito imponibile per voi e/o il destinatario. Dovete assicurarvi di avere compreso queste disposizioni e agire in modo adeguato.

        I rapporti etici con il governo o con aziende statali richiedono una completa adesione alle linee guida, in particolare se si offre qualcosa di valore a un funzionario governativo. Ulteriori informazioni sulle interazioni con i governi, compresa la definizione di “governo”, si trovano nella sezione del presente Codice dedicata alle interazioni con il governo. Non autorizzate, offrite, fornite, consegnate alcunché di valore, direttamente o indirettamente, al fine di ricompensare o influenzare un funzionario politico o un funzionario governativo o un suo delegato o agente.

        Valgono i seguenti requisiti aggiuntivi:

        • I funzionari governativi e le imprese statali, in alcune giurisdizioni, possono essere soggetti a limitazioni specifiche relativamente agli omaggi ben inferiori al limite di 100 USD. Attenetevi ai requisiti di pre-approvazione, documentali e di tracciabilità della vostra azienda Koch quando offrite qualsiasi cosa di valore a un funzionario governativo. 
        • L’elargizione di qualsiasi cosa di valore a funzionari governativi non statunitensi o a dipendenti di imprese di proprietà statale al di fuori degli Stati Uniti è soggetta ai requisiti di valutazione indipendente della vostra azienda Koch.

        I requisiti associati all’elargizione di qualsiasi cosa di valore, soprattutto a funzionari governativi o dipendenti di imprese di proprietà statale, possono essere complessi e richiedere il coinvolgimento del vostro referente per la conformità e l’etica, dell’ufficio Government & Public Affairs o della Direzione legale. Dovete assicurarvi di avere compreso queste disposizioni e agire in modo adeguato.

        Troverete ulteriori informazioni relative a corruzione e corruzione commerciale nella sezione del presente Codice relativa a misure anticorruzione e corruzione commerciale.

        worker in safety glasses
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        Domande frequenti

          In generale sì, ma dovete informare il vostro supervisore per assicurarvi che non ci sia neppure una parvenza di irregolarità. In generale, potreste accettare il premio. Tuttavia, dovete sollevare la questione con la dirigenza per evitare qualsiasi potenziale conflitto di interesse.

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          Poiché non vi state recando in montagna con il cliente per discutere di affari o approfondire comunque il vostro rapporto di affari, probabilmente non esistono finalità di lavoro sufficienti da giustificare questa offerta. Potete proporre al cliente di pagare per l’uso dell’appartamento secondo il giusto valore di mercato, dopo avere ottenuto l’autorizzazione dal vostro supervisore o dal vostro referente per la conformità e l’etica.

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          Potete accettare un invito a pranzo da parte di un cliente o un fornitore se questo è stato organizzato allo scopo di discutere di affari. Tuttavia, probabilmente non è opportuno farsi invitare ripetutamente a pranzo da clienti o fornitori.

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          Potete accettare l’omaggio se risponde ai seguenti criteri: non è stato richiesto; è di valore inferiore a 100 USD; non è in denaro o in una forma equivalente; non influenzerà il vostro giudizio né sarà percepito come tale. Se avete dei dubbi, discutetene con il vostro supervisore o il vostro referente per la conformità e l’etica.

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          In entrambi i casi, potete partecipare solo se sussiste un’aspettativa ragionevole che la vostra presenza creerà un valore per la vostra azienda, se l’evento è tipico per il vostro settore, e se ottenete la previa autorizzazione dal vostro supervisore. La partecipazione a convegni di questo tipo può contribuire a costruire solide relazioni di lavoro con clienti e fornitori. La partecipazione a eventi che non presentano opportunità di lavoro significative non è opportuna.

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          Deve sussistere un’aspettativa ragionevole che ciò creerà valore per l’azienda. Le spese di viaggio e di intrattenimento previste per la vostra coppia devono essere considerate come un omaggio e se il loro valore supera 100 USD è necessario ottenere un’autorizzazione prima di accettare.

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          Dipende. L’elargizione di qualsiasi cosa di valore, come ad esempio “l’intrattenimento”, deve essere coerente con le leggi vigenti nei Paesi interessati, soddisfare le disposizioni relative a omaggi, regalie e intrattenimenti di questo Codice e qualsiasi requisito aggiuntivo imposto dalla vostra azienda Koch. Se avete dubbi , chiedete consiglio alla Direzione legale prima di agire.

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          Risoluzione dei conflitti di interesse

          Se ritenete che esista un conflitto, reale o apparente, informatene in dettaglio il vostro supervisore, la Direzione legale o un referente per la conformità e l’etica. Nella maggior parte dei casi, i conflitti di interesse sono risolvibili in modo reciprocamente accettabile, ma è necessario che vengano prima analizzati.

          Attività finanziarie personali e Insider trading

          Durante lo svolgimento delle proprie mansioni quotidiane, è possibile venire a conoscenza di informazioni riservate sulle attività dell’azienda o di terzi come clienti, fornitori, obiettivi di acquisizione o partecipanti a joint venture.

          All’azienda e ai suoi dipendenti è fatto divieto di acquistare, vendere o comunque altrimenti trasferire titoli di un emittente quando si è in possesso di informazioni privilegiate non pubbliche relative a quell’emittente o ai suoi titoli. Inoltre, non dovete dare delle “dritte” ad altre persone, ovvero non dovete divulgare tali informazioni a terzi. Se altre persone agiscono in base alle informazioni da voi fornite, potreste entrambi violare la legge ed essere soggetti a severe sanzioni.

          La vostra conoscenza di informazioni privilegiate non pubbliche al momento dell’acquisto o della vendita di un titolo di un emittente potrebbe essere sufficiente a violare le leggi in materia di insider trading. Il fatto che utilizziate o meno queste informazioni durante l’acquisto o la vendita è trascurabile.

          Alcuni esempi di “titoli” sono i seguenti:

          • Azioni ordinarie o privilegiate di società di capitali, interessi in società in accomandita o altre forme di proprietà.
          • Obbligazioni, ad esempio di società di capitali.
          • Strumenti derivati, come futures, opzioni, warrant o swap relativi ad azioni ordinarie di società di capitali.
          worker in safety glasses
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          Per informazioni “privilegiate” si intendono di norma informazioni che un investitore sensato giudicherebbe importanti per decidere di acquistare, mantenere o vendere un titolo. Le informazioni privilegiate possono essere positive o negative.

            • Proiezioni di guadagni o perdite future;
            • Informazioni relative a una fusione, un’acquisizione, una joint venture o un disinvestimento potenziale o proposto;
            • Avvicendamenti nelle posizioni chiave della dirigenza;
            • Nuovi prodotti o nuove invenzioni di particolare rilievo;
            • Fallimento imminente o problemi di liquidità finanziaria;
            • Cause legali di una certa importanza;
            • Guadagno o perdita di un cliente o fornitore importante;
            • Variazioni significative dello stato o del rating di credito.

            Le informazioni sono considerate “non pubbliche” fino a quando non vengono effettivamente divulgate agli investitori e dopo che sia trascorso un periodo di tempo sufficiente affinché gli investitori possano valutarle.

            Se violate le leggi in materia di insider trading, voi e le persone cui comunicate le informazioni potrete essere soggetti a gravi sanzioni penali e civili, come il pagamento di rilevanti pene pecuniarie e pene detentive. Inoltre anche l’azienda potrebbe essere esposta, a causa vostra, a pene pecuniarie ingenti.

            Limitazioni sulle attività finanziarie personali
              • Non acquistate né vendete titoli di un determinato emittente, per esempio azioni od obbligazioni di una società di capitali, se siete stati informati dal vostro superiore del divieto di effettuare transazioni di titoli di quell’emittente.
              • Non comprate, vendete o trasferite qualsiasi bene fisico (commodity), future o derivato su commodity che è stato vietato dalla vostra azienda Koch.
              • Le attività finanziarie personali non devono creare un conflitto di interessi, per esempio non devono coinvolgere titoli importanti di clienti, concorrenti o fornitori della vostra azienda Koch.

              Tali limitazioni sono valide anche per i vostri familiari o altre persone conviventi e voi siete tenuti a garantire che vengano rispettate. Le limitazioni si applicano anche a qualsiasi conto su cui esercitate un controllo o un’autorità discrezionale di compravendita, anche se il conto non è intestato a vostro nome. Se siete designati come Dipendente con accesso a informazioni sensibili, dovete seguire i requisiti di autorizzazione pre-trading della vostra azienda Koch.

              Domande frequenti

                No. Siete a conoscenza di informazioni materiali non pubbliche su una società quotata in Borsa, pertanto non dovete negoziare titoli di questa società né comunicare queste informazioni ad altre persone.

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                No. Non potete acquistare azioni fino a quando queste informazioni finanziarie non saranno rese note agli investitori. Le informazioni potrebbero esserci state comunicate in confidenza da parte del cliente per aiutarci a stabilire come soddisfare al meglio le sue esigenze. L’utilizzo di queste informazioni per ottenere un vantaggio personale o la loro divulgazione a terzi violerebbe le leggi in materia di insider trading, oltre alle nostre politiche sull’uso delle informazioni proprietarie e riservate.

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                No. La vostra conoscenza dell’acquisizione prevista è informazione materiale non pubblica, e non potete negoziare alcun titolo di tale società o passare tali informazioni a nessun’altro.

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                Se siete a conoscenza di informazioni materiali non pubbliche relative a questo cliente, acquistando i suoi titoli oltre a violare le politiche dell’azienda potreste violare le leggi in materia di insider trading. Se tuttavia non siete a conoscenza di informazioni materiali non pubbliche relative al cliente, l’acquisto dei titoli potrebbe essere consentito, sempre che non crei un conflitto di interesse, reale o apparente che sia. Le questioni in materia di conflitti di interesse devono essere comunicate al vostro referente per la conformità e l’etica o alla Direzione legale.

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